会议组织者需要注意的四项要点

组织、参加各式各样的会议,以及在各种会见场合,都有不同的礼仪要求,比如布置主席台,安排领导座次等。本期接待君为各位读者带来会议组织者需要注意的四项要求。

这里所说的会议是指公务机关组织的较大型的会议。对于会议组织者来说, 有以下四方面的要求。

会议通知

简单明确。 说明会议的主题、参会人员、开会时间和地点等。 一些比较正式的会议, 还要注明着装要求。

会议发言

不管是领导讲话还是代表发言, 都要适当地控制时间, 随意延长发言时间,是一种不礼貌的行为。作为会议的组织者, 对于发言时间的长度不妨做个限定。据说,有些国家开会的时候为了避免发言者发言的时间太长, 便要求发言者在发言的时候只能用一条腿站着, 另外一条腿要悬空。为什么作这个要求? 因为这样可以限制发言者的发言时间。

主席台布置

会议主席台的布置基本上有三种方式。中式、西式、中西混合式。

纯中式的主席台，其席位要居中而设, 没有演讲席位, 发言者在主席台原座发言, 每个人面前都有麦克风; 纯西式的主席台, 如各种国际会议、论坛的主席台, 是在其右前方摆放一个演讲席位, 左后方摆放两到三把椅子, 中间不搁桌子, 要空出来留给大屏幕; 中西混合式的主席台目前比较常见, 主席台桌子居中而设, 右前方增加一个演讲席位。演讲席位为什么放在右前方呢?因为这类场合以右为尊,这样摆放是对发言者的尊重。 比如, 在人民大会堂里举行的英模事迹报告会, 主席台中间坐的是领导, 右前方是英模报告者在作发言。另外, 主席台的高度暗示了观众是否可以在现场发言或者与主席台人员进行交流：如果主席台的高度高出观众席位,那么观众基本上不可以现场发言和提问;如果主席台跟观众席位处于同一个高度,观众则可以现场发言和提问。这一点,会议的组织者应该考虑到。

主席台领导座次安排

官方单位如党政机关,事业单位或者国有企业等组织的会议,只要不是涉外会议,基本上都是以左为尊(以主席台的朝向为准)。非官方单位如群众、涉外企业或者民办企业等组织的会议,基本上都是以右为尊(以主席台的朝向为准)。主席台上就座的领导如果不止一排,应按照职位一一前排高于后排、中间高于两侧,左侧高于右侧(以官方会议为例)安排座次。