当前位置:首页>> 文秘工作>> 业务性工作>> 会议会务

会议会务

提高会议效率十大要领

以稿换稿 】  作者:陈樟文   发布:2016年07月15日   阅读:

新一届中央政治局会议审议通过了关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定,其中之一就是要精简会议活动,切实改进会风,提高会议实效。在工作中,我们也曾深切感受到会议效率不高的种种现象及其弊端。那么,如何提高会议效率呢?笔者有以下体会。

1

会议目的要明确。

一个单位或者部门召开会议,无论其规模大小、类型如何,第一步就是设定会议目的,明确会议到底要解决什么问题,而且表述要尽可能具体,让每一位与会人员清楚明白,以便提前做好相关准备。

2

参会人数要适当。

参加会议的人员一般包括会议的组织者、参与者和记录人员等。参会人数的数量要适当,人员太多易七嘴八舌、偏离主题,导致会期延长,最后草草收场;人员太少则不能有效征集意见和建议,不利于民主决策、科学决策。同时,参会人员的层级不能相差太远。

3

会前准备要充分。

会前准备工作包括发出会议通知,告知会期、时间、地点等;印制会议日程,编排会议议程;做好会场布置,如悬挂会标、徽记、旗帜等,安排座次,摆放席签、话筒、资料、茶杯等,保证照明、通风、空调设备齐全有效;做好会议食宿、集体照相等方面的准备。

4

会议规则要清晰。

坚持“四不”原则;不跑题,紧紧围绕会议主题发言;不打断,尊重发言人;不超时,无论谁发言都有时间限制;不攻击,不指责、批判他人,更不能进行人身攻击。

5

主持协调要到位。

会议主持人要加强协调,保证会议按照预定议程进行。要不断向与会人员明示或暗示会议的目标和主题,有人偏离主题时应及时制止。保证与会人员在发言时不受他人攻击,在会议过程中始终保持中立,以取得与会者的信任。

6

会议气氛要和谐。

氛围良好,与会人员才会畅所欲言,会议才能取得预期效果。会议前,环境布置有讲究,不能太压抑,要让与会人员有一种轻松舒适的感觉;会议中,要发扬民主精神,鼓励与会人员积极发言,允许有不同声音和不同意见,注意集思广益。

7

会议服务要周到。

会场上提供话筒、茶水、应急处理等服务看似小事,但对会议效率的影响也很明显。有的会议发言的人较多,话筒数量不够,就要做好话筒传递服务,确保有序衔接;有的会议需要使用展板、投影等设施,要提前主备好;会议需要临时增加与会人员,应及时通知到位。

8

形成纪要要尽快。

会后,要根据会议主持人的要求,遵照会议精神,迅速撰写会议纪要,呈送主持人批阅,尽快形成准确完整的会议纪要,尽快分发至相关单位和部门,以免影响决议的落实。

9

传达精神要及时。

会议结束后,应通过专题会、新闻报道、内部简报等形式,尽快将会议精神传达给相关人员。传达时要终于会议,科学严谨,准确无误,防止片面性;同时要注意保密,不向无关人员透露会议内容。

10

决议跟踪要闭环。

开会是为了统一思想,研究措施,解决问题。对会议形成的决议,要坚持一抓到底,建立追踪制度,按照PDCA闭环管理要求,对议定事项进行跟踪,重点对会议安排的工作是否落实、会议提出的问题是否解决等进行检查、考核,确保各项决议能够按时按要求完成。

【来源:秘书杂志(微信mishuzazhi)】

 

相关文章

用户评论

(以下评论仅代表网友意见,与本站立场无关)

网友评论共 0