秘书协调工作的艺术性

秘书工作在领导身边，置身于机关的核心部位，处于各种矛盾的交汇点，对上要向领导负责，对下要为基层做好服务工作，还要在机关内部搞好工作配合。为使上下左右全满意， 就需要高超的协调艺术。协调既是一门艺术，又是一门学问。在现代社会中，协调是一种广泛性的社会活动，协调能力已成为一种主要的公共关系能力。这种能力是现代人生活和生存之必需，秘书尤其需要这种能力。

秘书协调工作的对象

1.与主管领导的协调。这是指秘书与主要服务对象之间的工作联系和沟通。秘书要及时向领导报告工作，请求对某一问题的指示，以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。领导也要随时把自己的意图向秘书交待清楚，以便秘书更好地开展工作，有些特殊问题还要特别交待和提醒，以提高秘书的重视程度。秘书为了工作，应该将自己的一些想法向领导汇报，征询领导的意见或请求领导帮助，以取得行为上的某种一致。

2.与主管领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉的工作，由多个领导分管，需要多个领导协商解决，而领导之间的碰面需要一定的程序，有时要靠秘书做好先期的沟通和协调。这是一项比较复杂的工作。违背程序会被人挑理，而完全按程序走有时很可能会误事。

3.机关内部的协调。秘书的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才能完成，这是机 关内部职能分工的要求，这些工作的完成情况与秘书的人格魅力、工作精神和协调艺术等有关。如果秘书能做到主动协调而且协调得法，工作效果就好，反之，工作起来往往会不顺畅。

4.与基层单位的协调。基层单位是领导的管理对象，也是秘书的服务对象。秘书要把领导的意见传达给基层单位，针对他们的不满要做好说服解释工作，争取他们的理解和支持；对他们不合理的要求和不正确的意见要进行帮助教育，他们放弃自己的想法，执行领导的正确意见，与领导保持行动目标的一致。

5.与基层群众的协调。基层群众来找秘书一般有三种情况。一种是找领导办个人事情，这要看事情的重要程度和可能程度，能办的可以帮助协调办理；不能办的要用合理的理由解释说明。一种是上访告状，这往往要转到有关部门去处理。还有一种是咨询问题，秘书应认真对待，除了需要保密的机要情况外，要给来访者一个满意的答复；如果是自己不完全熟悉的问题，则要将来访者介绍给有关部门。

秘书协调工作的特点

秘书是为领导服务的，不是决策者，只能对事情的方向有所把握，而不能对事情的结果有所负责，因此，秘书的协调工作有其特殊性。

1.倾向性强。主要是在政治观点上要站在领导的立场上，以领导的意见为统领和出发点，努力使协调的事情向这个方向发展，在此基础上取得行为的一致性，否则就是失败的协调。 秘书在协调中必须坚决维护领导的权威和尊严，树立和捍卫领导和领导机关的威信，这是秘书协调工作的基本立场和原则，也是秘书必须严格遵守的政治纪律。

2.协调量大。秘书工作涉及方方面面，接触四面八方，与各种社会成员都要打交道，每项工作的开展都要协调，到什么地方都要征求意见、请求支持，工作量和工作难度都是比较大的。如果秘书所服务的领导有广泛的爱好或大量社交活动，秘书在安排领导活动时，更会增加许多的协调工作量。

3.艺术性强。秘书没有决策的权力，但要辅助领导决策；秘书不是领导，但要随时提醒领导，因此，秘书的协调工作要具有很强的政治性、很高的理性和可靠的效果，这是就其质量要求而言的。秘书在没有决策权力的情况下，要做到使领导满意，使相关人员满意，其困难程度可想而知。因此，秘书协调的艺术性要求非常高，这是优秀秘书应有的禀赋。

秘书协调工作的方式

秘书协调工作的方式很多，要根据协调对象和协调问题的难易程度灵活运用。常见的协调方式有以下几种：

1.请示式。秘书向领导请示工作，是下级对上级请求指示，要对领导尊重，虚心求教。

2.求助式。这是在需要借助其他部门处理问题时应遵循和运用的方式。要积极热情，态度恳切，有感召力。

3.协商式。对于涉及到多家职能部门的工作，可采取共同协作的方式。要态度坦诚，富于协作精神，有亲和力。

4.咨询式。这是在对相关业务及法律法规不清楚，需要相关组织或权威部门作出解释或给予答复时应遵循和运用的方式。要说明原委，意图明确，表达清楚，直截了当。

5.答复式。这是在对被咨询事项已有明确的意见时应遵循和运用的方式。只要不是保密范围内且应该解答的问题，要观点鲜明、态度明朗、干脆利落地表达准确，回答清楚。对尚没有明确处理意见的问题一般不予答复，一旦有了明确意见和结果则必须予以答复。

6.解释说明式。当某些事项的处理结果不能令协调对象满意，而目前情况下又没有很好的解决方式，需要向当事方进行解释和说明时应遵循和运用的协调方式。要讲清事实和实际情况，说明原委，尽到责任，争取谅解。

秘书协调工作的艺术性

秘书协调工作层次过多，情节过繁，困难较大，棘手事情较多，需要相 当高的艺术性和创造力，这是一个优秀秘书应有的基本功。秘书的协调艺术有一些共性的规律可以遵循，起码应重视以下几种艺术：

1.策划的艺术。策划的艺术是一种设计和规划的艺术，体现为事物发端时秘书对事物的整体把握能力和创新能力。同样一件事情，一般处理还是给予特殊的重视，其效果是完全不同的。秘书面对多且复杂的事物，首先要分清轻重缓急，对特别必要的事物要特殊处理，这就要从策划人手，进行高水平设计。如果缺乏这种才能，就会失去对事物的把握能力，使事物的处理偏离预期的效果。但要注意的是，秘书进行策划和设计要以领导对该问题的态度和倾向作为出发点，在符合这一原则的基础上进行组织和推进，不能用自己的主观意志加以干预。这不是个人色彩问题，而是组织原则问题。

2.切入的艺术。秘书的协调如何切人是一个比较棘手的问题,需要较高的艺术性。不同的切人方式会收到不同的效果。因此，有时要注意场合，烘托氛围，有时要绕一绕圈子，打一打圆场，有时要尽快向主题推进，有时则要放缓进度。关键在于把握好最佳时机，防止费了很大努力，做了很多铺垫，却因时机把握不准而功败垂成。

3.提问的艺术。在面对面协调时一定会有提问，提问也需要高超的艺术，不然就很难收到理想的效果。秘书的协调大多是在一种平和的环境中进行的，一般情况下双方都没有压力。 秘书应争取主动，驾驭气氛，环环深入，丝丝入扣，直到事情明了为止，切不可让对方反客为主而使自己陷于被动。如果对方不愿意回答或想回避问题，秘书要善于启发和引导，帮助对方打消顾虑，说出真实的想法。当然。个人隐私应回避。

4.回答的艺术。秘书同样也会接受协调对象的提问而说明一些需要说明的问题，解答一 些协调对象需要知晓的情况。回答问题也要讲究艺术。一方面要多讲原则性，少讲灵活性， 一般不要明确表态，不要把话讲得太绝对，要为领导处理问题留有余地和空间以便进退，不要让对方抓住口实和把柄而陷于被动。另一方面要对群众和协调对象负责，给人以信任感和安全感，有的放矢地讲事实和情理，对应该解决的问题要给人以满意的答复，对不能解决的问题要说明原因、态度明确，反对支支吾吾、敷衍了事。

5.收尾的艺术。协调之后怎样收尾。也有一个艺术问题。既要见好就收，顺其自然，适可而止，又不能使人感到突兀。如果协调的结果不很令人满意，更要掌握分寸和尺度，要有所铺垫，让对方有心理准备，接受起来 自然流畅，顺势而收。对于没有协调好的问题，要为再次的协调留下伏笔，保持协调工作的连续性。

来源：《秘书》2004年02期

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