时间管理组织依照场合分类的行动清单

　　之前一课提到，要养成加工杂事成为行动的习惯，但是当我们行动的数量越来越大，就遭遇到一个问题–要如何组织行动清单，达到最大的效益。在GTD中,是用场合来作为解决的工具。所谓场合，就是一般所说的工具及场地，有电脑的地方才能处理文书打字，有电话时才能打电话，当面沟通通常需要我们移动到特定地点，在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动，若是依照场合来整理，就可以很有效率，依照场合处理，就是一种批次处理的概念。
　　以我自己为例，我所有的杂事只加工成六种场合。设定场合是一件不大容易的事情，一般人其实都没有深思过自己到底有多少种场合的习惯，我的建议是，可以先照我的场合来分类，就算有增加，也不要超过七个。这样子才不会太过复杂，让自己分类时不记得应该要分类到哪一个场合中。OK，这就让我对我使用的场合一一的介绍。
　　1.  自己动手做
　　其实执行GTD久的人，都会避免亲自动手，以免把宝贵的时间花费在没有多大意义的事情上。自己动手作就要作品质最好的事情，所以我选择核心的能力相关事情才自己动手作，例如写作等。当然我也会安排足够的大块时间，一次到位迅速完成。
　　例如这篇文章，我预计写两个小时刊出，并公布在各个讨论区中，所以我会利用早晨的时间写作，一气呵成，这样子才能兼顾品质及效率。
　　2. 当面沟通
　　当面联络需要我们或别人在某个时间到达某个地点碰面，相当花时间，但另一方面来说，高品质人际关系互动，还是要靠当面沟通，这样才能建立信任及默契，逐步达到理性沟通的阶段。所以重点在事前准备，既确保沟通的品质，又可以让整个沟通的时间控制得宜。
　　例如说我办理的研习会，事前一定做了大量的工作，让整个研习会呈现出最好的品质，因为研习会的朋友来自四面八方，要聚会相当不易，我们精心准备的资料，能够和许多朋友建立信任及默契，这是一个很有效率的方式。和朋友碰面前，我也会事前准备该次会面要谈事情的备忘录，让双方能迅速切入重点，以免会面完了，却忘记对重要的问题达成共识。
　　3. 打电话或传简讯
　　有电话，手机才可以作的动作，我把打电话的清单都列在一起，有时间时，一次打完，这样就可以节省大量时间。除此之外，当传递的讯息量不大时，我会用传简讯的方式。打电话两个当事人要有空谈才行，属于一种同步的沟通，传简讯却不需要双方都有空，收简讯的一方有空再看即可，这是一种非同步的沟通。
　　科技工具可以协助我们用”大量的采取非同步”。当我们和他人互动，面对面的沟通或是打电话甚或是msn等，都需要大量时间，而且只能做到一对一的沟通。然而藉由工具非同步沟通，就是让我们和他人互动的时间不必是同时同刻，例如写书，寄发email，发表部落格文章或讨论区等，这些互动的方式，不仅让别人和自己沟通的时间不必同步，更能一次多人沟通，可以节省大量的时间。
　　4. 规划及思考
　　我也觉得规划及思考可以帮助节省大量的时间。我常常在研习会中举一个骑自行车爆胎的例子，如果我们自己推车去修理，这就属于自己动手做的范围，如果我们经过规划及思考，达成请别人帮我们推车去修理，又帮我们推回来（例如请开脚踏车店的家教学生推到他家的店，但是请他吃冰淇淋）的方式，这样就可以节省大量的时间。
　　多问自己问题，并想出解答的方式，我觉得是对规划及思考能力很好的训练。当我有些时间思考时，我就会拿出规划思考场合清单，好好思考一些悬而未决的事情。当有比较复杂的状况，我就用笔纸工具，画心智图或整理重点，有时也用一些电脑上的软体如mindmanager等。
　　5. 电脑前的工作
　　电脑是现代人的重要知识生产工具，写email，上网搜寻，安装软体，电脑文书处理等，都需要手边有台电脑才能执行，所以我们把电脑上面的工作整合在一个清单，就可以批次处理。
　　除此之外，也要注重重复性工作的效率性，以我将拍摄的相片上传到网站为例（我用苹果电脑），首先先由相机下载相片到iphoto，用一个叫做downsize的软体作缩减大小及加边框、浮水印的工作，最后用picasa的上传软体，上传的google的picasa网路相本中，整个流程相当流畅及省时，并可以批次处理大量相片。（处理 100张相片和处理10张得时间差不了多少），这就是科技工具的力量。
　　我的picasa相本范例
　　6. 阅读及写作
　　我自己很喜欢阅读，也有一个部落格，并针对时间管理主题长期写作，所以我会排定写文章的次序，这样子随时知道自己该读的书，该收集的资料，有时间时则努力写作。利用web 2.0分享及连结的概念，将自己的影响力扩大。
　　结语
　　行动要组织在合适的地方，如此我们才可以快速的浏览自己手边的工作。完整的工作清单，能够让我们清楚知道自己当前可以做的事情，大幅增加我们的工作效率，是一个很值的养成的习惯，我也要求自己，持之以恒的做好管理自己行动清单的工作，这样的益处是，对自己工作的现况有一个即时而可靠的了解，帮助我们面对这个变化快速的之世界。
　　接下来的课程我们会针对完整的行动清单作一个，并介绍一些我们还没有提及的清单，大家加油。
 

【来源：网络整理】