让信息工作成为秘书工作的亮点

【摘 要】信息工作是现代秘书工作的重要组成部分。秘书要不断提升自己的信息能力和信息创新意识，使信息工作成为秘书工作的亮点。

现代职场工作压力大、竞争激烈，秘书工作也是如此。对于秘书而言，要把工作做好、做出色，不但要能胜任传统的基础性工作———办文、办会、办事，还必须认识到信息工作的重要性，并使之成为秘书工作的亮点。也就是说，要想方设法使信息工作成为秘书工作中的一面旗帜，甚至成为秘书的核心竞争力之一，令其他岗位无法替代。秘书部门是一个单位(组织)联系上下、沟通八方的信息集散地，这样的工作性质以及秘书工作本身所具有的辅助性、服务性特点，也决定了秘书必须重视信息工作，认真做好信息工作。

一

信息工作如何成为亮点

信息工作要成为秘书工作中的亮点，应做到以下三个方面。

1

所提供的信息是有价值的

有人把信息工作比作寻宝，此说不无道理。什么样的信息是宝？领导关注的、认为有价值的信息就是宝。秘书要善于调用多种手段、通过各种途径找到有价值的信息，并进行归纳和提炼。比如从总结、汇报、调研报告等大量材料中找出带有普遍性的问题，总结出解决问题的最佳方法，这样的信息就是领导需要的信息，对领导决策有参考价值，能满足领导的需求。

2

所提供的信息是清晰、直观的

做好信息工作需要日积月累。在日常工作中，秘书应随时注意积累有用的信息。当然，只有量的积累远远不够，秘书还必须在信息的整理、编写上下功夫。比如，在信息的编写思路上要做到立意明确，主题鲜明，论据有力，标题生动准确、概括性强；在信息的编写技巧上要做到要素全、内容实、数字准、语言精、逻辑严。这样，才能使信息非常清晰、直观地呈现在领导面前。

3

所提供的信息是适时、有效的

信息报送是信息工作的一个重要环节，秘书要善于把握各类信息的报送节奏，最大限度地发挥出信息对领导决策的参考价值。比如，动态类信息要即时报送，亮点类信息要配合各阶段的工作重点报送。概括而言，就是要做到重点项目跟踪报，重点工作定期报，重点问题针对报，突发事件及时报，调研信息深度报，等等。

二

如何做好信息工作

秘书不但要成为领导的“信息库”，而且要把握好信息工作的“方向盘”。为此，必须不断提升自己的信息能力和信息创新意识。

1

信息能力

做好信息工作，秘书首先要具有强大的信息能力。秘书的信息能力包括信息获取能力、信息加工能力和信息运用能力。

(1)信息获取能力。秘书不但要充分掌握传统信息资源，包括文献信息资源和非文献信息资源，还要善于开发新的信息资源，比如以搜索引擎、数据库为代表的网络信息资源，从而及时、准确、全面地获取所需要的信息。秘书不但要充分利用单位(组织)建立的各种信息网络，还应掌握并建立自己的专属信息渠道。秘书应该做一个收集信息的有心人，使获取信息成为日常工作中的一种习惯，随时关注与所在单位(组织)、部门的业务紧密相关的动态信息，及时更新，使收集到的信息更具针对性。

(2)信息加工能力。信息加工就是对信息进行处理或组织，包括分类、核实、筛选、解析、预测等环节。其中，分类、核实和筛选是信息加工中的基础性工作，目的是把有价值的信息整理出来；解析和预测是信息加工中的增值性工作，需要秘书结合自身的知识、阅历、逻辑能力和思辨能力对信息进行深层次加工，是凸显秘书信息能力的重要环节。信息是否有价值，能否对领导决策起到参考作用，关键就看秘书在处理信息时能否“投领导所好”。

(3)信息运用能力。经过加工处理的信息凝聚着秘书的劳动，融入了秘书的思想与见解，是秘书信息工作成果的具体呈现。但秘书还有责任使信息在领导决策中真正发挥好协助、参谋作用。第一，要确保信息内容真实可靠、实事求是；第二，要确保信息“解渴”，紧扣领导的关注点，与领导的思路匹配；第三，要做好单位(组织)内部的信息传递工作，确保各部门之间信息资源的交流与共享；第四，要把握对外发布信息的“适度”原则，什么该发布、什么不该发布、公开到什么程度等细节都要考虑清楚，以避免因信息过度公开而使相关工作陷入被动。

2

信息创新意识

做好信息工作，使之成为秘书工作中的亮点，秘书还要具有强烈的信息创新意识。

(1)反应快。当今社会发展变化飞快，信息老化周期也大大缩短，秘书必须具有“抢信息”的意识，善于及时捕捉具有新意的信息。秘书应放开思路、开阔眼界，不但要抓住看得见、摸得着的常规信息，还要捕捉隐性信息，比如观念的转变、思想的变化、认识的升华等。

(2)思路清。秘书的主要工作内容———办文、办会、办事，都必须以信息工作为依托，都离不开对信息的获取、加工、转换、传递、存储等。因此，秘书要有清晰的信息工作思路，在日常工作中始终保持信息意识和信息观念，积极利用电子网络等挖掘、搜集、使用有助于领导决策、有助于自己开展工作的各种信息，善于从司空见惯的信息中看到差异，迅速选择和捕捉。

(3)方式新。信息化时代的到来不仅使信息量急剧增加，而且改变了秘书的信息工作方式。传统的办公设备和技术已经无法跟上时代的步伐，秘书需要借助计算机、网络技术等通讯设备和技术来处理信息，提高信息工作的效率和水平。这就要求秘书必须掌握现代化的信息处理技能，包括网络技术、基本的软件操作(如数据库软件操作)、通用的办公自动化软件操作(如文字处理、多媒体和网页制作)、通讯软件操作(如E-mail的传送管理、远程信息查询、上传与下载)等。秘书只有熟练掌握这些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地为领导服务。