关于开会

    不知不觉地，直行的灯已经变绿了。今天，左拐弯道上又是一个个直行的车子飞驰而过。不过，我还是按心的走直行的道。一想到交警"随时"可以按"规矩"办事，我得到的是一分坦然。
    开会
    会，人人都开过。对会议的那种无休止的争论，而最后却不了了之的结果，我想，很多人都不会陌生。浪费时间不说，没有结果的时间浪费总会有一些失望。
    开会的内涵不外乎两类。其一，开什么样的会；其二，怎么开会。前者谈的是内容，后者谈的是形式。中国人的习惯思维里，常常是内容大于形式。"搞形式主义不行"，这常成为人们的一句口头禅，其实不然。
    内容固然重要。公司出现迟到早退现象，办公室需要开会研究改进措施；项目出现资金问题，财务部需要拿出解决方案，这些都不错。问题是这些会应当怎么开，实际上决定了这个会议应当不应当开。
    我的一位从事制造业的朋友陈总，上个月邀请我给他们公司讲讲企业管理。据说，这是这个企业一个月内第三次邀请"外面人"来给企业员工上课。从邀请"外面人"上课的次数可以感到问题已经有些紧迫了。上课之前，我给陈总提了个建议，能否自己先听听"课"，听听大家怎么说的，找到了问题才可以对症下药。陈总欣然同意。
    陈总专门安排了一次中层干部的工作问题汇报会。开场白里，陈总花了十分钟谈了形势，谈了任务，然后轮到各位部门经理做工作汇报。
    销售部经理首先发言。他认为产品的供应链出了些问题，影响了产品到达网点的速度。同时对广告的投入和产生的实际效果也提出质疑。管理仓储的主任认为过多的产品积压影响了出仓的效率也增加了成本。产品质量部提出流水线的生产环节有漏洞，急需改进。广告部则强调把户外广告一并纳入季度考核范围，不合理的原因是市政的道路建设影响了广告牌的发放。
    会议开了一个小时。我粗算了一下，不下十来个问题。会议在激烈的争吵的余声中结束。
    每个部门都从各自的角度出发，提出了自己需要解决的问题，但争吵的结果是，没有一个问题得到实质性的解决。
    出现了问题，开会是解决问题的方法之一，但今天的会应该不应该开，答案是否定的。因为开会的形式不对。我对陈总直言：解决公司的问题不妨从学习开会开始。
    为此，我给陈总就关于开会的形式提了几点建议：每次开会只讨论一个问题，或一个问题讨论结束后再讨论另一个问题；每次会议前必须把讨论问题的材料发给每个参会人员；每次会议每一个人发言不应该超过五分钟，每次会议不超过60分钟；应当避免参会者之间的争执和正面对抗，只对事，不对人；会议要有纪要，与会人员应在会议结束的二十四小时内收到文字的会议纪要；最后，只开解决问题的会，可开可不开的会一律不开。
    我的这些建议受到了陈总的采纳。上个星期，陈总电话邀请我吃饭，以示谢意。他告诉我，建议初见成效，普遍反映很好，工作效率大为提高。
    其实，这种开会的方式并不是我的发明。
    100多年前的美国南北战争时期，有一位年仅25岁的西点军人亨利•马丁•罗伯特（HenrymartynRobert）（注），他发现人们常常为了问题而开会，而又因为意见的分歧和无休止的争论而使开会无果而终。为此，他下决心写一本怎么开会的书，并自己花钱帮助出版和发行。此后三十年间，这样一本关于开会规则的小册子卖出了200多万册，成为美国开会的标准手册。这就是今天在美国流行的《罗伯特议事规则》（Robert'sRulesofOrder）。它的基本理念是，当人人对自己的需求表达意见时，就不可能出现意见一致的局面。要保护大多数人的意见，又要尊重少数人的意见，既要公平又要有效率，就要有一个议事的规则。为此，他倡导开会中应当遵循的规则：多数人与少数人的平衡规则，辩论规则，权力制约规则，议题逐个讨论规则，等等。这样一套朴素，易懂，而且实用的规则，逐渐成为美国人开会的准则，时至今日，甚至已经成为人们工作中开会的习惯。
    刚到美国求学那会儿，我喜欢看电视，其中一个频道--公共频道，是我特别喜爱的。其实，这只是一个开会的频道，一个参议院和众议院开会的现场实况，白天晚上都在直播或者重播，其中大多数的镜头都是对着那些滔滔不绝，慷慨激昂的议员们的发言场面。我知道两院经常开会，经常为一些问题进行辩论，这些辩论会还会对大众开放。长久的关注这个直播场面，我发现会议自始至终井井有条，我不由的纳闷：如此复杂的问题所进行的公开辩论，它是怎么做到的呢？进一步的了解才知道，这样的辩论会走的是一套程序，而且是一套经过讨论，争论，甚至辩论后才达到一致的程序。比如说执行主席，不对会议发言，而只是对会议的程序负责；每个发言者只有15分钟的发言权，超时需要向大会的执行主席申请延时，获得批准后才能继续发言；每次开会只讨论一个问题：对问题的看法不论是赞成还是反对，不可针对其他人而只是对大会执行主席陈述，等等。这种程序保证了每一个人都有平等的表达自己意见的机会，只有当公开的程序完成后，反映最终结果的投票才能显出公正公开和透明，而其结果也常常是一目了然的。
    当然，这样的走程序的做法比起个人独断的方式显然费力也费时，但奇怪的是，西方大众传媒的理论研究者都支持这种看似效率低下的流程，并贯彻于西方社会的现实会议之中。其理论的核心是：会议的流程而不是结果决定会议的质量，民主是程序而不是结果。
    我们需要制订规则，然后培育出遵守规则的习惯，而这种规则和习惯可以从学习开会开始。
    注：亨利•马丁•罗伯特将军，生于1873年5月2日，是一位美国陆军工程兵长官。《罗伯特议事规则》就是以他的名字命名的。这套议事规则已经为数以百万计的会计带来了秩序和效率。《罗伯特议事规则》于1876年2月19日出版。1901年罗伯特将军退役后开始从事工程咨询工作，并把生命的最后10年全部奉献给议事规则的编撰事业。罗伯特将军于1923年5月11日逝世。