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文稿撰拟

撰写汇报稿应把握和注意的几个问题

以稿换稿】  作者: 韩耀玉   来源: 应用写作 写作人生   阅读 次 【    】【收藏

写汇报稿的同志,都想使稿子得到好评、受到青睐。那么,什么样的汇报稿才算好呢?芽这个问题,不好笼统回答,因为文无定法。看一个汇报稿写得好不好,应从多个角度透视,用多种因素去衡量。一份好的汇报稿,至少应把握以下几个方面的问题。

一是定位准确,对味下笔

高明的医生总是对症下药,合格的厨师善于因人用料。同样道理,写汇报稿,也有个对味不对味的问题。这里说的定位准确,主要包括两层意思。一层是角色定位要准确,弄清由谁汇报,向谁汇报。这一点至关重要。同一个问题,主讲人的身份不同,汇报稿的具体要求也不一样。大家知道,因工作岗位、个人经历不一样,每个首长都有自己独特的领导艺术,在思维方法、工作特点和语言风格上差异性很大。可以说,一个领导一个特点、一种口味。给领导写汇报稿,就是按领导的特点和风格,把领导想讲的话用笔写出来,使领导在发言时节省时间,抓住重点,有条不紊地讲清问题。因此,起草过程中,既要贯彻主讲人的意图,又要体现其个性风格,这样成功率才能高。同时,还要搞清向谁汇报,这也非常关键。知道向谁汇报,便于定下汇报的大致基调。通常情况下,向直接上级汇报应尽量具体,向高级领导机关汇报应相对概括;向主管汇报,应多讲全局上的问题,向副职或部门领导汇报,应对其分管的工作有所倾斜;向机关汇报,则应多讲些闪光的思想、鲜活的事例等等。另一层是主题定位准确,弄清讲什么、从什么角度讲。领导机关听汇报,目的性非常强。准备汇报稿,应围绕上级的需要,正确回答问题。动笔之前,要通过认真领悟上级的预先通知、及时找上级工作组成员询问、跟踪友邻单位打探等途径,把上级领导机关想听点什么搞清楚,以便选定汇报主题。主题定下后,只是确定了汇报的大方向,角度汇报也不可忽视。比如,汇报我军根本职能教育,你是侧重汇报教育的具体做法,还是重点汇报搞好教育需要着力解决的问题,这两个角度,写起来是不完全一样的。对汇报角度,如果事先没有要求的话,那就要看是向哪一个层次的领导汇报,是在什么场合讲给谁听,由此来具体选定。如果不把上级要求弄清楚,单凭主观愿望去写,很可能会出现上级想听的没写到,不想听的笔墨用了不少,结果只能劳而无功。

二是重点突出,详略得当

这是写材料的共性要求。我觉得,在写汇报稿中体现这一要求,应做到:汇报所讲的思想要紧紧围绕主题展开,所涉及的内容要紧紧围绕主题确定,所用到的事例要紧紧围绕主题叙述,凡是与主题无关或者关系不大的东西,尽量不用或者少用。操作过程中,通常应这样把握:一般性的工作用笔可以粗略点,对重点工作、中心任务和大的活动,应当写得详细具体一些;听汇报者基本掌握了的情况用笔可以粗略点,对听汇报者不大了解的问题应当写得详细具体一些;相对较老的情况用笔可以粗略点,对上级关注的新问题应当写得详细具体一些;共性的面上的东西用笔可以粗略点,对具有本单位个性的特色工作应当写得详细具体一些。如:99年4月,军区工作组到旅调查研究,旅领导在汇报改进领导作风时,没有面面俱到地讲,而是紧紧围绕师改旅后领导机关职能变化的新特点,重点讲了实行“一线工作法”的六个环节:把树立第一责任意识作为实行“一线工作法”的思想基础;把蹲点代职作为实行“一线工作法”主要形式;把问题一个一个解决在连队作为实行“一线工作法”的基本要求;把上门服务作为实行“一线工作法”的直接体现;把建立必要制度作为实行“一线工作法”经常化的重要措施;把强化素质作为提高实行“一线工作法”质量的重要保证。由于突出了本单位的个性特点,给工作组打下了比较深的烙印。

三是注重分析,思想性强

思想观点是文字材料的灵魂。有人讲,一份好的材料,好素材、好思想、好语言,三者必居其二,但可以相对弱一点的决不是思想观点。写汇报稿同样如此。衡量一个汇报稿质量高不高、有没有价值,很重要的是看其思想观点是否正确、鲜明和深刻。汇报稿的思想性主要体现在两个方面:一方面,政治上不能出错。即材料阐述的思想观点不能与党的路线方针政策、国家的法律法规和上级的命令指示相悖。另一方面,能够给人以启发,使人听了豁然开朗。不少同志写汇报稿也常犯不注重分析、缺乏思想性的毛病,表现为:综合情况多,深入探讨少;空泛议论多,具体分析少;罗列现象多,揭示规律少。这是个大毛病,是导致汇报不成功的根本因素。汇报稿的思想性,体现在材料、事例和阐述的道理之中。同样一个问题,分析得好不好,其思想的深刻程度大不一样。小平同志南巡谈话之前,“左”的思想在一些领域、有的地方比较突出,当时有篇文章对“左”的思想表现作了这样的论述:“左”的东西对我们的束缚是非常严重的。你多宣传一点改革开放,他就会说“这会破坏来之不易的大好形势”,但是他没有想一想大好形势是怎么来的?芽你多引进一点外资,他就说“多一个外资企业,就多一份资本主义,威胁我们国家的性质。”你划点地方承包给外商去开发,他就说你“出卖主权,丧权辱国。”你多发展一点乡镇企业,他就说“乡镇企业是不正之风的风源,会腐蚀我们的党,腐蚀我们的干部”等等。这段话文字不长,但分析得很精辟,把“左”的表现、实质说得清清楚楚。写汇报稿过程中,怎样才能分析好?芽关键应把握三条:一要突出事物的个性,把特点剖析透;二要从具体入手,不能大而化之、太抽象;三要抓住本质,写深层次的东西,防止表象化。

四是评价客观,情况准确

汇报是向上反映情况、提供信息的,它直接为上级领导机关决策服务。如果情况失真,或出现偏差,就可能在全局上造成不良后果。写汇报稿的同志,一定要求真务实,凡写入汇报稿的内容都应真实准确,特别是涉及到数字、比例、评价之类的内容,更要准确无误。这就要求做到,一要求实,二要辩证。求实,就是说实话、报实情,一是一、二是二。反映的情况应当是真实的,而不是虚假的;列摆的现象,必须是客观存在的,决不能是个人虚构的;谈成绩、讲问题,务求恰如其分,对成绩不能随意拔高、扩大,对问题不能有意回避、掩饰,确保情况和信息真实可×。那种不深入调查研究,不作定性定量科学分析,凭主观想象写汇报的做法是非常错误、十分有害的。辩证,就是坚持两点论、两分法,切忌两个极端。讲成绩、摆问题、谈情况、查原因、拿对策,都要讲两面理,不搞绝对化。讲单位状况,既要报喜,又要报忧;分析形势,既要讲成绩,又要讲问题;谈一项工作,既要总结成功的经验,又要讲清失败的教训;陈述对某一问题的看法,既要反映正面的相同意见,又要说明反面的不同意见,使每一个问题、每一项工作都经得起实践和历史的检验。汇报工作中出现失真的问题,一种情况是有意的,这是个思想问题,另当别论。另一种情况是调查研究不够,掌握情况不准,只能在那里闭门造车。这样做势必造成汇报情况出偏差。通常情况下,领导头脑里装的都是些全局性的问题,对某个局部、某个环节、某个具体问题,不一定都掌握得那么详细,这就需要机关干部来弥补。作为首长外脑的机关干部,掌握情况一定要具体、详细,做到对每项工作的历史、现状和发展趋势,对每件事情发生的时间、地点、经过、涉及的人员、结果等都要了解的明明白白,一清二楚。不然的话,写汇报稿涉及到具体问题时就会抓瞎。

五是寓理于事,言之有物

有些汇报,之所以引不起共鸣,激不起兴奋点,不能打动人、感染人,原因是多方面的,其中很重要的一条就是言之无物,华而不实。汇报稿的最大特点,就在于注重用事实说话,寓理于事,以事明理,事理结合,以事为主。这样,讲起来才能有血有肉,听起来才能有滋有味。一篇好的汇报稿,需要有很强的思想性,没有这一条,肯定不是个高质量稿子。对这个问题,现在机关有些同志认识上有些片面,处理起来有点简单化。好像一讲有思想、有高度,就得把话说得大一些,造成通篇汇报稿都是空话、套话、官话。还有的为了显得有思想,刻意凑一些四六句,什么强化“四种意识”、增强“五性”、提高“六个能力”等等,词语堆砌一大串,里面却没有多少实家伙,让人听了不得要领。用事实说话,一方面,要注重作必要的量化分析。领导机关听情况,首要的是考虑对面上有没有普遍指导意义。汇报者,对所讲的问题作量的分析和比较,可以让上级领导机关看出你所讲的是个别现象、还是倾向性问题,是局部情况、还是全局性问题,以便确定取舍,区别对待。因此,写汇报稿时,可以量化的一定要量化,该用的比例一定要用,能用数字说明的问题,要把有关数字写清楚。数字虽然枯燥,但有些地方、有的时候,在说明问题上,有文字不可替代的作用。另一方面,要善于用典型事例说明问题。很多资深的机关干部都有一条共同的感受:材料要写得充实丰满、事理交融,就得重视运用典型事例。汇报稿,是面对面讲给上级领导机关听的,更要多讲具体事例。不然的话,就会显得干干巴巴,难以给人留下印象、打下烙印。运用事例,一要选择有典型性的,二要运用能够准确说明观点的。对所运用的事例,是概括写还是展开写,应当根据需要确定。注重用事实说话这方面,老一辈无产阶级革命家给我们树立了很好的榜样。陈云同志曾写过一篇《按中央规定留足自留地》的调查报告,全文共一千多字,通篇都是用事实阐明道理。其中,讲增加自留地的好处是这样写的,①可以补充口粮;②便于养猪积肥;③可以种些蔬菜、满足农民的需要;④农民可以赚些零用钱;⑤可以恢复和发展菜园。摆了这些事实,增加自留地的好处不言自明。

六是讲究分寸,把握好度

美国著名战将巴顿有一个很大的弱点就是讲话随便,因此吃了大苦头。1945年5月,巴顿在美国一个群众集会上发表演讲,快结束时,一个别有用心的记者采访他:“将军,您认为美国人加入民主党或共和党和德国人加入纳粹党有什么不同?芽”巴顿以为指的是办理入党手续,就随口应答:“没什么不同?选”谁也没有料到,这位记者第二天就在报上发表文章,题目竟是“巴顿声称,共和党、民主党与纳粹党没什么不同”。这一新闻很快传遍了整个美国和欧洲,引起了反法西斯人民的愤怒和美国政界的恐慌,在艾森豪威尔的要求下,巴顿不得不离开心爱的指挥岗位,后来,逐渐被美国政府疏远,直到完全脱离军队。可见,把握分寸是何等的重要。任何事物都有个度。写汇报稿,如果把握不好分寸,是很煞风景的。那么,写汇报稿,应在哪些方面把握分寸,怎样把握?芽我认为至少应在4个方面把握好分寸。第一,把握思想分寸要准确。领导汇报工作大都代表一个单位、一级组织,有着很强的导向性,汇报中涉及的任何观点、任何思想,都要与上级指示精神保持一致,绝对不能不讲政治,很随便地提一些思想和口号。尤其是对思想领域有争议的敏感问题,应尽量避开,即使是非讲不可,在提法上也要慎之又慎,防止出现偏差。第二,把握内容分寸要科学。对哪些该汇报,哪些不该汇报;哪些可以展开详细讲,哪些只能点到为止;对所讲的问题应当说到什么程度,都要很有数。实践证明,一些不成功的汇报,大都在内容设置上不够科学,没有把握好哪些该讲哪些不该讲的分寸。第三,把握语言分寸要贴切。写汇报稿,在文字表述上应简明、直接、准确,夸张、比喻、比拟、形容等修辞方法通常不宜使用。在用词上,要讲究通俗、朴实。用词太专业、过于规范化,不但讲起来不上口,还会给人造成卖弄的感觉。经验说明,写汇报稿,应尽量口语化,多用群众语言,这样汇报起来显得自然、流畅。在用语上,还要注意防止极端化,特别是在评价人、评价事、评价工作时,像“很”、“太”、“非常”、“好极了”、“糟透了”等副词,一般不要用,防止用过激言词、讲过头话。第四,把握时间分寸要适中。汇报时间,虽然由汇报者把握,但与汇报稿的长短有直接关系。有的同志认为,汇报稿短了没有份量,这是一种误解。其实,汇报的好不好,不是以汇报的长短来评判,而是要×内容取胜。内容好,写得短也有份量。相反,越长越不受欢迎。在时间把握上,如果听汇报人有具体的要求,要严格按照规定的时间规范汇报内容。若没有具体要求,也要根据上级领导机关在本单位总的活动时间来把握好汇报的时间;当几个人共同向上级汇报时,作为主汇报人要留出一定时间,让其他同志予以补充;还要注意留出让上级首长作指示的时间。总之,写汇报稿的同志,在计算汇报时间时,要留有余地,不要太满。不然的话,也会影响汇报效果。

在把握好上述问题的同时,以下几种“常见病”,在写作中应注意防止和克服,一是没有主线串引,内容散。表现为汇报的主题不突出,事无巨细,平均用力,汇报的内容都是工作过程与事例的堆积,主题不鲜明,主线不清晰;二是没有把握好主题,角度偏。汇报人偏离了汇报的主题,本来是了解一个方面的工作,却汇报了很多方面的情况。过多过细地写了与主题无关或关系不大的内容,该写的没写到,不该写的却展开了;三是没有归纳梳理,事例乱。想到哪里写到哪里,往往这个问题没讲完,又讲到了另一个问题上,使听汇报的人“丈二和尚摸不着头脑”;四是没有具体分析,讲得空。就道理讲道理,缺乏具体事例、具体数据、具体分析,原则来原则去,满篇大话、空话;五是没有提炼升华,思想浅。就事论事,缺乏思想性,没有从工作中总结和提炼带规律性的东西和给人以启迪的经验;六是没有个性特点,问题平。讲的都是共性问题,说的都是大路边上的话,本单位、本部门有特色的东西反映不出来;七是没有求实态度,情况假。不是实事求是地反映情况、客观公正地评价工作,而是有意拔高、掺水分,把点上的经验说成面上的成果,把个别人的成绩说成单位的普遍水平,甚至把想到的说成做到的等等,非常不严肃。上述问题,写汇报稿过程中应努力防止和克服。

(来源:《应用写作》2001年第4期)

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