公文页码标注常见问题

在(单字替换)和国家以往发布的公文处理法规中，页码一直没有被列为公文格式的组成要素。《(单字替换)政机关公文处理工作条例》(2012年4月16日（组织的简称，你可以根据上下文的意思进行准确的替换）办公厅和国务院办公厅联合印发，以下简称“《条例》”)以及《(单字替换)政机关公文格式》(GB/T*9704—2012，以下简称“《格式》”)首次将页码列入，并规定其用以表明公文页数顺序号。

页码是公文的重要组成部分，是保证公文完整性和有效性的标志之一。在公文中标注页码，有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订，甚至有助于公文的防伪。但实际工作中，在页码的标注方面存在不少问题。

01

字体字号不合规

按照《格式》的规定，公文的页码应当使用4号半角宋体阿拉伯数字。有些单位制发公文比较随意，有用3号字的，有用仿宋体字或者其他字体的。必须明确的是，公文格式讲究统一和规范，每一个格式要素均有对应的标注要求，任何单位都不能独出心裁。

02

标注位置不当

公文有别于一般文章和文艺作品，讲究体式规范，每一个格式要素在文面上均有特定的位置。一般文章和文艺作品将页码置于版心的正下方居中，也可以置于版心的右下侧、左下侧以及左上侧、右上侧，甚至置于翻口的中间位置，以求美观，彰显个性，吸引读者。但公文是办理公务的工具，公文中的页码必须按规定进行标注。《格式》要求，公文页码应当编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线与页码之间空1个半角空格的距离；一字线上距版心下边缘7mm。单页码右边的一字线居右空1字，双页码左边的一字线居左空1字。这样的规定从纵、横两个方向确定页码位置，保证页码标注位置的准确性。在页码两边各放置一条一字线，是公文页码标注的特定规则，主要是为了美观和阅读方便。实际工作中有一些公文的页码标注得非常随意，既不统一，也显得很不规范。

03

空白页标注页码

按照《格式》的规定，公文版记中的最后一个要素(印发机关和印发日期)要位于末条分隔线之上，而末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。据此可见，版记置于公文的最后一面。由于公文是双面印制，版记前面可能会出现空白页，而且空白页最多可能有3页。根据《格式》的规定，当公文中出现空白页时，空白页和版记页均不标注页码。也就是说，页码只标注到公文主体部分结束的那一页。但在实际工作中，有些单位无视这些规定，在空白页和版记页一律标注页码。

04

单独标注附件页码

附件是公文正文的说明、补充或者参考材料，是公文正文的有机组成部分，与正文具有同等效力。《格式》规定，附件应当另面编排，也就是说，无论其前一面留有多少空白，均不能接着排附件。附件应当处于版记页之前，根据规定，如无特殊情况，应当与主件一起装订，并且页码应当连续编排。实际工作中，有些单位为附件单独标注页码，使附件与主件隔离，这是不规范的。还有的单位虽然将正文和附件的页码连续标注，但在版记页排有文字的情况下，未将页码标至版记页，也是不合规范的。

05

在信函格式公文的首页标注页码

信函格式是公文的一种特定格式。与公文的标准格式相比，信函格式相对简单，易于操作。但需要注意的是，信函格式公文的首页不显示页码，也就是说，其页码由第2页开始标注。这是信函格式公文与标准格式公文的一个显著差异，必须加以区分。实际工作中有些单位制发的信函格式公文在首页标注页码，也是不合规范的。

06

遗漏页码

公文中标注页码便于公文的查询、引用和统计、检索，因此公文的页码具有不可替代的重要作用。正式公文一概不得缺漏页码，必须按有关标准规范标注，以确保行文的规范化和严肃性。有的单位印制的公文根本没有页码，显得很随意，与公文法规和公文格式国家标准的规定相去甚远，必须加以纠正。

(本文刊于《秘书》杂志2017年第7期。)