开一个团结胜利的大会，千万别忽视这几种细节

1、安排贵宾室才体面

工作一年多之后，领导让石头独立筹办一次会议，会议开始前，领导问我，石头，都安排好了吧?都没问题了吧?我自信心爆棚，拍着胸脯保证，一切就绪，您放心吧。

会议开始的时间快到了，有几个客人已经提前来到会议室门口，我满脸笑容的迎上去，想把客人往会议室引导。这时领导却高声对我说，石头，把客人带到贵宾室先休息一下，我顿时傻掉，贵宾室根本就没有准备!

于是石头火急火燎的去找服务员把贵宾室的门打开并沏上茶水，同时心里忐忑不安，自己太自信，考虑的还是不够周全，要是真把客人引到空无一人的会议室坐下可不就尴尬了。

在会议服务时，我们大多把注意力放在会场这一“主战场”上，对贵宾室则往往容易忽视。但在召开较高级别的会议时，一般应当在会场旁边安排贵宾室，以供来宾和我方领导在会议前后进行短暂休息和交流。贵宾室里应安排专门的服务员，并备鲜花、茶水等。

贵宾室一般用于三种场景，刚才提到的事例就是第一种:

会议双方或多方抵达会场的时间不同，会场比较空旷时。这时不宜直接把宾客安排到会场，你想想，孤零零的一个人或者几个人坐在偌大的会场，是不是只能左顾右盼、看看手机之类，不如把客人引到贵宾室，奉上一杯热茶，陪客人坐会儿，介绍下本单位的情况或者活动信息，显得更加尊重和妥帖。

第二种情况就是举办大型活动，参加人数众多，正式开始时间还没到，主会场就已经人声鼎沸，闹闹哄哄，这时如果让嘉宾提前进入会场，一方面不利于嘉宾休息交流，另一方面也有可能造成会场骚动，先把嘉宾带到贵宾室休息，会议开始前再请到主会场就更合适。

第三种场景则是会议活动正式开始前，我方领导会见与会嘉宾，尽地主之谊。这时双方应该有一个安静私密的会谈环境，主会场显然不是个好地方，贵宾室就又有了用武之地。

2、不要当甩手掌柜

现在会议服务专业化程度越来越高，分工越来越细。中大型会议一般都有数量不少的专业服务人员，比如音响设备有专业的音响师调试维护，引导入位有专门的礼仪人员，端茶倒水有专门的服务员。

这样一来办公室工作人员在会议现场好像就只用做些统筹和管理的工作，大部分时间都可以无所事事了，反正音响有人调，嘉宾有人领，茶水有人倒。

石头在这里要奉劝各位新人一句，甩手掌柜千万当不得。

管理好现场服务人员，督促他们做好相关工作固然重要，摆正位置、俯下身子，在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做、亲自去试也很重要。

过去有一句流传甚广的俚语，叫“领导没来，我先来，看看谁坐主席台;领导没讲，我先讲，拍拍话筒响不响”，虽然有戏谑的意味，但也不无道理。

刚参加工作不久，一天，领导因事务繁忙让石头安排一场电视电话会议。这不是什么难事，石头在电话里对服务人员的有关工作进行简单安排后即赶赴会场。会议进行得十分顺利，现场大屏幕同步播放的上级领导讲话图像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按着自己预先设想的流程有条不紊地进行。

但让石头万万没想到的是，会议结束后领导没有像往常一样直接离开，而是让参会代表留下来，临时开了一个讨论会。此时大屏幕上正在播放着其他会场的散会离场画面，一位领导吩咐我赶紧关掉电视画面，我先是愣了一下，突然意识到自己竟然不会操作，赶快跑到设备室请工作人员过来帮忙。

来去不到两分钟，却也让台上的领导们“熬”过了一段尴尬的等待时间。这就是关键时刻因对技术人员过度依赖而使工作陷入被动。

会场有音响调试人员，你也别站着，去拍拍话筒，试试音量，确保不出纰漏;

门口有迎宾员，你也别坐着，笑脸迎上去，打个招呼问声好，毕竟迎宾员肯定叫不出嘉宾的名字;

场子里有服务员倒水，你也注意盯着看着，看看有没有嘉宾水没及时加，有没有嘉宾不喝茶只喝水，给服务员打个招呼，让他们过来照看。

有事没事在会场各处转转，看看坐签顺序对不对，看看桌上摆的材料全不全，看看各个小组的工作人员有没有到位，总之，别闲着，甩手掌柜在会场上当不得。

3、考虑好出入和停车问题

现在开会不同往时，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了，一般都会开车赴会，有时甚至一个单位就开来好几辆车。尤其是大会，一下子涌进来好几百辆车也不稀奇，这样的会不提前研究准备停车问题那肯定是一场灾难。

开会前，就要提前估算会场可能要应对的机动车流量。如果会场完全不具备停车条件，那就提前通知到参会单位，会场无法停车，请他们乘坐公共交通工具;

如果会场停不下，但不不远的地方有空地，那就把空地划为停车区域，安排好停车场和会场之间的摆渡;

如果会场停车条件不错，那就请保卫部门安排人手，规划车位，确保停车秩序。

至于如何管理好出入会场的车辆，一般有三种方式：

一是提前请各单位报车号，这种方式适用于小型的会议，最好不超过10辆车，否则辨识起来就有困难;

二是请参会单位自己打印车证摆放在车窗前，比如8月22日开会就打印“8.22”，或者开什么会就打印会议名称，这种方式比较省事，只要在会议通知里说明即可，适用于参会车辆多，停车场也够用的情形;

三是随着会议通知寄发停车证，这种会议一般规格高，很正式，车证也是专门设计过，一方面有一定的宣传意义、纪念价值，另一方面也方便把参会人员的车辆分类，比如“一类车证、二类车证、普通车证”等，方便管理。

【来源：办公室的秘密（微信bgsdmm）】