电子文件的收集与归档

随着信息技术的迅猛发展，机关、企事业单位、社会团体在生产管理和技术研发等活动中生成了很多电子文件，电子档案的概念也随之产生。目前，电子文件在收集、整理与归档等方面存在着比较多的问题，如果不加重视，将会造成档案资源的丢失。

一、电子文件收集过程中存在的问题

1.大部分单位在计算机上草拟文件都没有保存电子文件的草稿，这些电子文件草稿被修改后的文件所覆盖，就会造成文件起草过程中的断点，导致无法真实反映文件的历史情况。

2.纸质文件制发后，通过网络传输的电子文件便处于无人管理的状态，大部分单位未对这些电子文件进行妥善保管[1]。

3.没有及时对收到和发出的电子文件进行详细登记，难以查找核对。

4.电子文件的种类很多，除了文字性文件，还有视频文件、音频文件、多媒体技术制作的文件，由此导致两大问题：一是收集时只注重文件本身，没有将与这些电子文件相关的算法、软件、属性标识等一同作为收集对象，导致调用时无法打开。二是在收集过程中没有及时对这些电子文件进行分类和标注，给今后的保管和利用增加了工作量。

5.收集文件所用存储载体不安全。绝大部分单位的电子文件直接保存在硬盘存储器中，没有任何备份，也没有其他防护措施，如果系统与硬盘出现故障，或者服务器遭到病毒攻击，非常容易丢失数据[2]。有些单位虽将电子文件存储在光盘介质上，然而光盘易被破坏，对外界环境的要求也比较高，因而在可靠性和保管期限方面都存在较大问题[3]。

二、电子文件归档过程中存在的问题

1.归档方式不完善。许多单位只是将纸质文件整理归档，但是电子档案具有双重性质，单一的纸质档案归档形式并不完整，应该实行纸质文件与电子文件“双重归档”的管理模式。另一方面，在目前的办公自动化系统中，电子文件归档模块只涉及逻辑归档，而忽略了物理归档。一旦计算机信息系统崩溃或受到攻击，电子文件也会被损坏，甚至出现全部丢失的情况。

2.归档管理较集中。依据电子文件的特性，假如按照传统的管理办法把电子文件聚集到某一个档案馆进行管理，会产生较多难以解决的问题，比如档案馆很难承受设备的频繁更新，而设备更新一旦跟不上，就会影响电子文件利用的有效性。

3.归档过程中的安全性难以保证。网络是电子文件安全性难以得到保证的根源。物理归档暂且不论，电子文件的逻辑归档一般要通过网络进行，由于网络病毒与黑客防不胜防，加上电子文件具有易改性、易复制性，所以很难对电子文件的原始性作出认定。虽然有学者提出了诸如电子签名等手段，但在技术方面还存在很多难点。

4.长久保管较困难。多媒体技术的更新非常快，这就导致电子文件的生成技术和存储环境存在不稳定性。比如领导签批某个电子文件，大多是在字处理文本上签署有图形属性的手迹批示，还有一些则是口头批示。因为同一份文件中不同性质的信息被储存在不同的数据库中，这将导致电子文件失去了特殊的环境，也就失去了可读性。

三、加强电子文件收集、归档的对策

目前，人们还没有足够的能力使计算机与网络技术对电子文件的安全性给予全方位的保证，从这一点来看，电子文件似乎比传统文件更加“脆弱”。要想解决这一问题，首先要提高档案工作者的素质，这是电子文件管理的基础;其次应注意完善收集和归档工作，制定收集和归档工作的制度与原则，根据电子文件的特性提出管理电子文件的措施[4]。

1.“前端控制”电子文件。所谓“前端控制”即提前介入，就是对电子文件的管理从信息系统的源头开始，对档案的管理向前延伸到文件管理工作中去。为确保归档电子文件有效和完整，要从电子文件的形成开始进行妥善管理，定期把符合归档条件的电子文件信息进行联机传输，在计算机网络上进行集中管理，并按照档案管理所要求的固定格式将其存储到能够长期保存的脱机载体上。

2.“双重归档”电子文件。加盖印章和负责人签署是文件生效的标志，对于具有法律效力和凭证作用的文件，在现有的技术条件下应同时保存其纸质文件。鉴于电子文件的不稳定性和易修改性，应把电子文件制成硬拷贝进行存档，以保证电子文件数据的安全。对于情报价值较高且参考作用较大的档案，宜采用光盘、硬盘存档为主，纸质存档为辅的方法。对于凭证价值较高的档案，宜采用纸质存档为主，光盘、硬盘存档为辅的方法。这样不但能提高档案管理的效率，使馆藏得以优化，而且可以减少档案存储的空间，缓解库房紧张的压力。

3.集中管理电子文件。计算机信息管理部门是电子文件信息的聚集点，有一定的技术设备及人才条件，可以由其负责对本单位的信息管理工作进行统筹规划，对本单位工作中形成的具有保存价值的电子文件进行归档[5]。计算机信息管理部门在接收数据后，进行集中统一处理，再将汇总的数据传输给各业务管理部门共享;在每年新数据出现后，按照档案管理部门的统一要求对前期生成的数据进行鉴定、整理和编目，最后通过网络传输移交给档案管理部门统一保存，也可以直接存到光盘和移动硬盘上定期进行归档。

注释：

[1]杜新瑞《石油企业电子文件管理存在的问题及对策》，《档案管理》2008年第3期。

[2]陆晓波《电子文件的收集与归档管理刍议》，《档案与建设》2006年S1期。

[3]陈京美《电子文件与电子文档管理》，《电子产品可靠性与环境试验》2007年第5期。

[4]杨静、刘健《加强电子文件归档的思考》，《兰台世界》2006年第23期。

[5]齐国益《浅析电子文件的收集管理》，《林业勘察设计》2004年第2期。

(本文刊于《秘书》杂志2014年第7期。)

【来源：档案管理】