谈谈对“预备通知”“预通知”错误行文的思考

不知从何时起竟然出现了“预备通知”和“预通知”式的公文标题，实际上此类公文文种就是“通知”，具体来说是通知中的一个小类别，即会议类通知。在标题中的文种“通知”前加上“预备”或“预”，不仅多余而且别扭。此类通知只不过强调某些准备工作，其实大可不必将事由含义与文种杂糅。学界几年前就有人撰文，将实践中极不规范的病文作为“范文”推介，对“预备通知”和“预通知”进行错误总结，甚至主张“可以视预备通知为市场经济催生的一种‘新’文种”。可见，“预备通知”和“预通知”己被错误地作为文种使用：而且有人对生造的文种在理论上加以肯定，并视为一种“创新”。其实，这种“创新”同公文规范化是背道而驰的。

“预备通知”和“预通知”式的错误行文并没有收敛，负面影响还在不断扩大。为促进公文写作和公文研究的规范化，特撰此文进行深入思考和研讨。

一、筛选典型实例指讹纠错

为简明起见，从各级机关公文中筛选部分有代表性的实例列表说明。表中的修改意见栏，除矫正标题外，另指出正文结构和语言表述方面的毛病。

资料显示，企事业单位发的“预备通知”和“预通知”更加离谱.标题事由中，有的己用了“准备”“筹备”之类的词，竟然在“通知”前面还加上“预备”或“预”，如《关于筹备教学工作现场会的预备通塒，实属错上加错。

总体来看，除了召开会议和组织活动两种主要情形外，有的公文将涉及一般性工作的通知也弄成“预备通知”或“预通知”，如《关于做好示范性城乡一体新社区创建有关工作的预备通知》 《关于组织2015年度国家自然科学基金申报工作的预通知》 《关于做好2013年度参政议政有关工作的预通知》 《关于单位办公楼搬迁新址的预通知》 《关于开展2015年产业振兴和技术改造项目组织申报准备工作的预通知》等等。可以看出，实践中用“预备通知”和“预通知”行文的情形已经到了混乱不堪的程度。

二、剖析病因病理拨乱反正

(—) 剖析病因病理

“预备通知”和“预通知”行文之乱象，除上级机关“示范性”影响、下级机关盲目效仿外，同党政机关网站和文秘、应用写作类网站的错误推介、引导关系很大。笔者浏览这些网站时发现，不仅“预备通知”和“预通知”的例文病误相当严重，网站在理论上的阐释也具有一定误导性。比如：“会议预备通知是通知中较为特殊的一种类型，内容是会前受文单位需要准备的事项，会议的程序和内容不应列入，未列入的内容应在正文结束处用‘将另行通知’字样交代清楚。”“党政机关在召开某些重大会议时，需要在正式会议召开之前让参加会议的所属单位或个人做一些准备工作，而这些准备工作，工作量较大，需要较长时间才能完成时，常使用这一文体。会议预备通知属于一种‘预备通知’，与预备会议的通知不同，后者属于一般性的通知。会议预备通知由标题、正文和落款三部分构成： (1)标题由发文机关、事由和文种类别‘预备通知’字样组成，一般不宜省略，特别是‘预备’二字要标明，以示与其他类型的通知相区别。”这些阐释错讹严重，必须纠正。

1.不宜将“预备通知”和“预通知”视作文种

以往发布的公文处理文件及2012年实施的《党政机关公文处理工作条例》，都未将预备通知”和预通知”规定为文种。很明显，将其视作文种于法无据，实为学界个别人对实践中的错误做法进行错误总结所致。这样做，只能造成文种使用上的泥乱，极不利于公文写作和公文研究的规范化。

2.赘加的“预备”一词无法充当事由的组成部分

从道理上来讲，公文标题中除了发文机关名称和文种外，其他成分只能是事由要素。然而，从语法角度分析，文种前面赘加的预备”一词，只能和通知”组合，根本无法独立成为事由的组成部分。

3.在文种“通知”前加“预备”导致错误语意

“预”词义为预先、事先：‘预先”系副词，“事先”系名词：“预备”词义为准备，“准备”词义为预先安排或筹划、打算，系及物动词。“预通知”可理解为“预先通知” (状中结构)、“事先通知” (定中结构)，似可说得通：但“预备”和“准备”这样的动词可带谓词性宾语，表示准备干什么，“预备通知”即“准备通知”，两者均系述宾结构，从语意来讲，到底是通知还是不通知，令人匪夷所思。不仅标题如此，正文也一样。如表l中的例l和表2中的例2均将开头段的承启句表述成“现将有关事项预备通知如下”，表2中的例3表述成“预通知有关事项如下”，读时感到很不通顺，均宜改成“现将有关事项通知如下”。

由于此种行文存在种种弊病，即使将“预备通知”和“预通知”视作通知中的一个小类别，它们也很难成为约定俗成的规范类型。

(二)规范通知标题

拟制公文标题，要讲究技法。摒弃“预备通知”和“预通知”式的标题，须运用语法、修辞和逻辑等知识，区分不同情况加以规范。

1.需要做较充分准备的情形

此种情形，若强调准备工作的话，标题可采取下面的结构形式(事由为动词性述宾结枸：发文机关名称+“关于”+“做好(做好参加……会议准备工作”+“的”+“通知”。譬如表l中的例l—4。从表中修改后的标题来看，也可采取下面的结构形式(事由为名词性偏正结枸：发文机关名称+“关于”+“……会议有关事项”+“的”+“通知”。

2.准备工作单一明确的情形

此种情形，可将原标题中的“预备”或“预”删去。还可根据具体情况拟制不同类型的标题：

一是以会议形式组织的较常规(历年或历届都举办) 的活动，可采取下面的结构形式：发文机关名称+“关于”+“……竞赛(论坛、年会、研讨会) 有关事项(事宜)”+“的”+“通知”。

二是仅强调完成某项单一工作，如强调组织参会时，可采取下面的结构形式：发文机关名称+“关于”+“组织参加……培训(临时性的竞赛”+“的”+“通知”。譬如表l中的例5和表2中的例3、例4。如仅强调大会发言，可采取下面的结构形式：发文机关名称+“关于”+”做好……大会发言准备”+“的”+“通知”。

3.不需要做什么准备的情形

某些会议通知(多限于本单位范围内的小型会议) 从内容来看，并未要求所属部门(单位)做什么准备工作：个别不涉及外单位的较大型会议，时间、地点均己确定，且不必准备什么，发完通知后无须再发通知。此种情形，根本没有预备和不预备之分，不宜把文种弄成“预备通知”或“预通知”。

关于“会议的程序和内容不应列入”的阐释明显错误，也不符合实际。不仅前面表中各例足以证明，而且从事理来讲，缺少会议程序和内容，让受文单位如何准备？要做到此类通知内容规范，须明确它与临近会议召开时发的通知的区别所在。有的将后发的通知称作“正式通知”，实际上并不确切，标题中也没必要加“正式”二字。如< XX关于召开……会议的正式通知》，可改成《XX关于参加……会议具体事宜的通矢酚。其正文一般包括会议组织(承办或协办单位)，报到时间、地点及大致日程安排，食宿安排、会议费和提交会议的材料等内容。在前一通知中己明确的内容，后一通知中一般无须重复。预先发完通知后，情况没有什么变化的，不必再发通知：某些小型会议，仅时间或地点有变化，可以用电话、微信等形式通知的，也不必再发通知。

从表中可以看出，大多数实例的正文结构安排不当，而语言表述不当直接影响了正文结构的规范。此类通知，会议具体时间、地点多未确定，宜在正文主体部分之后加以说明。除此之外，还应特别注意两点：一是避免开头段承启句的表述与正文主体部分内容不符。二是避免开头段和下文在表述上无端重复。

【来源：秘书之友】