再谈如何做好会务工作

会务工作的繁简，与会议的内容、级别有一定关系。一般来说，会议规模越大、规格越高、内容越重要，会务工作的内容就越多，难度也越大。本文主要就中型以上规模会议的会务工作作一概述。

会务工作内容

(一)会前精心筹备

1.确定会议议题。议题或由领导提出，或由秘书拟订，但必须目标明确，即通过会议解决什么问题，达到什么目的。如果是秘书拟订会议议题，应及时送领导审核，最好准备一些预备议题，但切记，送审的议题必须成熟。

2.做好经费预算。会议经费包括场地租用费、会议用品费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费、交通费等。会议经费预算一定要本着节俭办会的原则，尽量降低会议成本，但也要注意留有余地，具有一定的弹性，关键是把握好度。

3.排定会议议程和日程。会议议程是对会议议题顺序的安排，应当简明扼要。会议日程是与会议有关的所有环节在具体时间上的安排，一般采用表格式，一定要做到明确、具体、准确、无误，使与会者一目了然。下面是一个会议日程安排表：

2月18日 预备会议

2月19日 正式会议

2月20日 会议结束

这个日程安排表并没有将相关信息完整准确地表达出来。下面是修改后的会议日程安排表：

4.确定与会人员。按照会议既定的规格、档次及内容确定与会人员。不要动不动请上一堆“名人”，或与会议主题毫无关系的领导，这样做会给会议的组织者增加会务工作量，而且不符合节俭办会的原则。

5.发送会议通知。发送会议通知一定要注意细节，尽可能通知到与会人员本人。因无法通知到本人而请别人代为转交的，应做好会议通知的签收记录，必要时再作确认，以确保每位与会人员都能准时到会。

6.准备会议材料。准备会议材料是会前工作的一项重要内容，一般包括两个方面，一是与会领导讲话稿等文件材料的起草，二是会议文件的复印及分装。需要特别注意的是，领导讲话稿一定要提前拟好，让领导有足够的时间审读、修改和熟悉讲话稿内容，以免仓促发言。分装会议文件时要做好分工，防止出现重复或遗漏的错误。

7.做好会场管理。这主要包括会场的布置、会议用品的准备、会议设施的调试等。会场的布置包括主席台的布置，与会人员座次席的安排，会场装饰(具体依会议的性质及会议的要求而定)。会场布置以简单大方、主题突出为原则。会议用品的准备一般包括会议必备用品的准备，比如文具、桌椅、台布、茶具，以及扩音、照明、照相、录像、通讯设备等;还有特殊用品的准备，比如选举会议需要准备投票箱、选票，表彰会议需要准备奖品及领奖时的背景音乐，专业会议需要准备幻灯机、投影仪，谈判会议需要准备签字笔，等等。这些用品必须提前送到会场，并由专人负责。会议用品可适当多准备一些，以备应急之用。

8.安排事务性工作。这主要包括迎送、用车、食宿等后勤保障以及医疗、参观访问、文化生活等的安排，这些工作须同与会人员充分沟通，提前做好，并细化至每个人。

(二)会中协调管理

会中主要做好三方面工作。

1.做好签到工作。会议签到用品以及发放的会议文件和文具等一定要准备充足，并由专人负责。

2.做好设备保障工作。要时时监控会场内的音响、灯光、网络以及安全设施的运行状态，确保设备正常运行，一旦出现故障，能在第一时间恢复正常。

3.做好会议记录工作。做好文字记录的同时，最好用录音笔或录像设备等进行实况记录，以便会后整理及资料的保存。

(三)会后总结反馈

会议结束并不意味着会务工作的终结，秘书还要做好会议文件的清退和收集、会议纪要的整理、会后信息反馈，以及会议资料的立卷归档等工作。具体来说，有保密要求的文件必须尽快收回，需要汇总的资料及时汇总，对会议前后产生的文字、声像材料进行分类归档，同时做好会后督办与反馈工作。

会务工作技巧

会务工作琐碎繁杂，如何用最短的时间和最少的精力获得最佳效果，试结合本人多年的工作实践谈几点经验。

1.秘书首先要对会务工作的任务、目的及做法有所了解，特别是要把握领导的意图，才不至于南辕北辙，做无用功。

2.对于会议议题，除了极特殊的情况，一般应提前两天通知与会人员，重大会议应提前十天通知与会人员，以便与会人员有充足的时间做好准备。

3.发送会议通知时尤其要注意不错发，不遗漏，为确保掌握与会人员的参会信息，务必在会议通知中附上“参会回执”。

4.应根据会议性质布置会场，以烘托会议气氛为原则。根据与会人数摆放椅子，可稍稍多放几把，但不要过多，以防与会人员往后坐，影响会议效果。

5.提前对会场设施进行安装、调试和检查，会议用品应提前送至会场并由专人负责。

6.安排足够的人员负责通讯、联络和服务，以便做好会议期间的临时性工作。7.正式会议的前一天应对各项准备工作进行全面核查。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】