提高会议效率十大要领

新一届中央政治局会议审议通过了关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定，其中之一就是要精简会议活动，切实改进会风，提高会议实效。在工作中，我们也曾深切感受到会议效率不高的种种现象及其弊端。那么，如何提高会议效率呢?笔者有以下体会。

1

会议目的要明确。

一个单位或者部门召开会议，无论其规模大小、类型如何，第一步就是设定会议目的，明确会议到底要解决什么问题，而且表述要尽可能具体，让每一位与会人员清楚明白，以便提前做好相关准备。

2

参会人数要适当。

参加会议的人员一般包括会议的组织者、参与者和记录人员等。参会人数的数量要适当，人员太多易七嘴八舌、偏离主题，导致会期延长，最后草草收场;人员太少则不能有效征集意见和建议，不利于民主决策、科学决策。同时，参会人员的层级不能相差太远。

3

会前准备要充分。

会前准备工作包括发出会议通知，告知会期、时间、地点等;印制会议日程，编排会议议程;做好会场布置，如悬挂会标、徽记、旗帜等，安排座次，摆放席签、话筒、资料、茶杯等，保证照明、通风、空调设备齐全有效;做好会议食宿、集体照相等方面的准备。

4

会议规则要清晰。

坚持“四不”原则;不跑题，紧紧围绕会议主题发言;不打断，尊重发言人;不超时，无论谁发言都有时间限制;不攻击，不指责、批判他人，更不能进行人身攻击。

5

主持协调要到位。

会议主持人要加强协调，保证会议按照预定议程进行。要不断向与会人员明示或暗示会议的目标和主题，有人偏离主题时应及时制止。保证与会人员在发言时不受他人攻击，在会议过程中始终保持中立，以取得与会者的信任。

6

会议气氛要和谐。

氛围良好，与会人员才会畅所欲言，会议才能取得预期效果。会议前，环境布置有讲究，不能太压抑，要让与会人员有一种轻松舒适的感觉;会议中，要发扬民主精神，鼓励与会人员积极发言，允许有不同声音和不同意见，注意集思广益。

7

会议服务要周到。

会场上提供话筒、茶水、应急处理等服务看似小事，但对会议效率的影响也很明显。有的会议发言的人较多，话筒数量不够，就要做好话筒传递服务，确保有序衔接;有的会议需要使用展板、投影等设施，要提前主备好;会议需要临时增加与会人员，应及时通知到位。

8

形成纪要要尽快。

会后，要根据会议主持人的要求，遵照会议精神，迅速撰写会议纪要，呈送主持人批阅，尽快形成准确完整的会议纪要，尽快分发至相关单位和部门，以免影响决议的落实。

9

传达精神要及时。

会议结束后，应通过专题会、新闻报道、内部简报等形式，尽快将会议精神传达给相关人员。传达时要终于会议，科学严谨，准确无误，防止片面性;同时要注意保密，不向无关人员透露会议内容。

10

决议跟踪要闭环。

开会是为了统一思想，研究措施，解决问题。对会议形成的决议，要坚持一抓到底，建立追踪制度，按照PDCA闭环管理要求，对议定事项进行跟踪，重点对会议安排的工作是否落实、会议提出的问题是否解决等进行检查、考核，确保各项决议能够按时按要求完成。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】