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队伍建设

做个合格的“秀才”

以稿换稿】  作者: 李欣   来源: 作者原创   阅读 次 【    】【收藏

“秀才”是人们借用封建社会对文人的一种学称冠给现代公文工作者的一个别称,多半也是赞美之意。公文常常由他们来写。

公文,有的叫它应用文。两者没有本质区别。党政机关和企事业部门的应用文,就是这些机关部门使用较多的公文。

公文的作用非同小可。它们是方针、政策、法规、政令的表现者、运载者,其重要性绝非其他“艺文”可以比拟。从古到今,历来如此。公众可以看到:李斯一文《谏逐客书》,改变了秦赢政排斥外来知识分子的政策,从而加强了秦在战国七雄中的地位;晁错一文《论贵粟疏》,提出了一项鼓励农业生产的重要政策;诸葛亮两次《出师表》留下了千古雄文,“鞠躬尽瘁,死而后已”成为历代从政从业志士的座右铭;魏征一文《十思疏》佐唐太宗稳住江山,而“居安思危”成为历代建业守业的指导思想;骆宾王一文《讨武墨檄》,倾倒了被讨的武则天,令武则天叹其才干超众,惜其不为己用。到了现代,一部五卷本《毛泽东选集》和两集《邓小平文选》中的许多名文,原本就是公文(文件),其作用在当时、在后来、乃至现在,人所共知,不仅是政策,是思想,是办政的依据,而且丰富了我们民族的文化宝库,发展了马克思列宁主义。

以当代中国的情况说,全国各行各业各级领导机关,每天产生公文千万件,大致可以肯定绝大多数出自秘书人员之手。公文不是传布国策、政令,就是贯彻国策、政令;不是办理政事,就是传报信息。既然现行公文绝大多数是秘书人员拟稿,他们的重要作用如何,可以想见。

公文多是秘书人员撰拟,公文的成败在很大程度上就系于他们之手。

公文和公文工作有几个特点:第一个特点,公文多是受命而作。这个特点给起草人员带来的第个问题就是如何透彻领会意图、揣摩意图。领会意图尚且困难,揣廖意图就更难。原因是领导人有时根本就没有说清意图,只是交代个命題就等着拿稿来了。还有,领导人有时本无定见,思路也常常在变:秘书人员拿出一稿,领导人看过后很可能引发出新思路,于是再写再引发,再引发再写,就这么一改再改,循环不止。总的说,多数情况文章是越改越好,这是真理。问题在于一切真理都是相对的。有时候会有相反的情况。比如,有时撰稿者拿出的稿子还可以,领导人却有新的思路,于是就再改写,乃至改来改去又回到起点上,觉得最初的那一稿还不错。因此,如果说起草人有什么共同心态的话,那就是怕总不得要领,总无休无止地改写,改得脑竭词穷,思路全无。对很多人来说,一旦上边说稿子可以了,就大松筋骨,如释重负。这本是最愉快的时候,可就在这时有松弛过头而病倒的起草公文的第二个特点,公文一般都是集体之作(最少也是一人起草一人修改认可)。好处是集思广益,发挥众人智慧。这是完全必要的。但是,不管什么事,有其利必有其弊。这个特点也给执笔者带来伤脑筋的“众口难调”。难调,一在风格不一,文章是大杂烩;二在意见不一,争执不下,执笔者为难。更难的是他们上边的众“婆婆”各发各的意见,左一个指示,右一个想法,而这些意见有时又互不兼容使执笔者莫衷一是。正如某高层领导人说:这个领导人喜欢这样写,那个领导人喜欢那样写,这个头懂点这个,那个头懂点那个,他们指令很多,有时起草人员觉得某个指令有错还不能明说,要慢慢渗透过去,很受罪。这段替公文人员说的体己话,很切中实际。问题是多数情况下起草人员无法“渗透”,也不敢“渗透”,那就更难办。因此,又有了起草人员的另一心态,怕文不称意挨批评。挨批评不管是婉转的还是直率的,总不是使人愉快的公文工作的第三个特点,是政策性太强,文系方策政令,牵动各方利益,从某种意义上说,千千万万人民的生存命运全在于它。而经常会出现的则是整体和局部利益会有碰撞。起草文件要懂政策,总政策、大政策要懂,具体政策、小政策也要懂,稍一疏忽不是某一点上出偏差,就是前后规定自我打架。如果党和国家的方针、政策与地区、部门的局部利益不一致,怎么使其一致,捉笔人会感到左右为难。按说局部应服从整体。而事实上有时却是整体服从局部,出现“上有政簧下有对策”的现象。

其他,公文人员的心态还有怕紧锣密鼓地催稿,怕熬夜疲惫思路不清,怕写出稿子不用,用了又怕稿子不成功打不响等等。公文工作者最高兴的时候,是领导人交代任务明确时,领导人要求恰如其分时,文稿被认可时,文稿得到好评时,文稿起到效用时。心态种种,酸甜苦辣,各味都有。起草公文的难与易,成与败,关键之一在撰稿人的素质和水平公文谁都会写,写得好不是人人都能办得到的。

公文起草人员的素质修养是一个多因素的积累过程。撰文、文,你总得首先会撰、会写,总得有点文字能力。文字能力像办事能力样,是多因素、多智能的组合。探讨这些,不是本文的任务。现在要讨论的是公文人员在公文工作中应妥善解决的几个问题。

第一,在可发不可发上当好参谋。

秘书人员起草文稿是受命之作,当然是领导人要怎么写,秘书人员就怎么写。但是,秘书人员既然一是办事、二是当参谋,碰到某种必要情况时就应当当参谋。比如某个文件可以不发,或改用其他方式发,就应提建议供领导人斟酌。领导人同意了,就可少发一个不必要发的文件。提了建议后领导人仍决定发,那就认真执行。他有决定权,秘书只能当秘书,不可干扰。

要知道,公文是施政办事的,在现代条件下,国家和社会集团没有公文简直不可思议。但是,现实也告诉人们,公文并不是越多越好。

正好相反,公文越多,政策规定变动就越快,内容的歧义也越多,带来的逆反心理越重。其结果是公文效用大幅度降低。

我们的中下层领导干部千千万万,从整体上说,他们都精明能胜任愉快。偌大一个国家,如此众多的条条块块,全靠他们来管理。

明白人总是绝对多数。也不可讳言,其中总有个把或懒或一时糊涂思想方法是忙于表面应付,一有新情况,一听到某种反映,不查根底,不问全面和实质,不掂量前因后果,就急迫地说“发个文件,规定几条”。于是,一个新决策产生了,一个新文件发出了,决策者似乎放心。在这种情况下,秘书人员应当酌情提建议,该不发的文件不发,该不讲的话不讲,该用其他方法解决的问用其他方法,行文量少而质高就会有效。

第二,要在执行政策上当好参谋。

起草文稿,特别是起草正式公文(决定、指示、通知等),要涉及党和国家的方针、政策以及现行法规。公文工作者首先要通晓党和国家的方针、政策,要懂得法规常识。其次,在接受任务、构思公文内容时不管在文中做什么样的规定,都要与党和国家的大法、大策一致,不可上下相悖。有人撰写文件,兴之所来,情之所激,不管三七二十一,动辄规定这个如何、那个如何,岂不知这个如何如何与党的总政策、大政碰撞,如发下去会弄得上下政策矛盾,自己跟自己“打架”;有的则凭感情和想象写上如何处置等等,岂不知国法条条并无此规定,如发下去叫执法者如何执行?因此,公文工作者懂政策和法规,文稿中没有与之背向的东西,就是给领导当了第一道参谋。倘若领导者交代意图中有与政策、法规相悖之处,也要提出建议,予以协调。这就在政策、法规问题上为领导者当了第二道参谋。再倘若,必须作出突破既定政策的新政策时,也要同旧政策衔接、适应,声明旧规定不再执行。

否则,几种规定同时执行,而它们又不一致,那就只能导致一片混乱。法律,除非由立法机关改变,一般机关是无权更动的。对此,公文工作者在起草正式文件和其他文稿(比如讲话稿)时务必保持清醒,不可闹出笑话。

第三,当好切实的参谋。

这是指文稿内容要切合实际。

公文分为两大部分:一部分是正式的指使性的文件,如指示、决定通知规定等等,是要按文意办理,要按要求行动的;一部分是参考、阅知文书,如讲话、简报、信息、报告等。不管是哪一种公文,都要掌握大量真实的基层情况,公文要从这里产生,还要返还到这里来。

这就是所谓切实。写公文切忌凭空臆断,或凭道听途说就下笔千言而不着边际。这种做法,如是写指使性文件,就以空对空,贻害无穷;如写参知性公文,那就不知所云,毫无用处,倘是领导凭此作了决策后果就更糟。有人手边无东西,又不愿下艰苦工夫去接触实际,只好以不变应万变,领导人要他写材料时就东拼西凑交卷;碰上某个领导人要他写够两小时念的讲话稿,他就把不同场合甚至不同人讲过的发言稿剪贴凑足两万字组装在一起交稿,来个糊涂对糊涂,反正是都不负责任,“蒙混过关”而已。拟稿人不知自己写的是什么,讲话人不知自己念的是什么,除了愚弄听众,浪费听众的时间,还有什么意义呢?

其实,这一段所说,不过是实事求是四个字。实事求是是我切工作的思想路线,换句话说,是我们写公文的灵魂。灵魂,非同一般,不可丝毫苟且、马虎。灵魂歪了,躯体(公文)岂能不走样!写公文,一不可以脱离实际,二不可以弄虚作假,三不可以违背政策和法律。否则,那还叫什么公文?不要忘了,实事求是就是马克思主义的实质!

第四,要当好可行性的参谋

可行,就是政策、办法、规定等等下去后行得通。说来说去,一个根本的问题是文件发下去要起作用,很多文件是要人家遵照办理的,最低也期望达到行文的效果。于是,文件的可行性就是最重的了。文件内容可行,要有两个根本条件,一是切合实际,二是政策、规定恰当。做到这两点确实不易,但是又必须力争做到。否则行文干什么?不幸的是,问题就出在这里。眼下各级机关部门有公文内容平平,逻辑混乱,语病甚多,错别字满篇,材料观点不一致动辄千言万语且不说,就以内容的不可行而言,恐怕也俯拾皆是究其原因,一者来自“发个文件,规定几条”的随意性,二者也来自起草人员没有发挥在这一方面的参谋作用。要知道,“上有政策,下有对策”的无政府状态,一方面是由执行者的无大局、无纪律的错误态度造成;另一方面是因为制发文件过多过滥而导致不切实不可行要改变这种状况,除了加强权威性、纪律性,根本办法就是少发文件;不发则已,要发就规定得当,切实可行。公文工作者要在这当好参谋,发挥应有的作用。

第五,要珍珠,不要裹脚布。

公文的长短一直是个历史命题,也是个历史矛盾。古代公文因为方写和纸张困难,多数比较短。但也不尽然。朱元璋就因大臣茄太素的长文杖过他一顿板子。现代的书写手段先进,纸张也充,似乎非常容易把公文写长了。这就苦了公文读者,更影响了办公效率。因此,把公文写短些成了改革公文的主题之一。又因此,党和国家的高层领导人呼吁,专家呼吁,公文读者呼吁,公文作者也呼吁,都说应当写得短些再短些。应当承认,成效不小。也应当承认,就某一部分说,似乎呼吁归呼吁,写长照样写长。前几年,一份关于某项工程的总结报告由某领导机关转发,是名副其实的公文。

但是初稿写了五六万言之长。秘书部门建议改短些,压了一下仍有三四万字,说全是精华无法再短。其实,这样的文发下去无人会看它。鉴于部门不愿再短,而领导人也认可了,秘书部门只好照办照发。发这样的巨文用了物、破了财、耗了神暂且不论,使人伤心的是文件发下去后长时间无反响(所谓信息反馈)。据抽查了解,收到文件者都将其“束之高阁”,唯一的“效用”是档案柜里加进一份长篇文件。这是何苦呢?具当然,现在的精彩短文不少,精彩的长文也有一些。长文并不都不好,只要有意义,有必要,写得也精彩,那不但好,而且还可能成为文献。但是,无意义的长文应坚决摈除。有人说,短小而有意义的公文,像一条彩虹,像一颗明珠,闪闪发光,朗朗作响;冗长而少意义的公文,好一点的,像泡烂了的长面条,筷子提不起,嚼之如烂泥;再差一点,就像旧时的缠足布,又臭又长了写短一点,再短一点,让你的文稿光彩瑰丽,发挥效用。

第六,在文精意新上下工夫。

写公文,特别是写陈述性的公文,写调查报告、工作报告、讲话稿等等,最怕陈词滥调,老话套话、空话一大堆,汪洋大海一片,闪光之意不见。陈词滥调,老话、套话、空话,差不多就是废话。这样的公文当然也无用。扫除空话、套话,也是把公文写短的一个办法。

空话、套话有它存在的土壤:一是公文工作者不了解实际,二是思路呆滞,语汇贫乏,三是为避风险,来个四平八稳,圆滑无角,求得个万无一失,安全过日子。公文要是按这种路子写,恐怕永无生机了要精,意要新,公文才有生命。文精主要是指篇幅短、质量高,这在首边已说过。意新,则是指要使公文摆脱陈旧思想和老调。你总不能老是跟在人家后边走,你总不能老是重复别人的东西,“吃人家嚼过的慢那不仅没有意思,而且可说是近乎抄袭。说来有意思,写别的文章时抄袭是违法的,不道德的;而从某种情况说,写公文的“抄袭”可算是一种“公病”,是无人追究的“合法”行为。于是,你这么写,他这么写,我也这么写,千文一模,万文一色,谁也不觉得有什么不对。据说,巴尔扎克说过,第一个形容女人是花的人是天才,第二个是睛第三个就是蠢材了。

既然称写家是“秀才”,秀才、秀才,是优秀之才总不能甘于去当蠢材吧。我要说明一下,立新意是在党和国家的方针、政策和法规的范围内,不是搞什么“自我设计”、“独立人格”、翻新花样,不是超脱于个中心、两个基本点”之外。

写公文,应当学习毛泽东同志。毛泽东的文章虽然多是公文和政论,但可读性甚强。他一直主张写公文要具准确性、鲜明性、生动性要高屋建瓴势如破竹。他深恶痛绝的是党八股、老八股、新八股,那是文风不纯、党风不正党性不强的表现。说“看这种文件是一场大灾难”,呼吁作者给读者一点春意,以延长寿命,免于早上天堂毛泽东的这些教诲,我们应当好好记住。

那么,怎么办呢?我想,公文工作者第一要深入实际,多掌握第手材料,不要把自己悬在天空“打提溜儿”;第二,多学习,多训练,使自己的视角加宽,思路变活,同时也要积累、丰富自己的词汇,达到运用自如的程度,摆脱那些陈词滥调;第三,在那种特别的环境下造就的后遗症所使用的办法,其实并不保险。问题的出现有它的实质根源立场观点错了,捂也捂不住;立场、观点对了,话就不容易说错;错了几句话也不会改变正的根基。

以上所说,大多也是个文风问题。文风正了,就会写好文件。

还有一个大方面恐怕也需要说一句:那就是我们撰稿者的责任心和良知。责任心、良知云云,就是要求我们要有马克思主义的立场、观点和方法,要有全心全意对人民负责的精神,要有坚忍不拔的事业心,要有学做人的良知。这是写好公文绝不可少的一个重要方面。

愿我们的撰稿人都成为优秀笔手,成为合格的“秀才”!

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