浅议现代秘书工作中的信息管理
【小 中 大】【收藏】 作者: 李传名 来源: 论文联盟 阅读 次 【加入会员】
掌控前沿信息技术已经成为每个行业决策首要任务。在决定时,如果信息很少,决定就没有了根据,这个就会增加错误率。这就要求从事秘书的人员要承担这一职业所要履行的社会责任。在领导者决策时,秘书人员起辅助作用。使领导者的决策有效,从而协调各个关系。这就要求秘书要对各类社会信息进行加工整理。信息量多少、質量高低,直接影响到决策效果。
一、信息管理内容
公司企业和政府机关是信息来源的内部途径,所以它们的对信息工作的要求就有更高的要求。但是它们也有相同的地方,秘书信息工作主要有这些过程:处境信息(法律,政策,经济法)、决定信息、个体信息(一个人的基本信息,比如:出生,年龄、爱好,身高、性格等等)、企业信息(主要是企业内部,比如:上级领导的通知,下级员工的反馈、企业与企业之间的合作)社会各种信息(群众意见、媒体信息传播、政府机关的决议等等)、比较信息(国内各个地区、国外各个国家的相同事情可以同样相比较)、相关信息(关于本公司业务的所有联系信息)、长远信息(长远信息让一个公司可以更好的规划以后长远的发展,启示公司发展要有长远的发展眼光)。这就要求秘书在收集这些信息时要慎重仔细,自己总结反馈,寻找一个信息收集的好手段。
二、信息收集模式
信息的模式是多种多样的,秘书在进行信息收集整理息收集时,要注意信息的媒介主要:文字、声像、记忆这三种形式。
(一)文字模式信息。以书面形式为主,其中有数字、文字、表格、图形等四种模式展现的信息材料等。
(二)声像模式信息。以图像和声像为主,其中有录像带、图片、 照片、影片所展现的信息材料。
(三)记忆模式信息。就是存储于人们头脑中 ,但不是声像或者文字所展现的信息材料,这种可以被叫做“零次情报”。
总而言之,随着科学技术的快速发展,其中以数据可视化的发展最为迅速,这就对秘书对信息收集的掌握有了更高的要求。
三、收集信息的途径
秘书在进行管理信息时,首要任务就是要学会怎么收集信息。信息的收集,是信息管理的关键,如果没有这一关键步骤那接下来信息清理、加工、传播等一切工作就是空谈。所以,怎么收集信息对信息管理有着重要意义。在进行信息的收集时,要从这个程序入手:信息产生―信息发出―信息到达―信息收到―信息存储,有内部途径和外部途径两种方式。
(一)内部信息途径与目标。一般就是公司、企业、单位的领导者、管理者、实践者所进行的上下工作信息的交流与传播;各公司机构、企业小组、工厂车间、企业部门之间的同向信息流动与传播。这多种多样信息传播途径,肯定会组成一个信息网络平台和信息体系。
(二)国内信息途径和目标。如:市、省,(中间的意思,一个名称替换)领导者的决策文案,比如:决策、规定、 指示、通知、细则等。
(三)国外信息途径与对象。如:国外书刊、报纸、影片等;国外的公司企业、咨询组织、等等;国外代理单位和有关系的公司;驻外大使馆、驻外服务处、新闻社、学术报告研究组织,国外领导人的访问、国外游客的旅游等。
四、管理信息的标准与方法
信息的传播过程:通过“信息源”发出信号,信息的实质:通过一定的媒介(比如:文字、记忆、电波,声音、图像)由“信息道”传送到“信息宿”(信息接收处)。这时的秘书就是信息接收者,又是信息的散播者,信息工作的过程:采集、清理、加工、使用、散布、储存等。信息资源生成过程:出现―记载―采集―辨析―储存处目的:变成我们能用的信息资料。我们在运用信息资料时,要着重把握信息资料的特点:传送、检查,挑选、收集、反馈。这些的把握就是要发挥信息的更好价值,从而更好的管理信息
五、努力学习,增强信息管理才能
秘书对信息进行是为了让领导者决策时更准确、有效。这关乎一个公司的长远发展。所以,这是人信息收集中起着主导作用甚至影响公司的发展。在现代信息化高速发展中,人已经成为其主导的因素。发挥员工的主角作用。秘书对信息的管理就是服务于领导者的一系列决策,这就要求秘书在收集信息时要及时、有效、准确。及时,对一个公司领导者决策很重要,比如,当决定对另一个公司进行兼并,这就要求秘书对兼并的公司现况信息进行收集,这就有利于作出对其兼并。所以从中可以看出信息的准确,有效肯定也更重要。秘书在收集信息时要注意这三个方面,从而为领导者的决策服务。
六、结语
如果想要成功的成为一名优秀的秘书,就要掌握辩证推理的方法,这样就可以在极少的音讯中提炼出准确、有效的信息。从事秘书这个职业,她们对信息的处理、加工的能力和她们的工作效率紧密联系着。秘书在收集和利用信息时能做到广泛、准时、正确,并此为根据作出相应的总结或咨询,这样的信息就会有很高的社会价值。秘书的信息管理工作蕴含着独特的艺术,而且社会价值很高,秘书要娴熟的掌握信息管理方式,这有利于整理,加工各种社会信息。所以,从事现代秘书这一职业时,就要拥有很好的信息管理才能。
来源:论文联盟
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