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报告与请示的写作

以稿换稿】  作者: 佚名   来源: 作者原创   阅读 次 【    】【收藏

报告与请示是机关应用文中的两个常用文种。《国家行政机关公文处理办法》规定:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级机关请求指示、批准,用“请示”。

报告和请示属两个不同的文种,使用目的、写作要求都不相同。但在实际运用中,人们往往混淆两者的区别,在报告中有请示,在请示中有报告,甚至在公文标题中也写“请示报告”字样。虽经国务院主管部门三令五申,但是这种不规范的现象至今未绝。

报告和请示所以容易混淆,是由于它们有一些共同点和相似点:它们都是上行文,都是为了向上级机关联系工作,反映情况,陈述意见,都有一定的商洽性、陈述性。但它们也有不同之处:①请示着重请求上级解决、批准某个问题或某项工作,其内容要求上级批复或复函;而报告则着重于汇报工作,说明情况,提出建议,不要求上级机关批复。②请示的问题是未然事项,必须事先行文,不能先斩后奏。请示事项未获批准,不能生效;而报告则在工作之前、工作之中、工作之后都可行文,无需批准。

报告

(一)报告的类别

报告,是下级机关向上级机关报告工作、汇报情况、反映问题、提出建议的陈述性文件。按其内容一般可分为综合报告、专题报告、例行报告和回复报告等。综合报告是向上级机关汇报全面工作或几个方面的工作情况;专题报告内容比较单一,主要汇报某项工作或某个问题;例行报告是定时汇报工作;回复报告是答复上级机关查询的问题。按其性质又可分为呈报性报告和呈转性报告两类。呈报性报告使上级了解情况,便于指导工作;呈转性报告则是在呈报上级机关后,要求批转给有关部门参照执行的。

报告,在制发上不受时间的限制,可根据工作需要灵活运用。有的工作为了使上级机关在事前了解其计划、设想与意见,承办单位可在事前做出报告。有的工作当进行到一定程度时或告一段落后再写报告,对前一段工作的情况、取得的成绩、存在的问题,主要经验教训及对下一步工作的打算等做出汇报。有的报告则在工作任务完成以后制发,陈述内容主要是总结性的,使上级机关对工作有概括性了解。

(二)报告的写作特点及应注意的问题

1.报告是陈述性公文,表达方式以叙述为主。叙述详略关系到报告写作的质量。在概括叙述时,应把握住事物的本质,写出其全貌、过程。详述时,应细致清楚,真实反映事物的本来面貌,突出报告的中心。事实的叙述要明确而不繁琐。

2.报告大多是已然事态,因此要十分注意实事求是。有的报告不从本单位的实际情况出发,而是按社会上的时髦观点去剪裁本单位的工作实际。所谓经验、体会,常常不是从本单位工作中提炼概括出来的,而是套用外来的思想观点,截取本单位的个别例证,编在一起。看起来观点似乎不错,例证也是事实,但不真实。报告失真的另一个原因是以偏概全,扬善隐患,任意拔高。对工作中的失误或问题,或归于客观,或轻描谈写,能掩则掩,一带而过,这就使报告失去了其可靠价值。

3.报告虽以叙述为主,但也离不开发表议论,阐述观点。报告中的议论要从事实出发,有的放矢,起提纲挈领、画龙点睛的作用。不能凭借一点大发议论,更不能离开报告涉及的情况,无的放矢地引申发挥,空发议论。有的报告整篇都是干巴巴的说教,没有给人启迪的思想观点,没有能吸引人的典型材料,没有生动活泼的语言;有的则缺乏针对性,通篇是“放之四海而皆准”的大道理;还有的穿鞋戴帽,套话连篇。这样的报告,效果极差。克服的方法是坚持三不写,即没有充足材料的不写,没有理出明确观点的不写,没有典型意义的不写。

4.报告不得数事并报,严格要求一文一事。

5.报告不能附带请示事项,如有请示应另以“请示”行文。

6.报告应有明确的主送单位,有关部门可抄报、抄送,但不能与主送单位等量。

请示

请示,是下级机关请求上级机关或业务主管机关指示、审核或批准某一事项时使用的文种。有三个鲜明的特点:①必须是下级向上级行文。有的虽然不是直属上下级机关,但是属于业务主管机关。②必须是在自己主管范围内无法肯定或处理的事。既不能请示与自己职权无关的事,也要防止应自己处理并有条件有可能处理的事,也去请示。前者超越职权范围,后者则是矛盾上交,不负责任。③必须要求上级明确表态、批复。

什么情况下用“请示”呢?大致有如下几种情况:①涉及方针、政策界限等方面的重大问题,请求上级给予明确具体的解释;②在工作中遇到疑难问题,请求上级给予指示;③某项工作遇到新情况,需要上级支持;④工作中遇到新情况、新问题而无章可循;⑤本单位意见分歧,需上级做出裁决;⑥超出本机关职权处理范围的一切事项,如机构设置、人员编制、重大奖惩、财政支出、资产购置等;⑦因本单位情况特殊,难以执行上级的统一规定,需要变通处理的问题;⑧其它按上级规定应当请示的问题。

下面谈谈撰写请示应注意的问题:

1.要和报告区别开来。请示是请求性文件,虽然其中也可以反映情况, 陈述意见,但其目的不单纯是让上级了解情况,而是说明请求的理由,请求上级答复。目前,在机关行文中,常常把两者混淆,特别是结尾用语不加区别,有的报告后面也写“以上意见当否?请指示”。实际上常常得不到回音,原因就是报告不具有请示的功能,无需批示、批复。有的请示后面不写“请指示”、“请批复”、“请批准”等征询期复用语,而写“请审阅”、“请审查”等没有明显期复口气的结束语,这就和报告相混淆了。

2.标题必须规范化。标题首先要标明“请示”这个文种,同时,要用请示的“事由”去限制,说明是关于什么问题的请示。例如《中国烟草总公司关于设立卷烟销售公司的请示》,目标集中,使人一目了然。实际运用中,请示标题毛病很多,大致有三类:

第一类是“请示报告”式。例①××厂关于固定资产折旧出售的请示报告。以“请示报告”代替“请示”,是概念使用上的一种混乱;应把“报告”去掉。

第二类是“申请(请款)报告”式。例②××局关于更新锅炉设备的请款报告。③××食堂关于购置冷藏柜的申请报告。④××市财政局关于申请追加广播事业费预算指标的报告。这三例都把“请示”写成了“报告”,尽管以“申请”、“请款”为“报告”增加了内涵,但落脚点还是在“报告”上,没能很好地表达“请求指示和批准”的内涵。应分别把“请款”、“申请”去掉,把“报告”改为“请示”。

第三类是“申请——请示”式。例⑤××教育局关于申请追加教育经费的请示。则对概念做了无意义的限制,用“申请”限制“请示”,重复多余,应把“申请”去掉。

以上三类错误,有一定的普遍性,尤其是一些基层单位写的请示,这类错误较多,应引起足够的重视。有的把“请示”写成“意见”、“建议”,更是“题不对文”。

3.主送单位要明确。请示一般只能写一个主送单位,并要注意党政分开,业务归口的原则。根据机关的隶属关系和职权范围来确定请示的主送机关。受双重领导的要向直接领导机关请示,不要齐头报送,以免造成误会。或双方都不批,贻误工作;或双方都批而意见不一,难以执行。有些明知直接上级机关无权决定,而须由更高一层领导机关解决的问题,也应逐级上报,不能越级请示。

4.要内容单一,一文一事。请示公文切忌冗长,包罗万象。在一份请示内要求同时解决或批准多项工作问题,往往使上级机关不好处理,势必贻误工作,造成损失。

5.请示的问题,必须是工作中亟待解决的,理由必须充足,解决办法必须切实可行。有的请示,提出的问题并不是需要马上回复的。例如一份注明日期是1987年2月的请示,要求主管业务部门在做1988年计划时增加预算,理由是1987年预算过紧,预计1988年还要增加机构等等。1988年该机关是否增加机构,还要看1987年形势的发展,2月份只能预测,不能最后肯定下来,而当时也不是做来年预算的时机。因此,对这份请示,上级机关只好把它作为备忘录压下来。还有的请示,虽然是工作中急于解决的问题,理由也比较充足,但解决办法不明确、不具体,落实时容易产生偏差,发生混乱。因此被上级机关打回来,责成请示单位进一步调查研究,提出切实有效的办法后,再行请示。

6.请示的内容如涉及其它单位,必须事先进行协商,取得一致意见,然后才能行文。不要一面写请示,一面将未经正式批复同意的请示公文下发。

7.不要滥用请示。凡属本单位职权范围以内的又有章可循的问题,应积极负责地自行处理。有些问题,根据现在党和政府的方针政策或国家的财力物力,都属于难以解决的事情,不要把矛盾上交。因为这种请示,不可能达到解决问题的目的。

报告和请示是国家政治经济文化生活中经常运用的两个文种,必须按照国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》的规定,严格加以区分,发挥其应有的作用。

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