现代秘书信息能力的交互性、机要性和协同性

信息是当今社会重要的战略资源。从秘书工作的角度看，一方面，秘书部门是沟通上下、联络左右的信息中枢;另一方面，秘书辅助决策必须依赖及时、高效的信息调研，因此秘书的信息能力至为重要。

秘书信息能力的

交互性

秘书职业的中介性决定秘书的信息能力具有交互性的特征。秘书学学者常崇宜先生认为：“秘书工作，实际上也是一种中介性质的工作，它是决策者与执行者之间的中介。它还是领导与决策、领导与群众、现状与发展、今天的领导与未来的领导之间的中介。文字工作、会务工作把领导决策传达出去，随从工作、机要工作为领导提供服务，这些无不起着中介作用。”[1]与这种观点类似的另一种表述是：“秘书工作具有信息枢纽作用。”[2]无论是中介还是枢纽，都要求秘书必须双向地处理信息，即，在保证自己获取信息(顺向)的同时，也考虑让他人更好地接受信息(逆向)。其顺向流程致力于信息获得的及时、准确和完整;逆向流程致力于信息传递的针对性、可获得性和可接受性。获取信息对于秘书工作的重要性早已众所周知，所以需要特别强调的是逆向考量信息传递的效能。下面以秘书的应用写作为例加以阐述。

对商业广告、产品说明书、招聘启事等应用文而言，被阅读次数和传播范围是衡量其传递效能的重要标准之一。而在互联网或专业数据库中，文本的被检索概率是文本传递效能的重要指标。当今，注意力已经成为稀缺资源，文本如果处理不当，就可能被淹没在信息海洋之中。因此应用文作者必须换位思考，最直接的方式就是在文本中预设读者可能使用的检索词。例如，在互联网上发布本单位招聘秘书的广告，“秘书”与“招聘”就应该是预设的主要检索词，因为绝大多数求职者会使用这类词语进行检索。但问题是，即便这样设置文本，仍然可能被漏检，原因之一是另有一些求职者会使用“文秘”“助理”之类的检索词。因此，建议在预设“秘书”与“招聘”为主检索词的同时，在正文中设置“文秘”“助理”等副检索词，以增加文本的可获得性。

增加文本可获得性的另一方法是调整检索词的密度。对网络搜索引擎而言，检索词密度(KeywordDensity)是指在一个文本中某检索词占该文本总篇幅的比例。某检索词在某一文本中的密度越高，则该文本与该检索词所表达主题的相关度越大，其在搜索结果篇名列表中的排名就越靠前，也就越容易被读者检索到。“当然，这种正相关在一定的限度内才是成立的，关键字密度并不是越高越好，过度使用关键字会被认定为故意性的关键字堆砌(keywordstuffing)，进而触发搜索引擎的惩罚行为，对排名结果产生不利的影响。不同的搜索引擎对关键字密度有不同的看法，一般来说，以2%—8%为好。”[3]

提高信息可获得性的策略，在所有秘书工作中都有重要的应用价值。比如，在对文档进行立卷时，秘书应拟定尽量详细的文件案卷题名，建立合理的案卷目录，并严格执行文件清退、归还制度，这些做法有助于提高档案信息的可获得性，降低文件漏检率。

秘书信息能力的

机要性

秘书部门位居组织的信息中枢，在辅助决策、沟通信息的过程中，秘书知密早，知密多，知密程度高，因此，秘书在提高信息传播能力的同时，必须提高信息保密能力。“秘密是国家、单位或个人在一定的时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制，不让外界客体知悉的事项的总称。”[4]科技的发展在提高保密工作力度的同时，也在某种程度上为窃密提供了便利，出现了失密内容扩大化、泄密渠道多样化、窃密手段诡秘化等特征。遗憾的是，目前秘书教材中的有关内容仅仅停留在对保密重要性和保密制度的陈述;国家人力资源和社会保障部指定的秘书资格鉴定教材中尚没有秘书保密方面的内容。

只有把保密设施与保密技术紧密结合起来，才能真正提高保密能力。在保密设施方面，可以使用计算机干扰器、保密文件柜、文件消磁机、综合保密室等对机要信息采取有力的限制、隔离、掩蔽、控制等措施。例如，利用计算机干扰器对电子信息进行保密。计算机工作时所辐射的电波可以被远距离接收并还原，因而导致泄密。计算机干扰器能采集计算机辐射信号，并发射一个与该辐射相关相似的干扰信号，这样窃密者就无法还原出原来的信息，从而保证信息安全。在保密技术方面，可以综合运用文本限制、文本隐藏和文本加密等策略。例如，“文本隐藏，就是利用人类感知器官的生理或心理特性，将机要信息隐藏于特殊的信道、信宿或表层信息(如文本、图像、音频、视频等)之内，从而使对方难以侦测和读取信息。”[5]目前常用的隐藏方法有分拆隐蔽、载体隐蔽和技术隐蔽等。比如，把一个机要性的word文档页面截屏成图片，然后把图片亮度调黑，并收缩至一个黑点，把黑点粘贴到另一个普通文件中，这就是文本隐藏技术的初级应用。

秘书信息能力的

协同性

除了文本信息，秘书还要善于表达和接受独具魅力的非文本信息。长期以来，解读和传播信息大多侧重于文件、信函等文本信息，很大程度上忽略了非文本信息的重要性。符号学家赵毅衡认为：“物(自然事物，人造使用物)都可能带上意义而变成符号，而一旦变成符号，使用性与意义性共存于一事物之中。”[6]在秘书工作中，服饰仪态、座次排列、环境布置、事务安排、礼品馈赠等都属于非文本信息。国际著名人类学家阎云翔教授在《礼物之流》一书中提到，“礼物可以被视为一种符号，或一种依靠关系这一社会基础传达人情的工具”[7]。1989年2月25日，李鹏总理将会见美国总统布什，中方将循例向来宾馈赠礼物。为了选择别致而有意义的礼物，李鹏的秘书团队开展了信息调研，发现美国总统布什在美国驻华联络处工作期间，经常骑着自行车游览北京的大街小巷，还拍下不少骑自行车的纪念照片，这些照片曾在美国的媒体上刊登，引起很大反响。据此，秘书建议选择自行车作为礼物。《人民日报·海外版》对此曾有报道：访问结束时，李鹏总理将两辆“飞鸽牌”自行车馈赠给布什夫妇，布什夫妇连声说：“好极了，美极了!”布什总统还兴致勃勃地骑上车，让众多记者拍照。朴素的自行车传递出多方面的信息，表达出对布什亲近中国人民的赞许，也表示出希望布什多到中国来看看，还表达了对布什的在华生活及其对华情谊的珍视和纪念等等，含义非常丰富。尽管文字符号在语法的组织下能系统、精确、稳定而且大容量地表达信息，但是非语言符号能更形象、丰富、微妙、动人、灵活地传达信息，具有独特的魅力。

秘书工作具有综合性特征，会务安排、来访接待、文书档案等都是常务工作。在工作中，只有把文本信息和非文本信息的表达和理解协同起来，才能真正有效地推动社会合作，展示单位的知名度和美誉度。比如，在筹备会见会谈等活动时，可以综合运用文字语言、口头语言和时间、色彩、音乐等符号传递信息。1972年美国总统尼克松访华，周恩来总理亲自审定了秘书起草的祝酒词，并安排在宴会中演奏尼克松家乡的乐曲，这让尼克松非常感动。他在答谢词中说：“还要赞扬那些给我们演奏这样美好音乐的人。我在外国从来没有听到过演奏得这样好的美国音乐。”秘书既要注意在欢迎词、祝酒词等文本中体现出对贵宾的热忱，也要注重运用日期选择、场景布置等符号表达美好祝福。在文化视野中，时间往往是一种特别的符号。例如，选择在建交周年的日子邀请对方重访，这种安排本身就体现出对友谊的珍视。“在安排庆典、开业、展会等重要活动时，应选择具有特定文化意义的良辰吉日。例如开展七夕舞会、重阳敬老、中秋赏月、清明郊游等活动。这样不仅可充分体现主办方对参与者的心灵慰藉和美好期许，而且能利用节庆时日的非物质文化，把现实交际布置在醇酽的文化语境中，产生顺时应人的良好效果，给人留下岁岁今朝的美好回忆。”[8]

注释：

[1]常崇宜《秘书的中介地位与中介思维》，《秘书之友》2010年第9期。

[2]陆瑜芳《秘书学概论》，复旦大学出版社2001年版。

[3]郭炎武《论应用文检索词预设的信息学策略》，《江汉大学学报(社会科学报)》2010年第3期。

[4]方习文《秘书原理与实务》，合肥工业大学出版社2005年版。

[5]郭炎武《机要文本的保密策略》，《秘书》2010年第12期。

[6]赵毅衡《符号与物：“人的世界”是如何构成的》，《南京社会科学》2011年第2期。

[7]干咏昕《礼物、礼物交换与文化——评阎云翔〈礼物之流〉》，《民俗研究》2000年第1期。

[8]张亚龙《论〈诗经〉中的礼物》，《陕西师范大学学报(哲学社会科学版)》2008年S2期。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】