即使经常办会，再办之前也要小心

“8点15，二楼半开会啦”

刚坐办公室，水还没得及喝上几口，就得拿上笔和本，当然还有杂志，奔向会议室，占个好座(你懂的)……

“下午一层会议，召开安全形势分析会，穿正装”

xxx，刚有点思路，正准备奋笔疾书，听到楼道这么一声通知，顿时思绪全断，心情全无……

近期，小许被各种会议包围，交班会、行政例会、动员部署会、(单字替换)课教育等等，有的长有的短，总之是各种不舒服，不想参加吧，还要点名查人。没办法，既来之则安之吧。临近年终，各项工作到了攻坚收尾的关键阶段，估计其他群友也有类似的经历，事挺多会也不少，关键有些会我们还不得不参加，因为在我们这个岗位上同志，很多时候还是会议的承办者，既然吐槽到这个话题了，就和大家一起聊聊办会的那点事。

办会规模有大小，时间有长短，内容有差异，即使是办会的老手，下面四个环节也要格外注意：

一是通知。通常情况下，部门承办会议，要提前拟制通知并下发相关人员，但是要注意把握时机。太早了，容易发生变化，还得发补充通知，别人会说你朝令夕改，引起人家反感;太晚了，人家来不及做与会准备，导致手忙脚乱，怪你通知不及时。此外，通知的内容要清晰，时间、地点、人员、议题、有关要求等，要一一交待清楚，对于部门多的单位，最好把接通知的人员记录在案，以便于后续联络，出现差错也便于区分责任。需要强调的是，对于单位的大小BOSS们，尤其需要注意，比如周四开会，周一就报告了，到了周三没有再次提醒，有时候BOSS们一忙起来，可能就忘了具体时间，临时再通知，仓促开会，容易带来尴尬。(中过招的同志都懂的)

二是协调。我(单字替换)向来主张团结一致、互帮互助，所以许多工作是齐抓共管的，涉及到多个部门，像我们平时搞教育管理、预防事故等，往往不是一个部门能全包的，需要借助外力。所以，办会也是一样，如果需要帮忙，事先一定要想一想需要哪些部门配合，上下级事先要搞好沟通协调，到跟前了再联系，容易带来不必要的麻烦。即使是在单位内部，要承办一个大型会议，恐怕也需要全体动员，仅靠直接分管的几个人，很难包打天下，各部门搞好沟通协作尤为必要，平时还是相互帮忙比较好。

三是通信。主要指麦克、音响和线路等问题。2015年10月份，李克强总理在（中间的意思，一个名称替换）(单字替换)校讲课，就发生了话筒不出声的小插曲，虽然总理很幽默的化解了，但相关人员当时肯定惊出了一身冷汗。我们在工作中，难免也会出现会议已经开始了图像、声音出不来，会议期间突然没有声音或图像、音响保障和议程衔接不紧凑，甚至是突然停电的问题。这些现象有些是突发的，属于不可预测的，有些却是人为的，比如有人不注意碰掉了麦克和音响线，有的是大功率电器使用时间过长造成超负荷运转等等。所以这些电子设备，不能对它百分百放心，在办会之前，务必要一个不落的进行调试，线路接口要细细检查，尤其是无线的，一定要核实电量、测试通联。

四是保障。会议如果是内部召开的小会好办，如果是大会，有很多外部人员参加，比如我们常搞的现场观摩会，接场、转场、退场都要有车辆保障，交通工具不能出问题，还要设置引导员带路。此外，座次问题、材料准备、食宿问题、会场布置、端茶倒水问题等，具体承办人员都应想得细一些，周全一些，有备无患。

最后，啰嗦一下桌牌摆放这个问题，看似小事，但着实让人难为。尤其是有外单位人员参加的会议，如果座位牌的次序摆错了，轻者让人认为你不懂规矩，重者会让人觉得你是故意的，对个人和单位都会产生不好的印象。总体来讲，要根据参加会议领导的情况，准备好座位牌，注意名字一定不能搞错，绝对不能出现谐音字、同音字和错字;如果有上级机关领导临时参加会议，要主动与上级机关联系，核实对方姓名、职务，防止座位牌漏打、错打。安排的一般原则是“中为主、左为上”，座次的主次之分，是按照从中间向两边，面向台下先左后右的顺序排列。

即使八项规定里强调要精简，但很多会还是会以各种理由召开，苦了的都是那些办会的人。最后，还是那句话，既然躲不了，那就办好吧，毕竟也是一项工作。

PS：办会过程中，有很多成熟的经验，也有很多糗事，大家可以在留言处说说，也可以到老笔头QQ群里聊聊，目的是互相借鉴、防微杜渐，把会办好。