公文中简称和统称的规范化

《党政机关公文处理工作条例》多次提到“规范化简称”，如发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称”，发文机关署名“署发文机关全称或者规范化简称”，在“主送机关”和“抄送机关”中都提到“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。笔者结合工作体会，谈谈公文中简称和统称的用法。

一、规范化简称

为了使表达简洁，人们常把一些形式上长而繁的名称或习用的短语用缩略形式替代，这些缩略形式就是简称，比如“党委”“政协”“奥运会”“彩电”“春晚”等。

简称来源于全称，是语言运用中一种经济省便的表达形式，是在长期的社会生活中约定俗成的结果。简称往往经历“临时组合→约定俗成规约化→词汇化”的过程，最终成为规范化简称。

国务院机构名称都有规定的简称，不能随意简化。国务院办公厅秘书局根据国务院机构设置及调整情况，不定期地对国务院机构的规范化简称作出修订，然后行文给各地，要求遵照执行，比如将“中华人民共和国国家发展和改革委员会”简称为“发展改革委”，将“中华人民共和国人力资源和社会保障部”简称为“人力资源社会保障部”，将“中华人民共和国住房和城乡建设部”简称为“住房城乡建设部”，将“国家质量监督检验检疫总局”简称为“质检总局”。国务院国资委对中央企业的规范化简称也作出有关规定，比如将“中国航天科技集团公司”简称为“航天科技”，将“中国航天科工集团公司”简称为“航天科工”，将“中国石油天然气集团公司”简称为“中国石油”，将“中国石油化工集团公司”简称为“中国石化”。

根据国务院机构的简称和地方政府机构的设置及调整情况，一些省、市政府办公厅(室)负责规范当地政府机构的简称，比如福建省政府办公厅对省政府各部门及部分机构的简称作出规定，将“福建省发展和改革委员会”简称为“省发改委”，将“福建省卫生和计划生育委员会”简称为“省卫计委”，将“福建省人力资源和社会保障厅”简称为“省人社厅”，将“福建省住房和城乡建设厅”简称为“省住建厅”等。

规范化简称在公文中可以直接使用。必须注意的是，地方政府各部门、各有关单位可以在公文中直接使用当地政府机构的规范化简称，但不能擅自更改上级机关的规范化简称，比如对省级机关、部门等可以使用“省发改委”“省人社厅”“省住建厅”等已作规范的简称，但不能依此类推，对国务院机构使用“国家发改委”“人社部”“住建部”等不规范的简称。

二、非规范化简称

非规范化简称是指临时性的简称，在公文中不能直接使用，而应当先作出说明，即第一次用全称，并注明简称。非规范化简称一般只能在特定公文里才能明确其所指。比如“条例”作为简称，我们无法知道它到底指的是哪一部条例，可能是《中华人民共和国政府信息公开条例》，也可能是《党政机关公文处理工作条例》,还可能是《党政机关厉行节约反对浪费条例》等，所以在公文中，只有当某一部具体的条例全称之后标注了“以下简称《条例》”的说明文字，才可以使用这一简称。

三、统称

统称是一种概括的指称，是把若干个属于同一类型的事物归纳为一个概念，比如“飞行器”是对能够在空中飞行的机器或装置的统称，包括飞机、火箭、人造卫星、宇宙飞船等。同类型机关的统称常用于公文的主送机关、抄送机关或正文中，比如，“省政府各部门、各直属机构”是对省人民政府各组成部门、各直属特设机构、各直属机构的统称，“各市、县(区)政府”是对各设区的市人民政府、县级市人民政府、县人民政府、区人民政府的统称，而“县(市、区)政府”是对县级市人民政府、县人民政府、区人民政府的统称。

四、简称的标注

公文中使用简称时，应使用规范化简称；否则，要先用全称，再用简称，并用括号加以注明。比如《党政机关公文处理工作条例》第一条：“为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称党政机关)工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。”其中第一次使用“中国共产党机关和国家行政机关”时先用全称并用括号注明“以下简称党政机关”，再用时直接用简称“党政机关”。值得注意的是，其中的简称“党政机关”没有加引号。

关于标注“以下简称……”时要不要加引号，笔者查阅了许多资料，没有找到相关规定，但在一些国家法规条文中发现了答案。试看《出版管理条例》和《境外投资管理办法》的一些条文(见文中划线部分)：

出版管理条例

第六条　国务院出版行政主管部门负责全国的出版活动的监督管理工作。国务院其他有关部门按照国务院规定的职责分工，负责有关的出版活动的监督管理工作。

县级以上地方各级人民政府负责出版管理的部门(以下简称出版行政主管部门)负责本行政区域内出版活动的监督管理工作。县级以上地方各级人民政府其他有关部门在各自的职责范围内，负责有关的出版活动的监督管理工作。

第七条　出版行政主管部门根据已经取得的违法嫌疑证据或者举报，对涉嫌违法从事出版物出版、印刷或者复制、进口、发行等活动的行为进行查处时，可以检查与涉嫌违法活动有关的物品和经营场所；对有证据证明是与违法活动有关的物品，可以查封或者扣押。

第八条　出版行业的社会团体按照其章程，在出版行政主管部门的指导下，实行自律管理。

境外投资管理办法

第八条　商务部和省级商务主管部门应当依法办理备案和核准，提高办事效率，提供优质服务。

商务部和省级商务主管部门通过“境外投资管理系统”(以下简称“管理系统”)对企业境外投资进行管理，并向获得备案或核准的企业颁发《企业境外投资证书》(以下简称《证书》，样式见附件1)。《证书》由商务部和省级商务主管部门分别印制并盖章，实行统一编码管理。

《证书》是企业境外投资获得备案或核准的凭证，按照境外投资最终目的地颁发。

第九条　对属于备案情形的境外投资，中央企业报商务部备案；地方企业报所在地省级商务主管部门备案。

中央企业和地方企业通过“管理系统”按要求填写并打印《境外投资备案表》(以下简称《备案表》，样式见附件2)，加盖印章后，连同企业营业执照复印件分别报商务部或省级商务主管部门备案。

《备案表》填写如实、完整、符合法定形式，且企业在《备案表》中声明其境外投资无本办法第四条所列情形的，商务部或省级商务主管部门应当自收到《备案表》之日起3个工作日内予以备案并颁发《证书》。企业不如实、完整填报《备案表》的，商务部或省级商务主管部门不予备案。

在《出版管理条例》的第六条中有“以下简称出版行政主管部门”的表述，第七条、第八条中用到简称“出版行政主管部门”时并没有加引号。《境外投资管理办法》第八条中有“以下简称‘管理系统’”的表述，在第九条中用到简称“管理系统”时有引号；而第八条、第九条中的《证书》和《备案表》，无论是标注简称还是引用简称，都没有在书名号外再加引号。

总之，标注简称要根据所引用的内容来决定是否加引号。具体来说，引用简称时加引号，标注简称时也要加引号；引用简称时没有加引号，标注简称时就不要加引号；引用简称时书名号外没有加引号，标注简称时书名号外也不要加引号。国家标准《标点符号用法》(GB/T15834—2011)“书名号”下的示例也印证了这一说法。示例“我读了《念青唐古拉山脉纪行》一文(以下简称《念》)，收获很大”，其中“以下简称《念》”中的“《念》”并没有加引号。

公文中使用简称，能节省篇幅，使文字流畅，易读易记。但是使用简称，应仔细推敲，做到准确规范，切忌主观随意。

(本文刊于《秘书》杂志2017年第5期。)

【来源：秘书杂志(mishuzazhi)】