善用“四镜”开好现场办公会

现场办公会是由会议组织者召集相关职能部门，深入项目建设、示范观摩、抢险救灾等现场，协调解决难题或推进工作的会议。与会者通常直观感受现场情况，潜意识地与本单位工作进行对比，这对找准实际差距以及实现工作意图具有积极作用。会议组织者或主持人要准确把握会议性质，善用“四镜”掌控会议进程，顺利实现会议预期目标。

运用“放大镜”，精细准备会议方案。

由于现场办公会具有一定的流动性，做好会前准备工作尤为重要。这就需要会议组织者明确会议目的并作周密考虑，善于放大细节，用规范的议程来推动会议有序进行。首先，精心谋划会议方案。明确会议名称、时间地点、与会人员、用车食宿等内容，编排好议程，及时发出会议通知。其次，配备必要的现场资料。根据会议的不同情形，适当准备现场情况简介、图片展板、经验材料等，必要时安排现场解说工作人员。再次，制定会议应急预案。考虑会议中可能出现的突发状况，完善有关注意事项的提示单。

运用“多棱镜”，综合考虑各方意见。

只有直接掌握现场一线的基本情况，充分做好调研、征求意见等前期“功课”，才能提高决策处理的针对性和有效性。首先，要广泛征求各方意见。组织者要在会议召开前，采取走访座谈、网络征言、发放调查问卷等形式，广泛征求相关职能部门及群众的意见建议，把握民意取向；同时向群众宣讲法律政策，提前做好群众的思想工作。其次，要综合考虑不同意见。坚持不违背法律政策、不损害群众利益、不求短期轰动效应等基本原则，树立办实事、重长远的鲜明导向。再次，要制订初步实施方案。在科学研判、统筹考虑的基础上，区分目标任务的轻重缓急及难易程度，拿出规划蓝图和推进举措，制订初步的实施方案。

运用“聚光镜”，集中协调解决难题。

现场办公会大部分是为解决难题而召开的，具有“解难题”的独特性质，需要组织者把握好三个关键步骤。第一步，准确掌握进展情况。深入现场详细了解、分析、汇总工作进展情况，掌握详实数据，弄清现有条件与有利因素，找到问题的症结所在及阻碍因素。第二步，定调工作目标措施。在实地查看或现场观摩后，统一参会各方的意见建议，对初步实施方案进行修正，在条件成熟后及时出台相关文件，设定具体的目标任务、落实期限、责任部门。主持者对看准了的事情，该拍板的时候要敢于拍板。第三步，健全部门协同机制。会议中，既要明确各部门的责任，签订工作责任状；又要建立部门之间的协调配合制度，必要时成立相应的工作机构，配备技术指导、业务培训、人员经费等保障措施。

运用“观后镜”，及时做好后续工作。

组织者要把实际成效作为检验会议的标准，在会议结束后，加大指导催办力度，用心做好相关后续工作。首先，坚持跟踪督办。采取全程跟踪、过程反馈、结果通报等方式，掌握会议落实情况和动态。对未按期落实的承办单位，责令迅速办理并约谈相关负责人。其次，及时考核验收。依据时间节点和目标要求对落实效果进行考核验收，看工作质量是否符合预期目标，严格实行问效问责制度。再次，总结推广经验。编写会议纪要及工作简报，将影像资料留底备查，及时总结推广工作经验，建立健全巩固拓展会议成果的长效机制。

(本文刊于《秘书》杂志2016年第8期。)

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