“深改组”在行动！请看这则“请示”改成啥模样！

上周推送了一则《关于更正XXX同志出生年月信息的请示》的评析文章，其初衷主要是想指出其中的欠妥之处，给友友们做些友情提醒，希望在一些易错的问题上引起注意，重点没放在“改成怎样”上。事实上，这类公文也没有绝对的版本，只要符合逻辑、符合规范就好。不曾料想文章推出后不少朋友在后台留言，提出呈现改后版本供学习交流的期望。好吧，既然大家有这方面的需求，小编就从了吧~~EAD MORE

例文再现

关于更正XXX同志出生年月信息的请示

区委组织部：

2017年2月，工资网信息预警，提示我单位离岗待退干部XXX同志即将办理退休手续，按照相关规定及工作流程，区卫计局于2017年2月15日通知XXX本人，将于3月办理退休手续。

工资网显示：该同志出生年月为1957年2月2日，XXX对其出生年月信息提出异议，认为工资网显示的出生年月为农历日期，应以阳历日期为准办理退休手续。随后我局将此意见向组织部干部科汇报，请示组织部对该同志出生日期信息确认给予明确答复。

根据阴阳历换算，XXX阳历出生日期为：1957年3月3日。该同志将于2017年4月办理退休手续。该同志可否按阳历日期为准办理退休手续，请组织部给予书面答复。

当否，请批示。

经办人：XXX

2017年X月X日

【例文评析】

如若该请示确需行文，针对文件具体内容，提出如下修改意见：

1

标题要素需要补充齐备

按照《(单字替换)政机关公文处理工作条例》规定，公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。应加上发文机关名称“XX局”。这个为难题容易理解，不多说。

2

事由表述需要文题相符

标题中事由表述为“更正XXX同志出生年月信息”，而正文中请求事项为“该同志可否按阳历日期为准办理退休手续，请组织部给予书面答复”，两相比照，很明显，事由存在标题与正文不尽相符的问题，一个是请求更正信息，一个是请求按阳历日期办理退休手续。虽然两个请求事项之间存在较强的相关性，但结合有关政策法规和业务办理流程，这二者是不能完全等同的，是一个大问题下的不同环节的小问题，先办理好了第一个问题才能顺理成章地解决第二个问题。

3

事文种选用需要酌情确定

究竟用“请示”还是用“函”，需要根据发文机关与受文机关的关系而定。如果“XX局”与“区委组织部”系平级单位，则请求办理相关事项应使用“请批函”；如果二者存在上下级隶属关系，则应使用“请示”行文。从文件所述内容和相关背景来看，发文机关应为与“区委组织部”平级的“区XX局”。显然，平行机关之间应该使用“函”这个文种。

4

正文内容需要浓缩精炼

虽通篇文件并不算长，但啰嗦冗余之嫌仍在。比如，第一段表达XXX同志即将办理退休手续的意思便反复了两下，且陈述得太碎，将通知过程这些细节也在“请示”文件中赘述一番，确无必要，完全可以简要概述。

又如，第二段提到针对XXX同志认为办理退休应以阳历日期为准的问题，“向组织部干部科汇报，请示组织部对该同志出生日期信息确认给予明确答复”，这也属把问题复杂化的表现，其一，针对职工反映的问题，你单位向“区委组织部干部科”汇报并请示给予明确答复，却没有了后文，那你特意表述这一句话有几个意思？是想反映“干部科”对此不够重视、问题无果而终，还是想表达你单位是逐层逐级地汇报反映问题的，规矩意识很强？显然，这种画蛇添足的内容，不但没有把原本的问题讲清楚，反而滋生了新的问题。

再如，在公文用词上，也存在赘余的问题，“对该同志出生日期信息确认给予明确答复”中的“确认”和“给予明确答复”语义重复，可以精炼为“对该同志出生日期信息给予确认”；同样的问题还有“请组织部给予书面答复”，其中的“书面”显得多余、扎眼，一方面，你单位专门行文请求办理事项，受文单位自然要“以礼相待”、书面复函；另一方面，在“答复”前加个“书面”，难免有强调、要求之意，这让作为干部管理部门的“区委组织部”作何感想？此外，文末的“该同志可否按……请组织部给予书面答复”与结束语“当否，请批示”也属表义重复、语气啰嗦。当然，此文如以“函”行文，结束语自然要相应改为“特此致函，请即复为盼”或“此函，盼复”。

5

政策依据需要掌握清楚

根据原劳动和社会保障部《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》有关规定：“对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。要加强对居民身份证和职工档案的管理，严禁随意更改职工出生时间和编造档案”，干部档案的管理、出生年月信息的核定和退休日期等的审批，不是随便可以确定和批准改动的，更不是依个人的主观要求来随意调整的，而是要严格遵循国家有关政策规定来办理的。

文中所述“XXX对其出生年月信息提出异议，认为工资网显示的出生年月为农历日期，应以阳历日期为准办理退休手续。随后我局将此意见向组织部干部科汇报，请示组织部对该同志出生日期信息确认给予明确答复”，就显得发文单位缺乏对政策法规的理解与把握，对于职工提出的个人诉求，本单位组织人事部门并未把好信息审核与政策运用的第一道关，没有拿出自身的处理意见，而是“随后”马上向区委组织部提交问题，这不也是传声筒的做法吗？你单位的立场和态度在哪里？因此，行文之前，首要得了解清楚和消化政策，熟知了政策条文、掌握了政策依据，才便于顺畅地表达发文意图、达到发文目的。

6

行文口吻需要纠偏调整

文中转引述内容过多，要少以第三人称口吻表述，应站在发文机关的角度来表达行文目的和意图。文中反复提到“工资网信息预警，提示……”“工资网显示……”等，转引这些第三方信息过多，容易让人感觉发文机关职责范围内的工作做得不细致不到位，至少不是很主动、前瞻地开展工作，对职工的关心不是很周全，类似这种退休手续的办理都是通过网络平台的“预警”和职工个人的“异议”来推动的。这无论从人文关怀的角度还是工作作风的角度，都很难服人。

公文行文实践中，宜多使用第一人称的口吻，代表单位提出相关请求，这是公务机关履职为民服务的出发点。这些理念需要具体体现和落实到公文起草与办理的每一个环节中、每一项行动上。关于人称使用问题，通读这篇公文，不难发现，几乎都是用的“工资网”“区卫计局”“XXX同志”“该同志”等第三人称手法，仅有一处用了第一人称“我局”。叫人怎么能接受这是出自你单位亲自发文的事实呢？关于人称使用不当和人称变换无常的问题，是公文写作实践中常见易犯的现象，值得我们公文工作者引起高度重视和大力改观。

7

落款署名需要去私人化

公文之所以称之为“公文”，是因为它姓“公”，是公家与公家之间的往来文书，而非公家与私人或私人与私人之间的行文关系。这个“公”的属性自然首先要表现在“主送机关”与“发文机关署名”这两个公文要素上。文中的落款署的“经办人：XXX”,这显然违背了公文的起码要求，应改为发文机关全称或规范化简称“区XX局”。

【改文推介】

综合来看，这则“请示”文可改为如下这副摸样：

区XX局关于更正XXX同志出生年月信息的函

区委组织部：

我单位离岗待退干部XXX同志即将到龄退休。按照干部管理相关规定及工作流程，我局于2017年2月15日通知其本人，将于3月办理退休手续。但根据工资网所录数据显示，XXX同志出生年月为1957年2月2日。对此，该同志对其出生年月信息提出异议，认为工资网所录其出生年月为农历日期，应更正为阳历日期，并以阳历日期为准办理退休手续。我局经查阅干部档案、调查了解、反复核实，认为XXX同志反映情况属实，其出生年月信息1957年2月2日为农历日期，阳历日期为1957年3月3日。经与组织部干部科沟通，特请求将其出生年月信息更正为阳历日期，并按照国家关于职工退休管理的有关规定，于2017年4月办理退休手续。

专此致函，请予支持办理为感。

区XX局

2017年X月X日