文秘专业大学生入职初期的角色转变问题

在当今大学生就业形势严峻的社会大背景下，文秘专业大学生入职初期不可避免地面临社会角色转变问题。如何尽快实现自身社会角色的转变，找准自己的人生定位，已成为衡量一个大学生整体能力的重要标准。本文根据对即将毕业和已经走出校门的文秘专业大学生的问卷调查，探讨文秘专业大学生入职初期的角色转变问题。在“文秘专业大学生入职初期角色转变的调查问卷”回收答案中，70%以上的受访者表示在毕业前都曾经考虑过自身角色转变问题，但对为什么要转变及如何转变不甚了解。

角色转变的必要性

随着管理水平的不断提高，社会对高级秘书人才的需要量也不断增加，这就向高校文秘专业提出了更高的要求，不仅要培养出更多的高素质秘书，更需要秘书入职后尽快适应岗位，发挥作用。

1.秘书职业性质的特殊性

秘书的工作性质具有一定的特殊性。无论在政府机关、企事业单位还是民间组织，秘书工作都具有五个特性：辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性。辅助性要求秘书必须摆正与领导的关系，准确领会领导的意图，绝不越权办事，遇事多请示、多汇报，当好领导的参谋和助手;综合性要求秘书具备多方面的办事能力和较为成熟的办事经验，善于把握全局、换位思考，从领导的角度考虑问题，在保证做好重要事项的同时照顾到方方面面的工作;政策性要求秘书必须了解并灵活运用相关的方针政策、法律法规，具备较高的理论水平和政策水平;机要性要求秘书具有高度的责任感、严格的纪律性以及牢固的保密观念;事务性要求秘书要有积极的办事态度，勇于和乐于从事繁重琐碎的事务，任劳任怨，在工作中永远抱着“服务是天职，助人是乐趣”的信念。只有清晰地认识到秘书工作的这五个性质，才能摆正自己的角色地位。

2.社会环境和人际关系的复杂性

从学校走向社会对大学生来说意味着一个环境上的大转变。大学校园环境相对单纯，而走上工作岗位其所面临的整体社会环境会复杂多样。人际关系是一个复杂的社会现象。对秘书而言，人际关系的复杂性主要体现在业缘性和隶属性这两个最明显的特征上。业缘性可以从两个方面来阐述：在纵向上，有与上级、同级、下级的关系;在横向上，有与组织内部各部门以及相关单位的关系[1]。从问卷调查的结果看，文秘专业大学生对自己的人际关系极其重视，92%的被调查者坚定地认为人际关系会对自己的未来产生巨大的影响。但其中有一半以上的人对自己以后人际关系的处理表现得疑虑重重，缺乏自信，在处理得好与不好这两个答案中摇摆不定。从这里我们可以得出一个结论：文秘专业大学生对人际关系问题在非常关注的同时又缺乏信心。

工作性质的特殊性，社会环境和人际关系的复杂性，都给即将踏上秘书工作岗位的大学生带来巨大的挑战，要求他们在走上工作岗位的同时也为角色转变做好充分准备。

角色转变的难点

通过对已入职的文秘专业毕业生的问卷调查，我们发现85%以上的毕业生入职初期都在角色转变上产生过困惑。综合分析，主要表现在以下几个方面。

1.入职初期对工作环境的不适应

调查显示，85%的文秘专业毕业生对适应新的生活环境的能力较有自信心，而只有27%的人对适应新的工作环境充满信心。大学生习惯了学校生活和学生角色，在就业初期对角色转变准备不足，常常自觉不自觉地表现出学生角色的习惯行为，缺乏职业意识感，对工作单位不熟悉，对同事不了解，对工作流程不适应，造成工作效率不高，引来上司的不满和同事的误解，进而产生更多的问题。

2.学生以理论学习为主，缺乏实践操作能力

大学生在校期间的主要任务是学习理论知识，学校提供的社会实践条件与社会现实毕竟有一定距离，导致大学生实际操作能力不足。很多刚走上秘书岗位的大学生发现，在运用所学知识指导实践的过程中会产生许多的问题，这些问题可能源于所学知识与社会实践脱节，更多的因素则是新入职秘书的知识运用能力、创新实践能力、团队合作能力及获取新知识能力有待提高。

3.缺少平和心态带来情绪上的失落

缺少平和心态带来情绪上的失落可分为两类，一类大学生入职初期满怀理想，一腔热血，准备在工作中大展宏图，但一接触实际，尤其是工作中的消极面，如复杂的人际关系、陈旧的设备、落后的管理方式等，就会无所适从，从理想的巅峰跌入谷底。另一类大学生缺少一种平和谦虚、乐于奉献的心境，在工作中耍小聪明，有着较严重的功利思想，主观地认为每一分劳动都要获得足够的回报，忽略了作为秘书应尽的责任和义务。

实现角色转变的有效措施

从调查问卷的结果来看，有59%的学生认为角色转变过程中自己应该做更多的努力，只有依靠自身努力才能真正实现角色转变。41%的学生认为学校应该负主要责任，因为学校使学生把精力过多地集中到理论学习上，忽略了对学生角色意识的培养和社会实践的锻炼。我们认为，在促进文秘专业大学生实现角色转变上，学生本身和学校都应该做出相应的努力。

1.学生方面：树立正确的角色意识和价值观，严格要求自己，不断充实和完善自我

秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是自觉感知秘书的责任和义务的心理活动。秘书价值观是秘书人员关于自身社会价值的认识、理解、感知，是秘书人员对秘书这一社会角色的整体把握，是秘书人员担当秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力[2]。正确的角色意识和秘书价值观的树立是一个循序渐进的过程。刚刚走上秘书岗位的大学毕业生，由于对新环境不够了解以及社会阅历和社会经验不足，往往对秘书工作的角色认识不够清晰、不够深入，没有形成与秘书工作相适应的价值观和价值体系，给自己的工作和生活带来许多障碍和困惑。因此，刚刚走上秘书岗位的毕业生必须正确认识自己，努力进行“以配角为荣耀、以服务为宗旨”的价值定位，建立正确的秘书价值观。同时，在正确的秘书价值观指导下，培养高度的责任意识、鲜明的服务意识、积极的参与意识、较强的公关意识、强烈的法规意识，以及必要的进谏、规劝意识。只有具备与文秘专业相适应的角色意识和价值观，才能充分发挥主观能动性，做好秘书工作。同时，还应该努力培养良好的心态和较强的心理承受能力，以积极的态度尽快适应环境，融入社会。

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具备较强的综合能力[3]。这就提醒刚刚走上秘书岗位的大学毕业生要在充分发挥自身优势的同时，严格要求自己，全面提高各方面的能力，尤其是获取新知识的能力、知识应用能力、组织协调能力、应变能力、团队合作能力和创新能力。适应社会和新环境的过程就是一个不断学习、不断适应的过程。刚刚走上秘书岗位的毕业生应当在正确认识自己的基础上不断学习，确立新的人生发展目标，不断充实自我、完善自我。

2.高校方面：大力推进教学改革，不断提高文秘专业大学生的综合能力

大学毕业生缩短社会适应期，实现从学生角色到秘书角色的转变，学校教育起着极其重要的作用。有了学校系统的教育和指导，就可以使大学生少走弯路，这就要求学校采取多种有效措施来帮助学生更快更好地实现角色的转变。在课程设置上，以“实际、实用、实践”为导向，向宽基础、活模块的综合化方向发展。适当地将秘书职业资格考试内容引入文秘专业教育，在进行基础理论教育的同时着力培养学生的职业技能和适应职业变化的能力，使学生的综合能力更接近社会的需求，实现从毕业到就业的“零距离”。在教学内容安排上，既要考虑学生的接受能力，尽量选择贴近学生的内容，以激励学生主动探索知识、建构知识;又要考虑用人单位的需求，以“实际、实用、实践”为导向组织教学，最大限度地满足学生将来就业的需要。以过程性知识为主、陈述性知识为辅，对概念和原理方面的知识，要求学生基本掌握就行，把主要精力放在秘书实务和文秘专业技术的教学上。在教学方法上，以培养学生的职业能力为中心，综合运用模拟公司教学法、案例教学法、情境教学法等。在考核方式上，采取多种多样的考核形式，弱化理论考试的成绩，既有阶段性评价，又有终结性考核，将口试、笔试和动手操作有机融合起来，采用“实训考核+书面考核”的形式及多种层次的评价标准，对学生进行全面、客观、科学的评价。

注释：

[1]季水河《秘书心理学》，中南工业大学出版社1997年版。

[2]孙龙、姚成福《从秘书的定义解释秘书的角色意识与价值取向》，《甘肃科技纵横》2005年。

[3]陆瑜芳《秘书学概论(第二版)》，复旦大学出版社2001年版。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】