于细微之处见精神于细节之间显水平 ——那些会务工作教我的事

刚进市委办公厅工作的那几年，除了承担核文、办文任务外，还跟着领导一起办会。在文会不分家的工作常态中，我不仅迅速熟悉了市委议事、决策、部署、落实的运转体系，而且在领导办文办成精品、办会办成样板、办事办得圆满的言传身教中，耳濡目染着于细微之处见精神、于细节之间显水平的作风和追求。

一、口袋里的五支笔

做了一段时间的会务工作后，我留意到，领导进入会场前总要在上衣口袋里装五支笔，包括三支粗细不同的黑色水笔、一支黑色铅笔、一支红色铅笔，到了会场后就将其整整齐齐地摆在面前的桌上，他自己却始终用夹在笔记本里的另一支笔做记录，从来不用这五支笔。就这样，每次开会前领导都将五支笔带来，安安静静地摆在桌上，会后再一支不落地收走，下次再带来、摆好、收走，雷打不动。终于有一次，市委常委会审议一项议题，参会同志都在埋头作记录，一位部门负责同志突然停下手中的笔，迅速旋转笔杆取出笔芯看了一眼，又在口袋和手提包里翻找，然后有些束手无措地向四周张望。时不时抬头观察会场情况的领导敏锐地捕捉到了这一画面，便迅速拿起面前的一支水笔，弯着腰轻轻地走过去，递给那位同志。那位同志接过笔，微微点了点头，马上俯下身继续在笔记本上书写。我这才恍然大悟。事后，领导告诉我，看似不起眼的细节，看似“多此一举”的习惯，看似许久都派不上用场的准备，其实是从发生过的真实事件中汲取的教训，总结的经验。特别是像市委常委会这样的会议，会上的每项议题都涉及全局或某一方面的重要工作，参加会议的部门负责同志必须把会议精神和要求原原本本地带回去。虽然参会同志一般都会随身带笔，但也可能出现上面这样的意外情况。办会同志应提前考虑并做好相应准备，让每位同志都能顺利完成任务；而且，还要考虑到参会同志不同的用笔习惯，多准备几种笔。

工作要做到极致，要面面俱到、滴水不漏，要做到像市委领导同志在多个场合赞许的那样，“坐在办公厅同志办会的会场里开会就是和别处不一样”。要于细微之处体现对“五个坚持”的不懈追求，于细节之间彰显对“三服务”工作的提升发展。

二、脑海里的两场电影

2010年初，中央和市委出于加强统一领导、做实办事机构的考虑，要求市委办公厅以现有力量为主，全面承担上海世博执委会办公室的主要工作，统筹办理组委会、执委会和市世博领导小组的各类会议、活动，承担与中办、国办以及中央各部门、各省区市的联络协调任务。4月23日，市委办公厅接到承办世博组委会第十次会议的任务，此时距离4月27日正式开会只有4天。第十次会议是世博会筹办阶段的最后一次组委会会议，时任国务院副总理、世博组委会主任委员的王岐山同志将从北京来上海参会。会议层次之高，参会国家部委之多，会务筹备时间之短，都前所未有。我们承受着较大的压力，赶紧按程序落实会务筹备常规工作。在组委会会议召开前一晚，我们摆好席卡，分头打电话确认重点出席人员，审查议程单、主持词、汇报材料、领导讲话等，完成这些任务后，心里却仍不踏实。这时，领导突然说：“大家把明天会议的整个流程像放电影一样在脑海里过一遍，看看还有什么遗漏的、没考虑到的、没衔接好的。”我们安静下来，眼前浮现出会场里的情景，从第一位同志落座，到领导同志入席，从第一位同志发言，到领导同志作重要讲话。我们这才发现，的确有些细节工作没做到位，对一些可能的突发情况没作应急准备。比如，如果随行工作人员太多、会场坐不下应该怎么办，如果领导讲话过程中话筒突然失灵应该怎么办，如果网络直播信号突然中断应该怎么办，特别是有不少国家部委负责同志会议当天才抵达上海，如果他们的航班延误应该怎么办，等等。脑海里的这场电影一过，我们惊出了一身冷汗，赶紧凑在一起详细商量应对预案、保障措施、责任分工。直到最后一份方案出炉、最后一名责任人敲定以及打给技术部门的最后一个电话挂掉，我们才长出了一口气。第二次在脑海里过整个流程，我们才感到满满的踏实，有了充分的信心。

“天下大事必作于细”。办会同志常说，会议变化多，一次会议只有结束后才不会再出现意外情况。只有想深、想细、想全、想透、想前一步，才能未雨绸缪、防患于未然，只有从容、笃定、沉着应对，才能避免因措手不及而使会务工作陷入被动。要于细微之处展现极端负责、极其用心、极为精细的精神，于细节之间定义精益求精、尽善尽美。

三、手机上的一次预发送接收

前不久，中共上海市第十一次代表大会胜利召开，实时发送会议提示的短信平台服务是此次会务工作的一大创新和亮点。为完成这一政治性强、涉及面广的任务，确保绝对可靠、绝对安全、绝对准确，领导反复叮嘱我们要在短信内容起草、人员配备、流程操作、保密管理、安全保卫等各环节制定严格、缜密的制度，并不折不扣地遵照执行。短信平台启动后，我们按照短信内容审批机制、双人操作机制、一对一备岗机制、安全验证机制、预发送机制、信息回收删除机制、24小时专人值班制度等精细操作。会议第一天，几条提示短信都如期顺利发出，代表们的热烈回应也让我们备受鼓舞。会议第二天，第一次全体大会将召开，我们计划于早上7点整发出第一条短信，提示全天的会议安排。早上6点钟，操作员像第一天一样开启发送界面，输入用户名和密码，按规定将短信预发送给自己的手机。可是，1分钟、2分钟、3分钟过去了，手机没有任何反应。操作员马上拨通技术部门的电话，请技术人员赶来现场处理，同时反复关闭、开启手机和发送系统。当技术人员排查出原因，预发送的短信于6点57分成功出现在操作员手机上时，大家才稍微松了松一直高度紧绷的神经，然后马上着手准备7点整的正式发送任务。就这样，依靠一整套严密机制的有效保障和操作员的严格执行，6天会议期间，我们为820名代表，281名列席人员，103名新当选的市委委员、候补委员、市纪委委员成功发送会议时间、地点、议程以及团组通知、着装要求等短信49次共21279条，不仅为参会人员方便、快捷、准确地掌握会议信息提供了极大便利，也使参会人员直接感受到会议服务的贴心、温暖。

“慎易以避难、敬细以远大。”始终以如临深渊、如履薄冰的态度对待每一项会务工作，深耕细作、精雕细琢，以制度设计、制度安排、制度完善、制度衔接为会议服务中的新尝试、新情况、新做法保驾护航，竖起一堵堵“防火墙”。要于细微之处展示恪尽职守，于细节之间诠释忠诚担当。

【来源：秘书杂志(mishuzazhi)】