愿你成为办会高手

办会想少出错，做到这三点很重要

会务工作事项多、变化多、环节多，特别是大型会议，千头万绪、异常繁杂。如何做到心中有数、不出差错？结合实践中遇到的案例，我感到，办会应做到先行一步、多看一眼、深思一层。只有未雨绸缪，才能有效避免“败笔”。

先行一步

某局召开工作汇报会，在主客双方相互介绍的时候，发现席位牌出错，把客方某位同志名字中的“俊”打成了“佼”。尽管这位同志并不在意，还开玩笑帮工作人员解了围，但出现这样的低级失误，让会务工作人员倍感尴尬。事后查找原因，发现是工作人员送给打字员的客方名单上，手写的“俊”和“佼”比较相似，且会务工作人员在校对时思想上不够重视，未逐字审核，特别是忽略了会场布置检查环节，致使发生纰漏。

做好会务工作，要求我们务必先行一步。反思案例，如果会务工作人员提前到会场走一走、看一看，把席位安排、人员名单、会议材料等关键要素好好查一查、对一对，这样的低级失误是可以发现并避免的。若是召开大型会议，还有必要模拟会议召开情形，大到会场布置、议程安排、设施设备，小到会标席卡、材料摆放、进场路线，都要一一检查落实，对落实不到位或衔接不畅的，要及时发现、及时督促、及时整改，确保人员到位、责任到位。

多看一眼

某地召开电视电话会议，领导讲话时忽然卡壳，会议临时中断。设备室的工作人员手足无措，信号传输正常、音响设备正常、灯光照明正常……想启动应急措施都无从下手。迅速与主会场取得联系后才知道，原来是领导修订过的讲话稿缺失了最后几页。事后查明，造成这一重大失误的原因是工作人员打印讲话稿时，因时间仓促，没有发现打印机缺纸，打印后也未仔细翻阅一遍。一时的疏忽，给会议效果造成很大影响。

做好会务工作，要求我们务必多看一眼。反思案例，在日常工作中，打印页数较多的材料时，时常会出现空白页或打印不完整的情况。如果我们头脑中始终绷紧了这根弦，即使时间仓促，也会静下心来，再好好看一看。会议进行过程中，眼睛既要紧盯各项设备运转情况，又要安排专人现场跟踪会议进展，做好会场内外衔接工作，确保应变措施准确有效，保障会议万无一失。

深思一层

某系统举办全省运动会，离开幕还有一个小时，DVD播放机却突发故障，无法播出音乐。工作人员急出一身冷汗：眼看开幕式已经进入倒计时，音响师也联系不上，怎么办？按照应急预案，应准备两套播放设备，若所租场地部门没有，怎么办？好在大家急中生智，马上将工作人员分成两组，一组继续与场地音响管理部门联系，一组奔赴附近居民楼，挨家挨户去借播放机。后来正是从居民家里借到的两台播放机解了燃眉之急，避免了严重失误。

做好会务工作，要求我们务必深思一层。反思案例，万幸的是活动前工作人员对设备进行了再次检查，及时发现了故障。设想，如果故障发生在仪式举行的过程中，那就难以收场了。因此，我们在筹备大型会议活动前，应多想一想可能出现的突发情况，如设备故障、突然断电、交通拥堵等，事先形成应急方案，以免措手不及。会议结束后，应及时召开小结会议，从会议分组讨论、参会人员交流等情况中，总结有效做法，查找工作不足，形成改进措施，为下一次会务工作打好基础。

办会的“问、闻、稳”

会务工作好坏不仅影响会议质量和效果，而且关系机关形象。具备良好的办会习惯有助于会务工作者及时应对各种突发情况和问题，确保每一场会议都取得圆满成功。

问计于师

《论语》有言：“三人行，必有我师焉。”作为会务工作者，要谦逊低调、勤问善问。会议活动特别是重大会议活动涉及事项纷繁复杂，尽管组织者在会前已协调部署，但在会议筹办过程中仍有可能出现纰漏，这时办会者就要多请教、多请示、多汇报，特别是对一些似懂非懂、似是而非的问题，要打破砂锅问到底，切忌不闻不问，甚至擅作主张。

一次，在发会议通知的过程中，有关同志事先没有详细研究会议方案，也没有及时向领导和同事“取经”，特别是对负责同志和分管领导两者的区别没有完全理解，对参会单位数量也缺乏精细掌控。结果通知发出后，该来的单位没有来，不该到的领导却到了不少，会议现场出现混乱，最后只得通过增加席卡和座位的方式来补救。

闻机而动

《周易》有言：“几者动之微，吉之先见者也。君子见几而作，不俟终日。”就是说，看到事物发展变化的苗头应立即采取行动，不要等错误成形再作处置。会务工作者也应“见几而作”，培养危机意识，懂得闻机而动、当机立断，将各种问题消灭在萌芽状态。

一次大型会议，笔者在检查会场布置时，发现主席台话筒存在漏电情况，顺藤摸瓜揪出了会场内存在的部分线路老化问题，于是及时拆换线路，确保了会议的顺利进行。细节决定成败，办会成功与否就是100分和99分之间的差距。如何消除这一分的差距，注重危机意识的培养恐怕是会务工作者应养成的一个好习惯。

稳如泰山

清人翁同龢有副对联叫“每临大事有静气，不信今时无古贤”，说的是每当遇到重大事件时，要举止从容，沉着淡定。这也是一名优秀的会务工作者应当具备的特质。会场情况瞬息万变，越是遇到突发情况，会务工作者越要稳如泰山，有“泰山崩于前而色不变，麋鹿兴于左而目不瞬”的静气，及时形成解决问题的方案。

笔者印象最为深刻的一次会议，当时离开会还有五分钟，突然被告知一位领导不能前来，为避免主席台开“天窗”，影响整场会议效果，简单思考后，我当即决定调整主席台领导座次和位置，虽然会议因此推迟了几分钟，但对整场会议的成功起到了至关重要的作用。有人曾将办会比喻成打仗，筹办会议的同志就是指挥官，往往在关键时候越能沉得住气的一方越有可能赢得整场战役的胜利。

对会务工作者而言，能稳如泰山、动若脱兔应对各种情况与问题绝非一朝一夕之功，没有一场场会议的磨炼、一个个好习惯的养成，办会者的能力是强不起来的，“金刚钻”也是练不成的。

服务会议活动不可忽视九个关系

会议活动是(单字替换)委推动工作的重要载体，做好会议活动服务工作是(单字替换)委办公厅(室)的重要职责之一。本文结合工作实践，总结了做好这项工作需把握的九种关系。

兼顾“长”与“短”

做好年度计划。思路要清晰，计划要周全，重点要突出，疏密要有度，既要考虑到每年例行举行的会议活动或者特定年份举行的会议活动，还要结合地方实际，充分谋划年度举行的会议活动，按时间顺序拟制全年会议活动计划。

做好每月预安排。重在汇总信息、预排任务、落实责任，收集报审(单字替换)委、人大、政府、政协及(单字替换)委有关部委、政府有关部门拟举行的全市性会议活动，提纲挈领地对下月会议活动予以汇总安排，突出主要工作和重点任务。

做好每周执行安排。重在细化完善、查漏补缺、精准执行，明确各项会议活动的时间、地点、内容、出席领导、参会范围、场地布置、着装要求、新闻报道等具体事项，严格落实经过领导审批同意的方案，形成要素齐全、可具体操作的执行安排。

抓“大”不放“小”

谋大事，需要围绕中心、服务大局，从战略和全局的角度谋划会议活动，努力与领导同位、同向、同步思考问题，真正做到从大局出发、以大局为重、为大局服务，在会议活动主题、议程、参加人员等各个环节的设计上体现(单字替换)委战略部署和工作意图。

议小事，从细小的基础工作做起，积累大量的基础信息、背景资料，把会议活动方方面面的细节、节点了解清楚。比如谋划会议时，要收集汇总过去举行同类会议的情况、上级机关和兄弟省市举办同类会议的情况，了解会议主题、内容、议程、时间、地点、参加人员等详细情况，为谋划好本次会议提供重要参考。

知“上”又察“下”

知上情，要深入学习领会（中间的意思，一个名称替换）八项规定及其实施细则、《厉行节约反对浪费条例》等相关规定，将其中涉及会议活动的内容单独汇编成册，反复组织学习领会，做到内化于心、外化于形、实化于效。

察下情，需要了解基层实际情况，熟悉掌握辖区各行政区和(单字替换)委政府各部门的基本概况、职责分工和工作动态，让会议活动的安排不脱离实际。

“统”得起来，“分”得出去

工作统起来，严格按照精简规范会议活动的要求，切实做好重大会议活动的统筹协调，切实做到能不举办的会议活动坚决不举办，能以文电部署的不召开会议，能开电视电话会议的不集中开会，应以市级部门名义举办的不以市委、市政府名义举办，等等。

任务分出去，需要科学合理分解任务，把会议活动服务工作细化、量化、实化，落实到单位、到处室、到人员，做到环环相扣、闭环管理。

能当“主”角，甘当“配”角

当好主角，就是要当好牵头单位，做到统揽不包揽、到位不缺位。对重要会议，要当好穿起整个任务的主线和轴心，协调好配合单位不容易厘清责任的具体事务，检查落实大家容易忽略的关键环节、关键节点。

当好配角，就是要积极配合牵头单位，做到补位不越位、帮忙不添乱。对其他单位牵头的会议活动，必须服从安排，不论分配的任务是会议接待、现场布置，都要尽心尽力做好。

“热”情服务，“冷”处分歧

会议活动有大量琐碎、繁杂的事务性协调工作，有些是对上级单位和同级单位，但更多的是对下级单位，不论对哪一级，都要做到热情服务、真诚相待，尤其是对下级单位要做到相互尊重共事、互相商量办事。

一场会议活动，往往涉及多个单位和部门，相互之间掌握的信息量和思考问题角度不同，难免产生分歧。在协调处理这些问题时，不能主观臆断、偏听偏信，要保持冷静、换位思考，找出双方的分歧点，找准结合点，找到解决问题的最佳办法，才能做好“润滑油”和“黏合剂”。

不“破”不“立”，“破”而后“立”

破除惯性思维，关键要不为原有做法所束缚，不为传统模式所局限，破除不符合工作要求的惯例。对会议活动方面的文件进行集中清理，切实做到该废止的废止，该修改的修改，该合并的合并，确保与（中间的意思，一个名称替换）新出台文件精神保持一致，与工作实际相统一。

建立新的制度和规程，关键是要管用、可操作。认真研究会议活动的各项服务工作，分析特点，把握规律，开展流程化设计，特别是在一些工作细节上，将“口口相传”的经验做法总结提炼出来，将繁杂琐碎的具体事务，转变为清晰明确的“路线图”，使大家行事有据。

“稳”中求快，“快”中求稳

日常性会议活动数量多、任务重，服务工作关键在稳，要坚持高度负责的工作作风，细之又细、慎之又慎、精益求精，做到考虑问题思维缜密，办事程序规范周密，提供信息准确无误，保证会议活动万无一失。

紧急性会议活动突发性强，服务工作关键在快，要反应灵敏、机动灵活，在最短时间内领会领导意图，抓住关键内容，找到时间弹性系数最小的节点，合力调配工作力量，密切配合、分步实施。

“硬”件过关，“软”件过硬

硬件要过关，就是会议活动使用到的灯光、音响、空调、桌椅等硬件设备，必须管用、能用、好用。比如调音台和话筒，并不需要贪大求洋，而是在现有硬件的基础上，认真做好设备维护、保养和调试，确保举办会议时拉得出、用得上、不出问题。

软件要过硬，就是干部队伍素质要过硬。从事会议活动服务工作，不需要人人都是名校高材生，但一定要做到政 治清醒、立场坚定，对(单字替换)和人民绝对忠诚；严谨细致、务实高效，狠抓工作细节落实；立说立行、敢于担当，严格按规定和规则办事；廉洁自律、甘于奉献，专心致志、心无旁骛地工作。