秘书催办的沟通艺术：如何催领导，催同级，催下级？

催办是机关工作人员对需要处理的公文或事情，督促有关部门和有关人员落实办理，使该办的公文和事情能得到及时处理。它是各级机关工作人员经常遇到的一项工作。催办，有机关内部的催办和机关之间的催办，机关内部的催办也叫对内催办，主要是对承办部门（承办人）办复公文的情况进行查询、催促。机关之间的催办也叫对外催办，即催促受文（或其它事情）机关，尽快答复发文机关提出的问题或托办的事情，有利于工作的顺利开展。那么，机关工作人员怎样做好催办呢?

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催上级机关的方法

作为下级，催上级机关应当特别慎重，搞不好就会将关系弄僵，把事情搞糟。根据许多“老机关”的经验，催上级应以请示为主。具体方法是：

一、请求中有争辩。有些事情，下面焦急上面不急，催了多次仍难以奏效。遇到这种情况，作为下级机关人员，不妨采取“礼”中带“兵”的方法，在请求中适当地加以争辩，陈述催办的理由和事情的利害关系，力求使上级机关能够同情和理解，抓紧时间给予办理或答复。

比如，某单位拟定在“十一”前夕召开党委会，可是新调来的局长还不是党委委员，不便出席会议。于是党办按局党委的意旨向上级机关呈报了增补局长为局党委委员的请示，可离开会只有几天时间了，上级还未批下来，党办的同志就打电话催促，他们先向上级解释本局马上召开×届×次党委会，后又说明这位局长是调任的，如果他不是局党委委员，就没法召开会议，最后说：“如果近几天把我局的请示批下来，我们十分感谢上级对我们工作的支持。”上级机关的同志听后说：“既然这么急，你们为什么不早一点报请示?”局党办的同志说明道：“这位局长的命令是十天前接到的，人是前几天来报到的，我们还怎么急呢？！”这种“礼”中带“兵”的催促，终于奏了效。

二、坚持原则，据理催办。一般来说，越是上级机关，工作人员的思想觉悟和政策水平越高，职业修养越好，办事能力越强。但也有个别同志，自以为自己是“大机关”，说话口气大，办事架子大，摆出一副教训人的架势。在催促这样的同志时，弄不好就会发生冲突。但为了及时完成催办的事情，在极力避免冲突的前提下，仍然要采取摆事实讲道理的方法，针锋相对，据理催办。因为“真理”总是真理，它不会因人而异变成荒谬。

02

催领导的方法

一、呈报时，掺背景。机关人员为了使呈报的事项及时得到批复，在向领导呈报时，可以加上一个“时间”背景，其用意是暗示领导接到此事不要拖延，尽快考虑批复。

二、假请示，真提醒。这是当机关人员呈报的事项领导确实忘记后所常用的一种催办方法。如：“×部长，上面要我们汇报我部贯彻××号文件的情况，什么时候向他们报告?”表面看来这是请示，实际是在催促。

三、闲聊时，捎一声。有些催办的事项，在与领导闲聊时很自然地捎问一句，亦能达到较好的效果。

四、找领导，催领导。当有些事项不好直接催主管领导时，可以通过“请示”副职或部门领导让他们向主管领导捎话，这样往往可以提高催办的效率。

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催同级部门的方法

一、单刀直入。本机关各部门工作人员之间，朝夕相处，彼此熟悉了解，直接了当地谈公事一般都能接受。所以，只要运用和蔼的语言单刀直入地有什么催什么，便可达到预期的效果。

二、运用卡片。制作和运用催办卡片，既可以备忘，也比较规范，是机关内部催办的有效方法。催办卡片的制作方法是，用统一规格的纸张，内设交办部门（人），交办时间、要求完成时间、交办事项；承办部门（人）、办理时间、办理结果等栏目；并说明催办要求。

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催下级的方法

本着机关为基层服务的原则，上级机关在催办下级机关或基层时，既要督促他们抓紧落实，又要体谅他们的难处，而且要尽力给以帮助，催办下级的一般方法是：

一、催办和协办结合。一般讲，催办人员不直接处理、解决工作落实中的问题，大量的工作应由承接单位办理。这样有利于充分发挥下边的积极性，把事情办好。但催促下边时，由于各种因素的限制，也不能仅仅局限于催办。工作中，往往有些难度较大的问题，需要催办机关派人下去，协助基层处理；有些问题涉及面广，需要上级牵头，会同有关部门共同落实解决；对少数时间紧，要求高的重大问题，还需要催办人员直接协办。因此，催办下级时，应实行催办与协办相结合的方法，这样催办才能有效。

二、催办与检查结合。应当说，催办是一项并不轻松的工作。催办人员不能满足于领导交、自己催，交什么、催什么；领导没有交办的事就不想办，亦步亦趋，这样催办工作就会失去应有的活力。所以，机关人员要学会从被动服从转向主动服务，善于根据领导意图和指示精神，自觉、主动地开展工作，在抓好催办的同时，还要抓好检查，这是一项工作的两个方面，它们既有内在联系，又在工作内容、工作方法、效果等方面有所区别。现在需要弄清的是哪些问题还在催办中，同时也要搞好检查。根据以往的经验，基层中的新情况新问题比较多，对那些带有苗头性、倾向性的问题，都需要纳入检查范围，使单纯催办转向既抓催办又抓检查，由被动地完成一般性交办事项转向主动围绕中心工作和重大决策抓落实，从而深化催办效果，切实为基层解决实际问题。

三、催办与帮办结合。在催办过程中，上级机关对下级给予必要的帮助，把催办与帮办结合起来，做到催中有帮，以帮促催，进而完成催办任务。怎样实行催办与帮办的结合?一是对涉及面广的问题，帮助主要承办单位与其它有关部门牵线搭桥，为他们搞好协调服务；如果协调不成，可以“升级协调”，请领导出面解决。二是对规模小实际困难多的单位，协助他们与上级主管部门沟通，帮助解决实际问题。三是对承办单位三番五次催办也难以落实的一些问题，与他们共同研究，寻找解决问题的办法，并及时向领导汇报，为领导再行决策提供参谋意见，避免“一家梗阻，全线停滞的现象发生。”这样做，既可以达到催办的目的，又可使基层的同志增加对领导机关的信赖感，密切上下级关系。