看文秘老师如何修改一篇请示

　　学员问题及材料：老师，我写了一篇请示材料，很久没有写材料了，感觉写得很差，请指导一下。

　　关于二厂区档案室配备空调、窗帘的请示

尊敬的厂领导：

　　二厂区档案室共有四间库房，配备有2台空调和1幅窗帘，根据档案库房技术管理暂行规定“档案库房的温度应控制在14～24℃”、“档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施”，还需配备2台空调和3幅窗帘。由于两个洗选厂合并，二厂区办公楼有大量闲置的空调及窗帘，希调剂2台空调和3幅窗帘到档案室。

　　当否，请批示。

　　2016年4月13日

　　老师点评：

　　1.文种写作指导：常规的请示文种在写作思路和框架上十分固定，需要我们认真记忆，在脑海里面形成固定的写作思维，具体来讲在逻辑上可以分为“工作背景——我的需求——提出建议”三个部分，牢牢记住老师以前教过的乞丐讨饭的故事，我很饿，三天没有吃饭了，请给我一碗饭，我吃了就走，绝不呆你家门口。其中，“我很饿，三天没有吃饭了”是工作背景、缘由，让上级知道你为什么请示；“请给我一碗饭”是提出请求的具体事项，这个部分必须写清楚，提出明确的工作要求和事项；“我吃了就走，绝不呆你家”是提出自己的工作建议，利于上级作出决策。

　　2.具体实例指导：以下是你正文部分的分析“（应该首先写事情的缘由，根据工作要求或者制度要求，需要配备相应标准的设施，然后过渡到目前的现实情况的说明）二厂区档案室共有四间库房，配备有2台空调和1幅窗帘，根据档案库房技术管理暂行规定“档案库房的温度应控制在14～24℃”、“档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施”（这个部分应该提前去写，首先提出来），还需配备2台空调和3幅窗帘。由于（是目前，不是由于，没有因果逻辑关系）两个洗选厂合并，二厂区办公楼有大量闲置的空调及窗帘，希调剂2台空调和3幅窗帘到档案室”（这个事情没有完，谁来做这个事情，是否需要其他迁移安装经费，都要一并考虑进来，不然公司同意了，发现没有钱去迁移安装，这个请示就不完整了）。

　　3.其他写作问题：这篇材料的高度不够，标题上你写的是配套空调、窗帘，实质是按照标准配备相应的档案管理设施，这是语句表达高度认识的问题，在正文里面才详细的写到空调和窗帘，在标题上高度写作要把握好。

　　4.今后学习建议：建议认真收看公文学堂关于请示写作的教学视频，从思路和框架上把请示写作吃透，真正做到有逻辑的写作，不要提笔语无伦次的堆积材料；要认真思考高度语句表达的问题，掌握公文写作中高度的特性，从规范、深度的角度写材料。

　　学员：老师，我根据你的指导，重新写了这篇请示，请你再给我点评一下，谢谢！

　　二厂区档案室关于按照标准配备相应的档案管理设施的请示

尊敬的厂领导：

　　根据档案库房技术管理规定，档案室应配备空调和窗帘等相应的设施，目前二厂区档案室共有4间库房，配备有2台空调和1幅窗帘，还需配备2台空调和3幅窗帘，现在两个洗选厂已合并，主厂设在一厂区，所有机关管理人员全部集中到一厂区办公，二厂区机关办公楼闲置了大量的空调和窗帘，希调剂2台空调和3幅窗帘到二厂区档案室，具体的拆卸安装工作和所产生的费用由二厂区服务站负责协调安排。

　　当否，请批示。

　　2016年4月13日

　　老师点评：

　　1.标题的修改意见：二厂区档案室关于按照标准配备管理设施的请示，把“相应的”去掉，做到语言精练。

　　2.称呼语的修改意见：请示是上报给公司，不是报给某个领导，我们行文是代表一个部门或单位行文，收文的也是单位，不是个人来帮你完成，所以“尊敬的厂领导”修改为“厂办公室”之类的上级管理部门。

　　3.正文的修改意见：根据档案库房技术管理规定，（每间）档案室都应（按照管理标准）配备空调和窗帘等设施，目前二厂区档案室共有4间库房，配备有2台空调和1幅窗帘，还需配备2台空调和3幅窗帘。目前两个洗选厂已合并，主厂设在一厂区，所有机关管理人员全部集中到一厂区办公，二厂区机关办公楼闲置了（一些的）空调和窗帘，希（望）调剂2台空调和3幅窗帘到二厂区档案室，具体的拆卸安装工作及费用由二厂区服务站负责协调安排。请看我括号中的修改内容，修改的目的是让语句表达更加完整、规范，将大量的改成一些，是让表达更加含蓄；将“希”增加个“望”字，是为了做好规范表达。

　　4.学习建议：经过指导在写作思路和方法上有了一些进步，但是受限于写作基础和经验，还是犯了一些不该出现的低级错误，希望能抽空看看请示的教学视频，打牢写作的基础。

【来源：公文写作黄埔军校】