写好应用文的三大衡量标准：说清·讲透·换位

应用文，是文秘人员日常写作的重头戏。写好应用文，自然就成为每位秘书工作者孜孜以求的目标。那么，如何才算把一篇应用文写好了呢？

写好，意味着文秘人员摆脱了“照着写” 的层次，上升到了融会贯通、应付自如并且能有所创新“接着写” 的较高层次，是会写了、站稳了脚跟之后自然而然产生的又一较高追求、较高境界，是将“会”变成自己的实际能力，并在实践中总结、归纳、提升，使自己有了质的突破，用学艺的话说就是“登堂” 了。尽管衡量一篇应用文写的如何的标准有多个，可谓“仁者见仁，智者见智”，但笔者认为，以下三点应是衡量一篇应用文是否写好的主要标准。

一、能说清

就是能做到表达清楚，有能力用别人听得懂的语言、看得懂的文字、讲得通的逻辑词汇，呈现自己的语言、自己的观点、自己的典章礼乐。要知道，讲话、作文、写材料，第一要义就是让人明白。但是，要达到能说清的境地并不容易。这涉及思维表达、口头表达和书面表达三个层次表达能力的修炼问题。人与人的区别在于思维能力的差别。一个人的思维是否缜密，是否有一定高度、深度和广度，体现一个人素质和能力高低。将脑子里的想法表达出来，是一个人表达能力的重要方面。

我们经常会听到很多文秘人员说，自己头脑中虽然有很多想法，但就是表达不出来。要写好应用文，就要重点加强思维表达能力的锻炼，做到“肚子里有货要能倒出来”。把自己的想法以口头的形式清晰地表达出来，是把思维的东西、思想的东西，变成可感知、可衡量东西的过程，是一个隐性知识显性化和表达能力升级的过程，也是将所思所想所说的内容，用书面语言表达出来的坚实基础。很多人能想、会说，但并不一定善于书面表达，或者表达出来后与自己所想的、所说的相差甚远，总不能令自己满意。所以，要写好应用文，就要努力提高自己的书面表达能力，能够把别人想说想表达的思想、做法准确有效地表达出来，让别人满意； 把自己所想所说的准确清晰地表达出来，让自己满意、让别人明白，这是有效表达的最高境界。

在这方面，鲁迅先生就给我们树立了榜样。当年，他在上海检查肺部以后，在告知他母亲的信上，不写“用X 光线照射”，而写“用使身体透明的镜子照”。为什么？ 因为那时的“X 光线镜” 属于高新技术、稀有之物，照直说了怕老人家弄不明白。我们今天写讲话、写材料，更需要学习鲁迅先生的这种做法，多讲人们一听就懂的话，不讲或少讲让人听着如坠云雾的话，不写或少些让人不知所云的话。

二、能讲透

讲透，就是能彻底说清楚、道明白，让人一听就茅塞顿开、一看就豁然开朗，从茫然或知其然到知所以然、深以为然。在应用文写作中，特别是在撰写一些讲话材料时，需要对一些大家还不认可、不理解、不认同的事或理进行阐释，达到统一思想认识、因势利导、凝聚共识和力量的目的，这就需要在讲透道理上费一番脑筋。

我们常说，“与人讲理，须使人心中点头。” 就是说要以理服人，而不是以力服人，要冷静分析，严密推理，使人心悦诚服地接受你的观点、认可你的想法、实践你的做法。但实践中还大量地存在这样一种现象，那就是很多人说了不少、写了不少，也很卖力，总觉得自己已经说得够明白了、够卖力了，但人家还是听不明白、看不明白，还是得不到别人的认可、认同。关键一点就是自己还没有看透、想透和讲透。看透是根本，想透是树干，讲透是枝叶，表述之美在透彻。要想写好这些说理性应用文，就要先把自己说服了，不仅要把理讲透，而且要把理讲活，使人闻之忘不了、得了丢不掉。在讲话方式上要有情趣，使人如食橄榄，愈嚼愈有味，回味常无穷。要使所讲的话、所讲的理，能入耳、入脑、入心。所以，只求讲得对还不够，还要有理兼有趣才行，让听者觉得有意思、有道理，有使人回味无穷之力。这需要每位文秘人员努力学习并掌握马克思主义的世界观和方法论，不断增强文化素养，提高文字表达能力，善于对客观事物进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析，一针见血地点出问题，一语中的地阐述观点。在这方面，很多党和国家领导人就是我们学习与效仿的榜样。李瑞环同志在讲到“具体地分析具体的情况” 这一马克思主义最本质的东西时，曾说： “什么是具体？ 列宁讲，具体之所以具体，表现为过程，表现为综合，表现为质的多样性，这话单从字面上理解比较费劲，如果从生活中去理解就比较容易。比如，一块木头是什么？就是一块木头，这个回答并没错，但它还是什么？ 这就要看具体情况。拿它来做家具就是原料，拿它来烧火就是燃料，拿它来挑水就是工具，拿它来和坏人斗争就是武器，拿它来行凶打劫就是凶器，拿到法庭就是证据，但还是那块木头。这就是质的多样性。许多问题用列宁所说的那种最平凡、最常见，每天碰到无数次的小事去理解，用自己最熟悉的实际去理解，就比较容易弄清楚。”(李瑞环1997 年6 月29 日在全国政协八届常委会第二十一次会议闭幕时的讲话) 一个浅近的比方，就把问题说得一清二楚。但读起来、听起来，却是如饮佳醪，滋味独具，读后、听后一下子就能记住，还乐于讲给别人听。一个小比方，完全抵得上一篇大文章。这就是讲透后的“少少许胜多多许”。

三、能换位

就是要懂得换位思考，不断改善心智模式，自觉地站在领导的高度和角度，看问题、想事情、出主意，使所写内容符合身份、场合、时宜，做到恰如其分、恰到好处。也就是说，笔杆子的思想与领导的思想要不谋而合，秘书的站位和领导的站位要高度重合，只有这样，才能想领导之所想，写领导之想说，写出来的东西才符合领导需要。否则，站位不准，思维层次和思想水平达不到一定高度，眼界自然不会宽、境界自然不会高，写出来的东西就很难符合要求，质量肯定不高。

比如，要想使所写内容符合领导者的个人特点，就要准确领会讲话意图，能猜透领导的心思，这种猜其实就是仔细听领导交代的内容，联系相关场合所做所说，即大会小会强调最多的，联系上下左右的情况和当前及今后的工作内容，弄清楚领导为什么要讲，讲的用途是什么，所要达到的目的和效果是什么，明白了这些，就可以少走弯路，有的放矢。只有当所撰写的文稿满足了这些要求，对这些问题的回答都圆满应对上了，基本上就是一篇好文稿了。

有一次，笔者参加一个较高层次的座谈会，省纪委领导听取部分省管企业纪委书记汇报“三转” 落实情况，参加座谈的八家单位，只有一家对本单位的概况和党组织构成情况作了简介。这位领导在听完汇报后说，“本来想听一下各企业的概况和党组织构成情况，但很多单位都没有说。” 表面看起来是各单位纪委书记对座谈会内容对接不太好，实质还是负责准备座谈会材料的同志“课” 没有备好，没能很好地换位思考，没能将省纪委领导对这些企业概况了解甚少的情况考虑到，没能根据领导想听、想了解的需求准备材料，造成对接错位。这就给我们一个启示： 要想把材料写好，就不能只从自我的角度出发，而是要时刻把换位思考的意识树立起来，备好上级领导的课，备好自己单位领导的课，将上级领导想听的、需要了解的，条分缕析地整理好、表述好，让其听得懂、听明白。让本单位领导知道说什么、怎么说，知道哪些是上级领导已知的，需要简要说； 哪些是上级领导尚不了解的，需要详细说、打比方说、用外行人都能明白的话说。也就是要说人家想听的，而不只是说自己想说的；要说人家能听得懂的，而不只是自己懂的。最终目的是让人家听明白，而不仅仅是满足于说过了。如果这些材料外的功夫不去做或做得不好、不到位，所写的材料、所说的话，就会无的放矢，造成汇报者慷慨激昂，听者却稀里糊涂，就很难达到沟通交流的目的。这当是文秘人员写作的大忌。

应用文写作能力的提升，是一个始于“照着写”、继为“接着写” 的不断历练攀登的过程，更是一个“没有最好、只有更好” 的不懈追求的过程。在这一过程中，知识和技巧是“写好” 应用文所必需的，但根本的还是要不断改善心智模式，进而形成自己独特的思维方式。这样，各种应用文的写作才能应付自如，所写的文章才能有自己的思想、感悟和创新，体现自己的意志和能力，做到“兵来将挡，水来土掩”，所出手的材料，都能拿得出门、让人放心，代表单位水平、体现自己实力，进而形成自己的品牌，达到“写好” 的较高层次。

【来源：秘书之友】