做好办公室工作既需要“三心”也需要“二意”

秘书职业历史悠久，但是其名称、工作内容、形式和评价标准一直在变化。笔者认为，在当今这个信息高度发达的“互联网+”时代，一名优秀的秘书日常工作中特别需要具备“三心”“二意”。

孟子云“心之官则思”，这一点放在今天也是适用的。秘书工作特别讲究用心，讲究正确和高效的思维方式。具体来说，秘书工作中的“三心”包括耐心、细心和信心。

秘书的日常工作，尤其是初级秘书工作，表面上看有些繁琐和枯燥。笔者的学生在实习的时候经常抱怨，如此简单重复的机械工作，让人不得不怀疑自己存在的价值，从而产生离职的想法。每每这时，我总会想起达芬奇画鸡蛋的故事，看起来画鸡蛋就是画一个圆圈，但是世界上没有完全相同的两个鸡蛋，在不同角度、不同光线下同一个鸡蛋也有不同的形状。既然要画，就要沉下心去观察、体会每一个鸡蛋的独到之处，与鸡蛋融为一体，触摸它、感知它，当你真的用心对待每一个鸡蛋时，你就会发现其实世界上的事情没有简单和复杂之分。重复是技巧之母。一个人把简单的事情重复做，就会变成专家；重复的事情用心做，你就是赢家。世界本来就是平凡的，只有自己把头低下来，才能更好感悟人生的万花筒。

首先，耐心会让秘书人员在前行的道路上尽量少犯错误，收获惊喜。秘书工作讲究心绪平稳、专心致志，切不可心神恍惚、心猿意马。比如，笔者的一个学生实习时就经历过这样一件事情，该学生在一大型外贸公司上班，公司有个良好的传统，就是以季度为单位给当季度过生日的员工采购礼物，并发放到人。该学生在查阅员工资料时，开始还能静下心来仔细比对，把员工的名字一一加以标注，但是在标注了300人之后，她已经接近抓狂，觉得这么简单的工作让她来做真的是大材小用，于是开始一目十行地扫阅，结果完成的速度是快了，在发放礼物时却出现了问题。本来公司当季度过生日的员工是676人，学生统计出来的结果却600人不到。虽然后面重新采买，补发了给员工的礼物，领导也没有批评这位学生，但是这件事情让她难过了好久。她说，这么简单的事情都没有办好，真的是太丢脸了。这件事其实与个人能力没有多大关系，重要的只是欠缺耐心。

其次，细心是成为高素质秘书的必备武器之一。事实上，能让领导放心、同事交心的心智聪慧的秘书非常难得。笔者在工作过程中，曾经对一件事情一直耿耿于怀。当时，笔者所在协会要召开年会，笔者负责印刷和发放参会通知。通知是协会资深秘书长撰写的，文字流畅，格式规范，上面有会长的签发意见，所以在印发通知之前，笔者只是简单扫了一下正文内容，就把通知交付给印务中心承印了。当笔者拿到厚厚的几百份通知时，还是小有成就感的。可是，就在装封前一分钟，笔者发现通知上有一个非常明显的错误，那就是此次年会召开的时间居然要回到前年！就是这样一个阿拉伯数字的错误，让我们不得不想办法去补救。因为已经印刷完毕，为了节约成本，我们只好在每一份通知上做手写的更改。虽然最后会议还是按期召开了，但是因为自己在交付印刷前的一个不细心，导致了重复工作的发生，作为文秘专业老师也作为高级秘书，现在想起来直觉得汗颜。细节决定成败，这句话对于秘书行业来说意义重大。

再次就是信心。有人坚持秘书是吃青春饭的，这句话其实也有一定道理。因为秘书是单位的形象，是外界接触到该单位的第一人。秘书的精气神在某种程度上彰显了企业的文化底蕴和生命气息。秘书要强调内外兼修，不仅讲颜值还要拼内在修为。其中，就包括自信力的提升。一个心气高、干劲足、有心志，对自己的能力、从事的岗位和服务的单位充满信心，浑身洋溢着正能量的秘书会成为公司无形的资产。比如在安排领导外出行程时，就要充分考虑到本单位的地位，在与对方联系的过程中做到不卑不亢，在温柔中坚持底线。

当然，这里也可能存在秘书因自信爆棚从而越俎代庖出现与自己身份不合的言行。如笔者曾经服务的一个小型物流公司，每年春节都会给客户赠送优质的笔记本，在笔记本的扉页，公司的总经理总是会手写一封热情洋溢的新年贺信，这是公司坚持了快十年的惯例。但是有一年，开展这个活动的过程中出现了一个小插曲，让老总很是光火。原因就是总经理秘书想着自己是中文系毕业的高材生，文笔了得，所以自信满满地自作主张，未经请示就把贺信给写了，还用上了领导的艺术签名。从客观上来说，这封贺信的内容和形式真的比以前的要好，但是，秘书的自信不能无度，一切工作的开展要在自己的职业维度内，这也是我们所讲的心量。信心要能放能收，有容乃大。

秘书工作除具备“三心”外，还要讲究“二意”，即会意和情意。

意，从音从心。秘书作为为领导营造最佳决策环境的人，需要格外用心揣摩和领会他人的意图，懂得言外之意和弦外之音。与领导经过一段时间磨合，要做到对其意图心领神会。如领导有一天进来办公室的时间很晚，脸色很差，对同事的问候也很怠慢，这个时候，秘书就不能简单地按照工作日程去打扰领导，可以按照领导平时的爱好，先沏一杯茶或者其他饮料，让领导暂时缓缓，再察言观色，留意领导的细节，进而安排下一步工作。就算这时候领导做出任何决定，秘书都可以在表面上应承，做好记录，而实际上在背后仔细分析、感知领导的真实意愿。等待领导平静下来之后，再说出自己对此事的看法和意见，与领导进行确认。这种曲线救国的工作方法可以有效地避免领导片面武断或者言不由衷的决策轻易被下发实施，从而维护领导的尊严。

秘书不仅自己要有情有意，高情商，而且要帮助领导树立一个重情意的形象。秘书虽然不是领导，不做决策，却是外界和下属接触领导和公司的媒介，尤其是初次接触领导者常常会从秘书那里感知领导的温度。

做秘书要讲究人性关怀，工作中的情意主要表现在上下和内外这两个维度。比如笔者在策划公司2016年年会时，考虑到当年公司效益不错，年会召开时间又是圣诞节，在邀请参会人员时，笔者提议邀请员工家属参加，这样既可以保证年会的高效召开，也不会耽误员工与家人的天伦之乐。年会中还安排了以家庭为单位的亲子类节目演出，表演时请专业人士全程录像，年会结束时，把已经制作好的录像带和照片放在印有单位LOGO的精美包装袋里，由领导专门送到各家庭代表的手上。虽然花费不多，但是单位年会如此安排，让员工的使命感和对单位的归属感得到极大加强。在“我们是相亲相爱的一家人”这样的氛围中，年会成为大家回顾过去、展望来年、意气风发、众志成城的大会。

秘书除了关心单位内部的发展变化，还要关注行业、国内外发生的大事。一旦需要单位和领导出面，秘书应该快速抓住问题的重点，找到需求的焦点，及时制订出整体方案，方便领导做出正确决策。如遭遇一些天灾人祸的突发事件时，秘书就要第一时间整合各种信息和资源，和领导商量后制订出合适的行程和活动方案，让外界感受到单位以人为本、以爱为帜的生存理念。一个企业只有超越了单纯为赚钱而存在的目的，真心怀揣对世间大写的爱，有责任敢担当，才会获得生生不息的动力。

秘书对领导也要重情意，当然这要建立在更好开展工作的基础之上。秘书要主动与领导搞好关系，注意观察和收集领导的个人爱好甚至家庭信息，尽量给领导营造一个良好的情感空间，为领导解决后顾之忧。如笔者会在公司老总夫人生日的前几天提醒老总，附带给出几款礼物清单供其选择。身为领导，难免也有殚精竭虑、考虑不周、一意孤行的时候，那么作为他的辅助者——秘书，就要避免自己的情绪被领导同化，要保持清醒的头脑，及时给对方以提醒和建议。就算有时自己受委屈，也要以服务领导为重，等到合适的机会，再向领导解释清楚。任何人情都是相互的，当你对工作一心一意，对领导全心全意的时候，你的工作也会事半功倍。

综上所述，要做好秘书工作，除了具备基本的职业素养外，还要讲究“三心”“二意”，并且将心意融合，真正将自己置身其中。用心支持，用意升华，慢慢蓄积能量，让自己在秘书这个舞台上绽放光彩！

【来源：帮你写公文】