军工档案管理中的保密工作

民口配套企业是以民品生产为主、同时承担部分军工产品研制、开发和生产任务的企业，在其军工产品研制、开发和生产过程中形成的、经过科学整理归档的、以多种载体形式存在的、具有重要保存价值的各种技术资料、图样、声像等原始记录，即民口配套企业军工档案。民口配套企业军工档案，具有技术含量高、研究内容新、作用大、使用范围有一定限制等特点。民口配套企业军工档案，既不同于单一民品企业的技术档案，又不同于单一从事军工生产企业的科研档案，具有一定的特殊性。这就对保存、管理、使用民口配套企业军工档案提出了要求，如何正确处理好民口配套企业军工档案管理利用与保密的关系，是做好新形势下档案保密工作的重要课题。

一、 民口配套企业做好军工档案保密工作的重要意义

民口配套企业是经过军工保密资格审查认证后，取得军工产品生产资格，可以承担军工产品生产任务的企业。军工保密资格审查认证主要指标体系包括：领导保密责任制、保密组织机构、专职保密工作人员、保密工作经费、保密制度基本内容、涉密人员管理、国家秘密载体管理、保密要害部门、部位及其防护措施、通信计算机信息系统及办公自动化设备的保密管理等。可见，只有具有较强综合实力，并且保密管理水平、技术水平和职工素质得到普遍认可和肯定的企业，才有可能通过军工保密资格审查认证，获得武器装备科研、生产资格，成为民口配套企业。

因此，对于民口配套企业来说，能够承担军工产品的研发和生产任务，本身就是企业的一种荣誉，也是企业必须承担的社会责任。这就要求民口配套企业，不仅要抓好军工产品的研发和生产，而且要高度重视军工产品研发、生产过程中形成的军工档案的保密工作，把军工档案看作是企业最重要的知识资源，紧密结合民口配套企业实际情况，研究军工档案保密工作的规律，投入精力扎扎实实做好保密工作。

二、 做好军工档案收集、归档中的保密工作

民口配套企业军工产品虽然只占企业总产值的一小部分，但军工产品是集高、精、尖技术于一体，代表着企业的最高技术水平和综合研发能力。军工产品的研制起点高，周期长，协作关系广，跨部门、跨行业，参加人员多、单位多，技术难度和管理难度都很大，同时还由于国防军工科研项目专业性强、密级性高，事关国防建设的大局，关系着国家的安全和利益，因此决定了军工档案更具重要性和机密性的特点。所以强化民口企业军工档案收集、归档中的保密工作，确保军工项目档案的完整性、准确性和系统性，是一个既现实又重要的问题。我认为军工档案归档中的保密工作应从以下几方面着手：

1.建立健全军工档案收集、归档工作保密制度，理顺工作程序，重视过程管理。

根据民口配套企业军工档案形成的规律和特点，制定切实可行的军工档案归档范围，明确军工项目负责人制，对军工档案实行统一管理，确保军工档案收集、归档工作与项目研发同步进行。强化研发人员的保密责任意识，要求研发人员按归档范围收集、积累军品研发过程中产生的各种文件和材料。同时，赋予企业档案主管部门对本企业军工档案的过程监督、业务指导和质量检查职责，对军工项目档案实施全过程监控。在军工项目立项之初，项目负责人根据《国家秘密及其密级范围具体办法》结合任务书所定密级，编制密级项目实施方案，对该项目研发和生产过程中可能产生的文件、资料、图片等进行预先定密，同时明确知悉范围，经定密工作领导小组和保密委员会审批后，项目组人员根据实施方案对研发过程中产生的文件、资料、图片对号入座，标明密级，按规定的知悉范围进行管理和控制。

2.档案人员参与到项目的全过程管理之中，坚持资料收集、归档与项目管理同步进行，对各阶段产生的密件及时归档，严格按国家秘密载体保密管理办法进行控制。

由于军工产品项目的研制周期比较长，如果平时不注意技术文件材料的收集，等到产品鉴定后再归档，就难以保证军工产品项目档案的完整性，也不利于资料保密。因此，从立项开始，档案部门就要指定专人负责军工档案的归档工作，对项目研制人员进行归档材料整理的业务指导，注重军工档案归档的过程管理和过程控制。使军工产品研发的每个阶段、每道程序、每个环节形成的文件材料都有专人负责和管理，确保军工项目档案的真实性、完整性、科学性、保密性，使军工档案的收集工作一开始就做到规范化、制度化、科学化，项目研发和生产中所产生的各种密件一开始就得到应有的监控。

三、做好军工档案保管过程中的保密工作

1.加强军工档案库房的保密管理工作

存放军工档案的库房是保密管理工作的重点，从军工档案保密的角度来看，应尽量做到专人专库，但民口配套企业的军工档案数量一般不多，在其整个科研档案中所占的比例不大，再加上企业精简管理人员、档案库房紧张等原因，有时难以做到专人专库，但至少要做到兼职专责。存放军工档案的库房应按照国家有关《保密要害部位保密管理规定》设置，应有安全保密隔离措施(如安装防盗门窗、配备密码铁皮柜等)，并安装防盗报警装置，按要害部位的管理规定管理军工档案所在库房，案卷按其中所含密件最的高密级进行标密和管理，库房与阅览室分开，并指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，军工档案库房的科学管理，是做好军工档案保密、维护军工档案安全的基本保障。

2. 正确确定军工档案保管期限与保密期限

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别军工档案内容的现实作用和历史作用，根据企业的需要和为国家积累科技文献资源的需要，全面确定军工档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而军工档案保密期限则需要根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定。军工档案整套文件、资料立卷、建档，按该项目的最高密级进行标识和管理;对整个项目中产生的无密级科技文献资料，在项目有效保密期内按内部文件控制，其受控时间与秘密文件受控时间相同。

3. 强化军工档案管理人员的保密职责

由于军工档案管理人员所在岗位和所承担的工作任务的特殊性，对他们履行保密义务和责任方面的要求，较其他人员更严格。军工档案管理人员应有较高的政治素质和较强的业务能力，同时要具有高度的责任心和保密意识。其职责就是要维护军工档案的系统、完整，确保军工档案的保密与安全。具体任务就是要从保密的需要出发做好军工科技文件材料的记录规定和登记制度，使科技文件材料一形成就受控，做到军工档案的管理整齐规范，有规可循，有目可查，密件利用环环相扣，责任明晰。这是一项重要的基础工作，军工档案管理人员要持之以恒，时刻警惕，防止军工档案的损坏和泄密，确保军工档案的安全，为军工档案利用提供物质基础。

4. 掌握军工档案涉密情况的变化，及时做好军工档案密级的调整工作

军工档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和军工项目进展的情况而变化的。要按照有关法律和规定，要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好军工档案涉密文件的清查鉴定，做好军工档案密级的调整工作。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用。同时，要按立档单位军工档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为军工档案的科学管理创造优越的条件和环境。

四、正确处理好军工档案保密与利用的关系

军工档案含有大量的国家秘密，保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理人员的神圣职责。但军工档案又是企业最新技术成果的集成，是企业研发最重要的知识资源，是企业的财富。由于传统的保密观念影响，在日常军工档案管理工作中，普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案;档案管理人员对军工档案如何合理使用，研究不够，等等。因此，档案部门必须更新观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策搞好服务。军工档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，否则将失去档案的价值;利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。对档案工作来说，保密与利用两者都重要，决不可偏废。民口配套企业的军工档案可以按国家有关保密管理规定，将涉密信息进行非密化处理，使其中的一些新技术、新工艺、新材料研究成果为企业所用，提高企业在市场中的综合竞争力。

在军工档案利用中还要做好监督工作：一是要加强制度建设。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，可操作性强，便于执行，并根据实际工作不断充实和完善。二是要提高军工档案管理人员的政治素质、业务素质和文化素质，使其具备较强的、敏锐的观察能力，能够根据利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监督，能独立处理利用中出现的一般性问题。三是要善于利用现代化设备实施监督工作，如安装摄像监视器。另外还要做到勤宣传档案利用的制度与规定，勤观察利用动态，勤分析利用者的情况和效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，及时查处，挽回损失。

五、加强军工档案保密工作的建议和对策

1. 军工档案管理人员队伍建设

要做好军工档案保密工作，必须按照军工档案保密工作的要求，建立一支精干的军工档案管理人员队伍。根据民口配套企业实际，可以按照专人专责和兼职专责相结合的原则，调配军工档案管理人员。要严格按照涉密人员的选拔要求，把好军工档案管理人员进口关，从政治素质、思想素质、业务素质三方面进行考核和选拔。同时，要明确岗位职责，落实岗位责任制，增强责任意识;要加强制度和纪律教育，强化保密意识，打造一支政治过硬、让组织放心的军工档案管理队伍。

2. 加强军工档案保密工作业务培训

首先，要对军工档案管理人员进行保密法制教育和敌情教育，牢记军工档案保密规定，增强军工档案管理人员的敏感性，自觉维护企业利益、国家利益。其次，要对军工档案管理人员进行与保密工作相关的现代科学技术知识的培训，使他们掌握和了解通信及办公自动化方面的保密技术和手段，增强对通信、计算机信息系统泄密的防范意识，提高军工档案保密管理水平。第三，要加强对军工档案管理人员进行保密工作业务知识方面的培训，使他们全面掌定密工作、国家秘密载体管理、保密审查等方面的基本程序、方法、要求、标准等，提高军工档案管理人员保密工作业务水平和执行保密法规的能力。

3. 提高军工档案保密工作的组织化水平

实践证明，哪项工作领导重视了，时间投入、精力投入和财力投入就到位，人员配备就得力，组织工作运转就通畅，就能够建立一整套保障制度落实的工作机制。因此，要做好民口配套企业军工档案的保密工作，必须下力气提高军工档案保密工作的组织化水平。

一是形成民口配套企业军工档案保密工作领导小组和保密委员会例会制度，定期研究、解决军工档案保密工作中存在的问题，协调军工档案保密工作中相关单位之间的关系，对军工档案保密工作重大事项提出决策意见。

二是强化民口配套企业军工档案保密工作办事机构职责，提出年度军工档案保密工作要点，制定年度军工档案保密工作计划，构建过程军工档案管理目标和质量评估体系，推动民口配套企业军工档案保密工作各项措施的具体落实。

三是要定期召开民口配套企业军工档案保密工作研讨会、总结会，分析新情况，解决新问题，总结经验，表彰先进，激励后进，建立奖优劣汰长效机制，提高民口配套企业军工档案保密工作整体水平，展示民口配套企业军工档案保密工作新风貌，开创民口配套企业军工档案保密工作新局面。

个人简介：刘玉萍(1966-)，女，大学本科，馆员，现任洛阳LYC轴承有限公司技术中心信息研究所所长，曾发表图书、档案、信息管理方面论文数十篇。

【来源：河南秘书网】