文字秘书工作的“六勤六忌

秘书工作自古就有。仓颉就是在给黄帝当秘书(史官)时，发明了文字。文字秘书就其概念来讲，可以理解为：主要担负文书撰写或文稿审核把关的秘书人员。从事文字秘书工作，对个人素质要求极高，它不仅是增长个人才干的广阔平台，也是实现人生价值的阶梯。历史上许多著名人物都曾经做过文字秘书工作。中共一大的兼职秘书就是毛泽东同志。可以说我们党的第一个秘书就是毛泽东同志。由此可见，从事文字秘书工作的人不仅要有坚定的政治觉悟、理论修养，还要有优良的个人品德。与此同时，秘书必须具有良好的综合分析能力、应用写作能力、办事活动能力、文秘技术应用能力。

目前在基层政府机关、企事业单位中，一般没有专司文字工作的秘书，凡是办公室的工作都要经手。基层领导也不配备专职秘书，每个秘书要服务所有的领导。笔者现就自己在国有企业从事秘书和秘书管理工作十多年的感触和心得，谈点个人看法，与诸多同行商榷。笔者认为，除上所述，秘书在工作中还应该做到“六勤六忌”。

一、勤学习忌自满。秘书既是文字工作的专家，又要是杂家。不同的服务对象有不同的专业知识需求，不同的场合需要不同的技能、知识。不同的会议，是完全不同的讲话格式。一个优秀的文字秘书要有三个方面的知识：一是基础知识。基础知识应包括文史哲、数理化以及天文、地理、信息技术等。很难想像一个不会在网络空间遨游的人能当好现在的秘书。二是管理知识。秘书固然不是直接管理者，却需要涉及管理工作的方方面面。因此必须要懂得行为科学、社会心理学、系统论、控制论等基础知识，才能极大地方便工作。三是秘书业务专业知识。现在从事文字秘书工作的大多数是中途改行的人，因此必须及时补充秘书业务专业知识。固步自封、满足于已有的知识，是无法适应当前文字秘书工作需要的。

二、勤动手忌懈怠。勤练笔，勤收集整理书籍、报纸、杂志、网络等不同的信息。在起草讲话时，如果能够引用收集来的大量的数据、事例旁征博引，熔古铸今，从而证明一个观点，无疑会比空洞的说教、干巴巴的理论灌输效果更好。懈怠，对文字秘书来说是工作的大忌。美国“独立之父”华盛顿，曾对他借口“我的表走慢了”而常常迟到的秘书说：“要么你换一只表，要么我换一个秘书。”因此要通过勤动手来提高我们文字写作水平，提高驾驭不同文体的能力，使自己成为一个多面手。此外也可以涉猎文学创作，提高文学修养和个人情趣。当代许多知名作家都有做文字秘书的经历。

三、勤思考忌应付。长期在基层工作的文字秘书都有一个共同的体会：一个领导一个口味。不同的领导，受工作范围、个人阅历、文化修养、工作环境的影响，对文字工作必然有不同的要求。即便是同一个领导，不同条件下也会提出不同的要求。因此，在基层工作的秘书必须认真研究不同的服务对象，做好案头工作，有的放矢地做好服务工作。秘书工作千头万绪，每天要面临大量的具体工作。文字秘书千万不能有“兵来将挡、水来土掩”的应付思想，每天早上上班第一件事就是理清当天的工作头绪，分清轻重缓急，有效地提高工作效率。每天下班前要梳理当天的工作，对当天没有做完的工作进行安排。必要时要填写备忘录提醒，避免遗落重要工作。一个以不变应万变的秘书，离走人也就不远了。

四、勤沟通忌情绪化。初做文字秘书的同志经常有一个感受，就是有的领导思路非常活跃，一篇文稿要改动多次;由于沟通不到位，重要的讲话经理要求这样写，书记要求那样写，让秘书感到无所适从。在这样的情况下，秘书要学会多听、多记、多思考，要尽可能地站在服务对象的角度来思考问题。局部的、枝节性的问题可以通过与服务对象的沟通来解决。对不同领导的不同要求，在与不同领导沟通的情况下，应该以主讲领导的意见为主，适当采纳其他领导的建议。秘书不能因为服务对象思路的变化、不同领导的不同要求而厌烦，更不能因情绪化而我行我素。

五、勤下访忌高高在上。作为基层的秘书在撰写材料时，不仅要为自己负责，而且要为服务的对象负责。一个文字材料，内容全面而翔实是它的生命。这就要求文字秘书在空闲时要多下基层掌握情况，尽可能与基层的同志交朋友。要靠自己的耳朵、眼睛，而不是只靠基层上报的材料，基层有时上报反映的情况不一定完全真实，甚至有时弄虚作假。因此需要秘书通过与基层同志交朋友，建立自己的信息渠道，从而尽可能地及时了解第一手资料，为领导写出准确、生动、全面、理性的文章来。只有这样才能避免人云亦云、假大空、贻笑大方的材料出现，避免让服务对象陷入被动、尴尬的境地。

六、勤自省忌谋私。秘书要有独立的人格，要讲党性。日常工作中，秘书要处理好与行政领导、党委领导、副职领导的关系确实是一个大问题，稍有不慎就可能引起矛盾和误解，使自己陷入被动局面。在现实工作中，秘书与服务对象是领导与被领导的关系，不是主人与奴才的关系，特别是在基层一个秘书要对好几个领导负责的情况下。如果一个秘书认为自己只从属于某一个领导，是无法处理好与其他领导关系的。秘书服务于领导，日常工作中与领导接触比较多，有时领导也会委托秘书处理一些日常工作。但是，秘书不能利用工作之便向领导提出非分的要求，更不能打着领导的旗号谋私利。同时，秘书在工作中必须守口如瓶，不该听的话不听，不该问的事不问，不该说的话坚决不说，决不能犯自由主义的毛病。在处理与领导之间的关系时，更不能在领导之间说长道短、搬弄是非，否则就会身败名裂。前河北省国税局局长李真伏法就是一个教训。

【来源：河南秘书网】