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队伍建设

年轻人如何当好办公室主任?

以稿换稿】  作者: 佚名   来源: 作者原创   阅读 次 【    】【收藏

办公室作为一个机关单位的中枢,承担着承上启下,服务领导的重要职能。记得当年刚当办公室主任的时候,一把手就语重心长的说,办公室主任岗位非常重要,直接贯彻领导意图,理论上讲,除了领导班子以外你最重要。当年笔者非常年轻,和其他单位一眼看起来就无比成熟稳重的办公室主任比起来,完全就是一个诚惶诚恐、如履薄冰的小白。

这些年,随着八项规定、从严治党以及干部队伍年轻化的不断深入,一拨拨年轻人不断走向了更高层级的岗位,办公室主任这个本来需要丰富人生阅历和实践经历的工作岗位,也出现了越来越多的年轻面孔,不禁让我产生长江后浪推前浪的感慨。离开办公室战线多年,现总结一点思想感悟,也算对过往经历有一个系统性回顾,与各位一同分享。

一、年轻人当办公室主任的优劣势

劣势:办公室主任直接服务领导,工作多、杂、细。作为没有太多工作经验和生活阅历的年轻人,在沟通协调、机关服务、以及具体办事上往往会出现明显短板。毕竟经历和阅历不可能一蹴而就,一下子要当单位管家和领导助理,角色转变不过来也是情理之中。

优势:虽说当办公室主任需要八面玲珑、长袖善舞,不过拜十八大之后全面从严治党、风清气正所赐,这些年来,各种迎来送往、觥筹交错要少了太多,取而代之的是各种会务、事务和文字工作明显增加。而这些恰恰又是学历高、学习能力强的年轻人的优势,这也是年轻人能在办公室战线冒尖的一个重要历史背景。更何况作为年轻人,一方面自身可塑性强,另一方面单位领导的宽容度往往也相对较高。所以也不要有太多顾虑,只要是为了工作,尽管放手去干,相信大多数领导都会理解成长的代价。

二、办公室主任工作两原则

一是事无巨细,抓大查小。办公室工作事无巨细,免不了要吃苦耐劳,加班加点。这是没办法的事,不牺牲也得牺牲,不奉献也得奉献,这是岗位性质决定的。千万别想着搞定大方向,其他的手下人干就行了。 抓大放小是领导班子层面的事,纯决策层面的事。领导提拔你不是要你指点江山、挥斥方遒的。你作为年轻人自己不带头多干事,怎么能服众?

对于中层干部,尤其是办公室主任,只能说干大查小。大的重点工作方面,领导特别重视的方面,别人搞不定的方面,这些大事你来干。日常工作的小事分好工让办公室其他人干。但是同事干完了以后,再小的细节你都要检查把关,不然出了问题还是你的事情。也就是说,领导负责安排工作,你负责汇报沟通工作,具体落实落细工作,以及督促检查工作。

二是用好老人,培养新人。绝大多数机关都有一些老同志,别看好像现在确实不怎么干活,但是他们在机关时间长、阅历丰富、思考问题缜密,该经历的都经历过了。很多一般性工作确实不可能安排在他们头上,但是对于一些需要一定社会经验、管理经验的任务,正好需要这类人的支持帮助,以此弥补自己作为愣头青的不足。个人体会,一定要以诚待人,互相尊重。理解这类老同志的内心想法和需求,尽可能调动他们的积极性,在一些大的事务方面发挥他们传帮带作用,往往能实现四两拨千斤的效果。

对于新人,年轻人,一定要尽可能把一些具体的事务性工作,包括具体的办文办会工作要求教给他们,让他们尽快上手,各干一口。这样你的时间才能够不被各种日常性工作完全占据,才有可能真正腾出时间,去想一个办公室主任该想的事,去做一个办公室主任该做的事。不然依然只是一个顶着办公室主任帽子的一般干部。

三、年轻人入主办公室工作抓住几个重点

第一,明确分工。这话看起来平平无奇,普通操作。但却是当好部门领导的第一件大事。分工清楚了,工作才能理顺,自己做的事情才会心中有数,给领导汇报工作才不凌乱。所以这件事不仅是做给部门看,更是做给领导看。大原则是先萧规曹随,别人以前干的好好的就继续干。如果部门人员提出困难和问题的,我们再酌情调整分工。实在人手不够的,也好了解情况以后申请要人。就算要不到人,领导知道你的实际困难,起码对你工作的宽容度也要高一些吧。

第二,转变角色。自己作为部门领导了,要尽快转变工作角色。不是说摆着一个“当官”的架子,而是说要有一种承担责任的担当。代表部门沟通协调的事,肯定你责无旁贷。给一把手服务的,包括一把手的日常行程、讲话材料,重大会议。你肯定要贴身跟随、牵头安排。你是办公室主任,那就是“领导的人”,跟紧一把手和分管领导,把握主要矛盾,这俩人服务好了,你起码就称职了一半。

第三,多行方便。办公室作为全局中枢部门,一定程度上决定了单位资源的分配。在有利工作的前提下,尽可能给各个部门交个朋友,行个方便。比如通知各部门写总结交报告的时候,有些其实就需要其他部门一两个数据的,和其他部门领导沟通清楚,行个方便。对于本部门人员同样如此,在不违反规定的前提下,在加班换休、差旅外出等方面尽量行方便。毕竟这是手里为数不多能激励人的手段了。人心都是肉长的,你给别人方便,别人也会给你方便。

第四,挖掘文秘。一般来说,现在年轻人能当上办公室主任,敲门砖都是写稿子。写稿子,尤其写大稿子,确实是一件很锻炼人的事,但也是一件非常费时费力的事。要实现从文字大秘到大内总管的转变,一定要在大材料工作上及时培养新人,多指导年轻人写好稿子,尽快让自己从写稿到改稿的转变。从先喊新人一起写,你手把手指导帮助,慢慢过渡到负责思路谋划、检查把关、校对修改。

第五,谋划全局。不谋全局者,不足以谋一域。多少领导干部都是从办公室主任岗位起来的,这就充分说明办公室岗位充分需要思考全局,谋划全局。只有在办公室主任的岗位上,表现出足够的大局观和领导力,才有可能在下一步职业生涯发展中占得先机。所以位置坐稳以后,下一步就是要多思考一下单位的大事,从全局层面做点有意义的事情。比如结合上级领导口号要求,提出一两个领导喜欢的宏大叙事口号和发展思路,并且能够有符合实际的、相应配套的具体工作举措,能够具体落实落地推动单位有所变化,提升机关效能建设水平和宣传形象。如果能够成功,那就说明你有做领导的潜质啦。

回想办公室主任这个岗位,虽然非常辛苦,但却是很锻炼人。办公室主任需要经常记录领导决策过程。由此带来的掌握信息层次不同,思考问题方式和决策能力不同,这成为拉开人认知水平差距的关键。同时服务机关、服务领导,尤其是后勤管理、调研出行、会务接待等等工作,很多能力可以移植到个人生活。再加上这个岗位也确实能接触不少人、认识不少朋友,也确实是一笔财富。总之,起码认真过、努力过、付出过,终究功不唐捐。祝福各位年轻的办公室战线朋友们都能工作顺利、收获满满!

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