浅谈如何提高公文办理的质量

摘要：公文是行政部门实施管理的重要工具和手段，公文办理是一项程序性强、涉及面广、环节较多的系统性工作。进一步提高公文办理质量和效率，对于持续推进公文办理规范化有着重要意义。笔者就此作些阐述。

关键词：提高 公文办理 质量

公文办理是一项程序性强、涉及面广、环节较多的系统性工作，包括接收登记、审核、拟办、批办、分办、督办和反馈等环节。能否及时、准确地将公文尤其是需要反复协调、领导多次批示的文件，及时呈送有关领导或部门，并适时将领导批示和意见转达给相关人员或部门，将直接影响领导的决策质量和实施效果。

开封空分集团作为机械行业的骨干企业，又是河南煤化集团的重点企业。办文是办公室的一项重要工作职责。近年来，随着河南煤化集团的发展，开封空分也进入了黄金发展机遇期，公文作为发挥上级职能的重要载体，其作用越发明显，随着上行文、下行文数量的不断增加，公司领导对文件质量和办文效率也提出了更高的要求。

作为开封空分行政办公室的秘书，走上这个工作岗位两年多来，我始终把提高办文质量和效率放在第一位，作为工作的重中之重，努力做到两个坚持，即坚持按《国家行政机关公文处理办法》和《开封空分公文处理办法细则》的要求对公文进行严格审核把关，坚持做到急文急办特事特办，努力提高办文的质量和效率。

2011年是开封空分集团有限公司确立的“质量管理提升”年，公司将全面提升质量管理水平和产品质量，提高企业核心竞争力，这更激发了我对本职工作理性的思考。为了减少公文流转失误，提高公文办理的质量和效率，在实践过程中，我们总结了一些方法，在此进行商榷。

一、把好入口，做到“三体检”

事前审核即收文审核，这是确保公文质量的第一道关口。只有把好入口关，使文件在进入流转程序前就经过严格的“体检”，才能确保公文的质量，为提高公文流转效率和质量奠定基础。

(一)、签收纸质公文要仔细检查信封是否破损，使用裁纸刀开启信封，以保证信封内文件的完好无损。

(二)、对所收到的公文进行编号登记，包括文号、文件名称、文件页数、承办部门、归档日期。密件要使用专门的登记簿登记。如下图：

(三)、收到文件后，作为秘书应做到“一阅、二审、三沟通”，即首先阅读文件，了解文件的主要内容，解读文件的轻重缓急，根据文中内容确定是否拟办和阅办;其次，对公文进行审核，将文件中的办理时间、重要事项、具体要求等主要特征标注出来;最后，提前与此项工作有联系的部门沟通，做到心中有数，以便为领导提供准确的数据。

例如，我在处理关于印发《河南煤业化工集团2011年生产经营目标考核办法》的通知时，先将文件全文通读一遍，了解方件内容，而后将该考核办法的所属对象，考核指标，考核分工，考核指标权重等与公司相联系的主要特征用蓝笔标注出来。而后，与财务部、企划部等考核部门做了沟通，与去年的相关数据相对比。经过一番提前准备，做到了心中有数，再呈送主要领导处理。

二、做好跟踪，确保“不掉队”

经过事前审核过的公文进入运转程序后，必须进行跟踪控制，确保文件“不掉队”。相应要采取以下措施：

(一)、分类管理，一目了然

根据文件的类别和紧急程度，我们将文件夹分为红、灰、蓝、绿、黑四种，并据此对收到的文件进行分类，红色为急件夹，用于突发紧急性文件;绿色为传阅文件，用于一些会议纪要及学习型文件;蓝色为复阅文件，用于有关领导已做出批示，需再次阅批的文件;灰色为阅批文件，用于需要办公室审核待批的文件;黑色为保密文件，用于上级部门下发的各类机要及其他保密文件。

将内容相似或者有内在联系的文件归类阅批，使用同一公文办理卡，不仅可以提高文件处理效率，也便于领导比较权衡。这种行之有效的作法，大大提高了公文拟办和文件审批的效率，避免了因来文量大或紧急情况下，而临时抱佛脚的作法。

(二)、急件办理，快速准确

在具体工作中，我们经常遇到一些紧急公文，在呈报领导阅示时，要将与单位有直接联系的重要文件且有办理时限要求的急件放在上面。若遇主要领导处出，则请分管领导阅示，由分管领导出面协调处理，随后向主要领导请示。在非工作时间内接到的紧急通知，直接通知部门领导，请文件内容所涉及的部门先行办理，等分管领导回来后再汇报办理情况。如果分管领导另有批示，则及时告知该部门。

例如，2010年元月底，我们接到装备制造部的紧急通知，要求从即日起报送安全日报、周报及工作计划。此时，我正在会议室开会，离报送的时间仅有1个小时，安全工作无小事，我立即在第一时间内通知到承办部门领导，并将报送模版传递到该部门。返厂后，在登记薄上做好相应的标记，随时跟踪文件办理的进展情况，做到心中有数。

三、重要公文，加强督办

对于涉及重大决策、重要工作部署及领导重点批示的文件进行督办。对于涉及重大事项及大型活动的文件，力争及时与相关承办部门领导及时沟通、协调，并及时向领导反馈，随时跟踪文件办理的进展情况，做到“重要公文重点催办”。切实掌握重点公文运行的整体状况，提高公文运转效率，确保各项工作有效落实、顺利开展。

例如，2009年国庆前夕，我们接到河南煤化集团关于转发省政府国资委《关于做好2009年国庆前后有关工作的紧急通知》的通知。庆祝中华人民共和国成立60周年，是全党全国的一件大事，公司领导高度重视，作出重要批示：要求公司班子成员阅，由行办牵头，纪委监察部、项目管理部、安技环保部配合，接照通知要求，做好国庆长假期间的信访、维稳、安全、值班、生产工作。

我及时与相关承办部门联系，建议双方及时沟通，办理好会签手续。同时，按照文件的精神，遵照领导的批示，跟踪文件办理的进展情况，做好承办部门的协调工作，并将承办部门的签批意见及时向公司领导反馈，使公司渡过了一个安全、祥和的国庆佳节。

三、强化反馈，不留死角

做好公文办理的反馈工作，是切实落实会议精神和领导指示，及时办理相关事项的重要环节。在具体实践中，我们针对不同情况分别处理。

1、对于已流转完毕且需反馈的文件，及时传递相关部门，确保文件真正办结。

2、对于虽已办结但领导交代需继续督办的文件，按类别做好登记，继续督办。

3、对于领导批转交办的公文或信函办理登记承办，并在计算机中录入领导批示，便于查询。

4、对于各部门在文件办理过程中提出的意见和建议，及时研究、请示，并及时给予答复。

公文办理看似简单，要想做好，做精，仍需付诸很多努力。随着公司新厂区的日渐落成，工作节奏的不断加快，工作效能的不断提高，对公文办理工作也提出了更高的要求。作为公司行政办的一名秘书，在今后的工作中，我将坚持行政办一贯的雷厉风行、干练利落的好作风，做到行动反应快、办事节奏快、工作效率高，对领导的意图迅速敏捷地领会，抓住重点，及时付诸行动;对基层的情况和职工反应的问题有高度的敏感性，认真分析，及时总结;对领导交办的事情即说即办，今日事今日毕，大事小事不拖拉;对上报的公文或要基层反馈意见的文件要随时跟踪工作进度，掌握落实情况，做到事事有回音，件件有着落，切实做好公文办理工作。

【来源：河南秘书网】