浅议现代秘书工作中的信息管理

掌控前沿信息技术已经成为每个行业决策首要任务。在决定时，如果信息很少，决定就没有了根据，这个就会增加错误率。这就要求从事秘书的人员要承担这一职业所要履行的社会责任。在领导者决策时，秘书人员起辅助作用。使领导者的决策有效，从而协调各个关系。这就要求秘书要对各类社会信息进行加工整理。信息量多少、質量高低，直接影响到决策效果。

一、信息管理内容

公司企业和政府机关是信息来源的内部途径，所以它们的对信息工作的要求就有更高的要求。但是它们也有相同的地方，秘书信息工作主要有这些过程：处境信息(法律，政策，经济法)、决定信息、个体信息(一个人的基本信息，比如：出生，年龄、爱好，身高、性格等等)、企业信息(主要是企业内部，比如：上级领导的通知，下级员工的反馈、企业与企业之间的合作)社会各种信息(群众意见、媒体信息传播、政府机关的决议等等)、比较信息(国内各个地区、国外各个国家的相同事情可以同样相比较)、相关信息(关于本公司业务的所有联系信息)、长远信息(长远信息让一个公司可以更好的规划以后长远的发展，启示公司发展要有长远的发展眼光)。这就要求秘书在收集这些信息时要慎重仔细，自己总结反馈，寻找一个信息收集的好手段。

二、信息收集模式

信息的模式是多种多样的，秘书在进行信息收集整理息收集时，要注意信息的媒介主要：文字、声像、记忆这三种形式。

(一)文字模式信息。以书面形式为主，其中有数字、文字、表格、图形等四种模式展现的信息材料等。

(二)声像模式信息。以图像和声像为主，其中有录像带、图片、 照片、影片所展现的信息材料。

(三)记忆模式信息。就是存储于人们头脑中 ，但不是声像或者文字所展现的信息材料，这种可以被叫做“零次情报”。

总而言之，随着科学技术的快速发展，其中以数据可视化的发展最为迅速，这就对秘书对信息收集的掌握有了更高的要求。

三、收集信息的途径

秘书在进行管理信息时，首要任务就是要学会怎么收集信息。信息的收集，是信息管理的关键，如果没有这一关键步骤那接下来信息清理、加工、传播等一切工作就是空谈。所以，怎么收集信息对信息管理有着重要意义。在进行信息的收集时，要从这个程序入手：信息产生―信息发出―信息到达―信息收到―信息存储，有内部途径和外部途径两种方式。

(一)内部信息途径与目标。一般就是公司、企业、单位的领导者、管理者、实践者所进行的上下工作信息的交流与传播；各公司机构、企业小组、工厂车间、企业部门之间的同向信息流动与传播。这多种多样信息传播途径，肯定会组成一个信息网络平台和信息体系。

(二)国内信息途径和目标。如：市、省，中央领导者的决策文案，比如：决策、规定、 指示、通知、细则等。

(三)国外信息途径与对象。如：国外书刊、报纸、影片等；国外的公司企业、咨询组织、等等；国外代理单位和有关系的公司；驻外大使馆、驻外服务处、新闻社、学术报告研究组织，国外领导人的访问、国外游客的旅游等。

四、管理信息的标准与方法

信息的传播过程：通过“信息源”发出信号，信息的实质：通过一定的媒介(比如：文字、记忆、电波，声音、图像)由“信息道”传送到“信息宿”(信息接收处)。这时的秘书就是信息接收者，又是信息的散播者，信息工作的过程：采集、清理、加工、使用、散布、储存等。信息资源生成过程：出现―记载―采集―辨析―储存处目的：变成我们能用的信息资料。我们在运用信息资料时，要着重把握信息资料的特点：传送、检查，挑选、收集、反馈。这些的把握就是要发挥信息的更好价值，从而更好的管理信息

五、努力学习，增强信息管理才能

秘书对信息进行是为了让领导者决策时更准确、有效。这关乎一个公司的长远发展。所以，这是人信息收集中起着主导作用甚至影响公司的发展。在现代信息化高速发展中，人已经成为其主导的因素。发挥员工的主角作用。秘书对信息的管理就是服务于领导者的一系列决策，这就要求秘书在收集信息时要及时、有效、准确。及时，对一个公司领导者决策很重要，比如，当决定对另一个公司进行兼并，这就要求秘书对兼并的公司现况信息进行收集，这就有利于作出对其兼并。所以从中可以看出信息的准确，有效肯定也更重要。秘书在收集信息时要注意这三个方面，从而为领导者的决策服务。

六、结语

如果想要成功的成为一名优秀的秘书，就要掌握辩证推理的方法，这样就可以在极少的音讯中提炼出准确、有效的信息。从事秘书这个职业，她们对信息的处理、加工的能力和她们的工作效率紧密联系着。秘书在收集和利用信息时能做到广泛、准时、正确，并此为根据作出相应的总结或咨询，这样的信息就会有很高的社会价值。秘书的信息管理工作蕴含着独特的艺术，而且社会价值很高，秘书要娴熟的掌握信息管理方式，这有利于整理，加工各种社会信息。所以，从事现代秘书这一职业时，就要拥有很好的信息管理才能。

来源：论文联盟

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