会“说话”的文件夹

办公室工作人员时常需要将各类文件进行归类整理，分出轻重缓急后再呈送领导。如何从细微处体现工作水准?我们在改进文件送阅方式中，借鉴了其他地区好的经验和做法，对文件夹进行了改造，使得原本呆板的文件夹居然会“说话”了。

我们在文件夹内侧贴上“红、蓝、黄、白”四种颜色纸条标识，根据文件涉密属性，又将每种颜色的文件夹分为涉密文件夹和普通文件夹，共制作出8种文件夹。红色较鲜艳，红色文件夹为“急件阅批夹”，内装需要马上办理的“急件”。蓝色较宁静，蓝色文件夹为“办件呈批夹”，内装不需要立即处理的“ 平件”。黄色较明亮，黄色文件夹为“文件文稿呈批夹”，内装需要签发的“送审件”。白色较清雅，白色文件夹为“文件呈阅夹”，内装没有时限要求甚至不需要领导作出签批意见的文件，如，“阅知件”“信访件”“信息简报”等。

将文件分别装入不同颜色的文件夹后，如何呈送给领导，同样也需要一点技巧。我们按照“先急后平”“先重后轻”和“红→蓝→黄→白”的顺序对文件进行摆放。“先急后平”，就是始终将红色文件夹放在所有文件夹的前面。“先重后轻”，就是把同类颜色文件夹中相对重要的文件放在前面。“红→蓝→黄→白”，就是在“先急后平”“先重后轻”的排序基础上，依次再对各种颜色的文件夹进行排序。便于领导在没有批阅文件前就可以从文件夹颜色、摆放顺序上，对文件紧急程度和数量有所了解。

通过用颜色对文件进行归类、排序，既让办文者做到心中有数，又能让领导一目了然;既保证了文件时效，又提高了办文效率。

【来源：秘书工作杂志（微信mishugongzuo）】