起草总结材料的内功与外功（超级实用）

起草总结材料，是各级领导机关的基本工作方法。总结过去是指导现实、开创未来的起点。毛主席在指导中国革命取得成功的体会时，曾经讲过：“我是靠总结吃饭的。”从这个意义上讲，起草总结材料，就是书写历史和“政纲”。参与起草总结的同志，应该有一种身负重任、下笔千钧的责任感厚重感。从实际看，总结的过程就是梳理提高的过程，起草总结材料是机关干部的一项基本功。

一、起草总结材料的内功

总结材料是对工作全貌的反映，起草好总结材料是一个人的品牌，也是一个单位的品牌。究竟如何在起草总结材料本身上下功夫，主要应强化以下内功：

1、拉好纲。就是吹路子，搭好总结材料的骨架。好题一半文。好纲也是一半文。汉代经学大师郑玄在其《诗谱序》一文中说：“举一纲而万目张，解一卷而众篇明。”列出好的提纲是写好总结材料的基础。在写材料的时候，领导常说，先拉出个纲看看，就是要先搞好材料的提纲。凡是很具体的提纲，写起来就省事，就快，就顺。如何拉好提纲，一是要学习领会好总结的指示要求。根据总结的要求搭架子，把握领导的要求、内容上的要求、时间上的要求，增强起草总结材料的针对性。二是尽量把提纲搞得具体些再具体些。一般要列到三级标题，甚至是四级标题，每个层次要写什么内容，最好能大体列出来。领导看了以后，就能给出更具体的意见，写作的时候就更顺手一些。三是及时向领导汇报沟通。拉好纲后，要抓紧时间向领导报告，让领导审定。如果时间来不及，可以边拉纲边与领导汇报沟通。时间充足，也可以先沉淀一下，尽量成熟以后再送给领导。四是按照领导的风格拉提纲。有的领导喜欢规正，你就不能随心所意。有的领导喜欢逻辑性强的提纲，你就不能任着性子来。有的领导讲究对仗，你就不能简单应付。有的领导不喜欢四六句，你就不能硬凑。对上领导的思路，符合领导的风格，可以少走弯路。

2、提起魂。就是提炼好总结材料的观点。观点是一篇文章的魂，也就像一个人的眼睛一样，要有抓人的效果。抓住魂，就是提炼好观点，提炼出精深的思想。思想是智慧的化身。说写总结不要“就事论事”，而要“就事论理”，这个“理”就是思想性。思想性是总结材料的灵魂。只有自己有思想，才能提炼出思想，进而用思想把零散的、片断的，相互间缺少关联的素材串联起来、统率起来，使之形成有机整体。在这方面，一是要努力做一个有思想的人。有位哲人说过，人是靠思想站立的。有思想的人，才能走得更远。拥有了思想，也就拥有了魅力。二是努力做一个思路开阔的人。中组部李源潮部长要求组织干部做到眼界宽、思路宽、胸襟宽。打开思路，视野宽阔，前景广阔。三是努力做一个善于思考的人。爱因斯坦说：“只有你的眼睛看见东西，那是不会发现什么的，还有你的心能思考才行。”要像李瑞环同志那样，每天睡着躺在床上，必须思考一个问题。努力做到时时思考，事事思考，用心思考，这样就能用思想来征服人，使总结材料的观点能够提魂抓人，充满张力，催人思考。

3、善归纳。就是在关照全局中搞好概括，把零散的东西进行分类整合，把拥有的大量的素材归类融合，找出问题的主线，再围绕主线运用素材。归纳的过程也是梳理的过程，系统分析素材的过程。比如，前几年出版的《中国大势》一本书，把500年来中国社会的发展变化趋势概括为四句话：“从农业社会到工业社会、从人治社会到法制社会、从臣民社会到公民社会、从一元社会到多元社会。”可谓简洁明了、大气磅礴，具有高度的前瞻性、创造性。再比如，十七大报告归纳最精炼的有三句话，大家都应该印象非常深刻，就是：新时期最鲜明的特点是改革开放，最显著的成就是快速发展，最突出的标志是与时俱进。这是对特点的归纳，最集中、最准确，也最深刻。归纳对总结材料非常重要，有大的归纳，也有一件事的归纳。归纳最基本的要做到三点：一个是学会用宏观的视角来归纳，就是从全局上着眼，从全局上思考。另一个是要简洁明了，一目了然，要准确精炼，不要概略繁琐;第三个是归纳要全面，不要漏项。

4、写透事。就是运用好事例和细节。事例具有典型性，细节决定成败。从总结材料和所有的汇报材料来看，领导最想听的也是细节上的东西，大而化之的东西大家都非常反感。鲜活的事例也最能打动人。在这次思想作风教育整顿过程中，有个党小组倡导的一个做法叫“逐个过”，在总结汇报材料里就有体现。“逐个过”到底怎么过，要写得具体，让大家明白，就需要写好细节。写透事：一是事例要完整。领导讲，把“逐个过”写具体，就要写清为什么要逐个过，怎么逐个过的，逐个过了以后有什么效果。这样一完整就具体。二是事例要有主线。能说明问题，体现出你所要表现的思想，就事写事是不行的，选取的事例要用一条主线串起来。三是事例要典型。选取最有典型的事例去表达想写的问题内容。要认真选择那些有代表性的事例和细节，增强总结材料的说服力。

5、文风实。就是要语言上要朴实。当前文风上存在的问题，就是大话多、套话多、不必要的话多。千篇一律的会议和生搬硬套的文章被群众视为，常说的老话多，正确的废话多，漂亮的空话多，严谨的套话多，违心的假话多。互联网上总结了中国式官话12个常用词：有关部门，高度重视，重要讲话，严肃处理，有效措施，不尽如人意，一定的，基本上，阶段性成果，力度，负增长，工作需要。政治机关写材料也有很多老话，像高度重视，组织严密，取得明显实效，达到预期目的，采取得力措施等。这些话在总结材料里面是比较忌讳的，语言上一定要精练、简洁。总结材料做到文风朴实，就要学会“讲话”：一是要讲管用的话。没有用的话要尽量不去讲，俗话套话要严格控制，要使总结材料更加精练。二是要讲领导的话。总结材料一般是由领导来讲的，领导反复强调的不能漏了，很多情况下，领导说的要记牢，要在材料里面充分体现出来。三是要讲群众的话。用群众的语言来说话，更具有感染力，更朴实可信，不要总是用官样的语言，群众的语言也最能打动人。四是讲成事的话。拿出的措施要得力，要实实在在，操作性要强。

6、苦修改。就是反复修改。拿出初稿以后，要不怕辛苦，反复修改。有人说，文字不厌百回改。好文章是改出来的。古人写文章，推崇“三番来者”论，凡作文发意：第一番来者，陈言也，扫去不用;第二番来者，正语也，停止不用;第三番来者，精语也，方可用之。鲁迅主张写文章，“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜!”修改材料大家都有体会，有的是大修改，有的是小修改，没有反复的修改，也就很难写出精品。常写工作总结的同志都有这样的体会：初稿写出以后，大量的艰苦的工作还在后面，工作总结很难一遍成功，改三、四稿是正常的，有的甚至改十几稿。一方面，要积极参与集体修改。工作总结一般是集体写作、集体修改，先集体研究，然后集体修改。这样才能把大家的意见集中起来，群策群力，集思广益。修改中还要善于征求和采纳意见，要按照实事求是的原则核实有关内容。另一方面，要在实践上下功夫。修改主要包括语言的修改：一是“清肿减肥”，将多余的字、词、句甚至段统统删掉;二是修改不贴切的词语和不妥当的提法;三是选择最恰当的语言表达方式，对原来的语言进行适当的润色。通过语言的修改做到明白、实在、准确。明白，就是层次分明，文字简明，不能拖泥带水、含混不表;实在，就是用事实说话，道理充实，语言朴实，注意分寸;准确，就是时间、地点、单位、事例确切无误，语法、修辞没有毛病。真正在修改中做到精耕细作、精雕细刻，离形成精品也就不远了。

二、起草总结材料的外功

南宋诗人陆游说过，“汝意欲写诗，功夫在诗外”。写总结材料也是如此，需要诗外的功夫，总结之外的功夫。写好总结材料并非一时一日之功，要有充分的积累，包括平时的理论学习、政策学习、调查研究、参加会议、积累资料等。这是一种长期的积累，见效慢，但后劲足，对于提高写作能力非常重要。写好总结材料，必须重视这种“功夫在诗外”的准备。

1、要在领会领导意图上下更大功夫。总结一般要由领导来作。就要按领导的意思写。毛主席有一句名言，“虚心使人进步，骄傲使人落后”，这是中共八大开慕词中点晴之笔。毛主席宣读这篇章2000多字开幕词过程中，曾被34次热烈的掌声所打断。据说，毛泽东对文稿的拟写只是提了简单的要求，时任秘书的田家英只用了一个通宵就写了初稿，并获得了毛主席的高度认可。最后田家英总结的体会就是，当初深刻领会并准确表面了毛主席的意图，才使开幕词取得了巨大成功。正确领导意图，是写好总结的前提和关键。在正确领导领导意图的同时，还要在总结材料中全面贯彻领导的意图，领导交待的东西，尤其是重点强调的东西，不能漏了。起草总结的同志，受思想水平、政策水平、业务范围、工作经验以及对情况的了解等条件的限制，要想把领导意图理解得很准确很深刻，需要注意以下几点：一是要站在党委的角度、领导的角度、指导整个部队建设的角度，学习领会上级党委和领导一段时间以来的有关指示精神。一般要思考这样几个问题：上级的主要指示精神是什么?提出的重要思想和原则有哪些?在领导工作和部队建设中应注意和解决哪些问题?在此基础上考虑，怎样把上级党委的主要精神和领导提出的思想、原则体现到总结中去。二是要在思想上学会与领导“对表”。大部分工作总结是代表单位写的，必须正确体现党委领导意图。思想上要与领导对路，思考方向和用力的方向在哪些地方，要看看自己的思考与领导的思考是不是接近了，要经常进行对比。通常情况下，主要领导或分管领导在半年或年终总结前，会对总结有所考虑，有时还召开专门会议进行研究，先议个大体的意见。对党委、领导的意图和意见，要认真学习、吃透精神。领导在形成意图的过程中，一般会征求业务部门的意见。这时，起草者应提纲挈领地提出关于工作总结的建议。平时最好养成多记录的习惯，要随身带个本、带支笔，把领导的思想性的话记录下来，多揣摩。三是要经常领会领导的思路和思维方式。要主动向领导汇报情况，把“领导引进材料”中去，从而引出领导的思想。在讨论工作总结提纲时，领导会提出一些指导性意见。对这些意见要认真听取，从中深化对领导意图的理解。要全面理解，实事求是地认真和分析，尽可能把各种意见吸收进来，力争使领导满意。领导的即席讲话，平时领导在会议上的讲话，尽可能记详细一点，记录详细并不是单纯地为记而记，而是方便思考，从中领会领导的思维方式，捕捉领导思想的火花，探寻领导的思想脉络。在这方面，要努力做到：站在上面看下面，看工作的思维点对不对;站在外面看里面，看工作内容新不新;站在全局看局部，看工作走向有没有指导性。从而较好地把握领导意图，以此来印证我们的判断和理解，提高准确度。

2、要在掌握用好情况上下更大功夫。我们常讲“巧妇难为无米之炊”，不掌握情况就像盖房子没砖瓦，就不可能建起高楼大厦。毛泽东同志曾经讲过，共产党领导机关的职责，一是掌握情况，二是作出决策。不注意收集掌握情况，很难写不好总结材料。为写好总结，平时就要注意深入部队，通过调查研究获取具体生动、真实可靠的“第一手”材料。在调查了解情况时，要客观全面、实事求是，不能带着框框甚至偏见收集材料。还要注意收集、积累“第二手”材料，即与所写总结有关的各种情况，包括文件、讲话、会议纪要、调研材料、要讯、简报、法律、规章、报刊文章等与之有关的材料，把这些材料分门别类地收集积累起来，以备不时之需。但是，工作总结不是简单地记录工作过程，也不是一般化地反映工作情况，而是对工作进行深入细致的分析研究，总结出带有规律性的东西。因此，掌握情况是写好工作总结的基础。一是要全面掌握情况。秘书部门是一个综合部门，一定要掌握好全面情况。情况掌握不全不准，分析研究就没有对象、没有基础。既要掌握全面情况，又要掌握重点情况。掌握全面情况，就是对整个工作状况、过程、发展要全面掌握，做到系统全面、脉络清楚，以便对工作作出恰如其分的估价;掌握重点情况，就是对中心工作、核心事件和有些典型事例要了如指掌，力求深知，以便从中提炼思想、总结经验。二是要掌握真实情况。了解真实情况是写好工作总结的必要条件，掌握情况不真实，材料就没说服力，就没指导性，就失去了总结的意义。受领写作任务后，要深入实际，到部队中去，到官兵中去，切实掌握真实情况，力求对总结反对象有一个客观、深入的了解。要多方了解情况，感觉拿不准的情况，还要注重多方求证。三是要选择有用情况。有时一手情况、一手资料很多，就需要我们选择真正有用的情况，不要眉毛胡子一把抓。对材料的选取，要有所甄别，要选择有用的情况，大家形成共识的情况。

3、要在培养问题意识上下更大功夫。马克思说过，“问题是时代的格言，是表现时代自己内心状态的最实际的呼声。”毛泽东当年为《新华日报》的题词，就两个字：多思。新闻报道工作，有一句行话叫“抓问题”。培养问题意识，跟这个有异曲同工之妙。要切实抓准问题。没有问题就没有思想。问题抓得准，头脑才清醒，今后工作的努力方向才能把住。从这个意义上说，在工作总结中把问题找准写透，是对各级党委领导和机关工作指导的一个贡献。对有用的事物和材料要有很强的敏感性，善于从普通、平凡、细微之处发现问题，找准思想，看到本质。抓问题的能力强不强，是写好总结很重要的素质。为什么有的同志下部队收获很大，有的同志却没什么感受，道理就在这里，就看能否及时发现，能否真正认识和敏锐地捕捉到问题。一是要善于观察。领导一般有明确要求，就果要做到“事前有筹划、事中有观察、事后有归纳”。要善于观察，增强抓问题的敏感性。二是要看到本质。抓本质就是要抓到点子上。要透过现象看本质，不能停留在表面。三是要形成习惯。多问几个为什么，不断地进行深入的学习和思考，强化抓问题的意识，提高抓问题的能力。

4、要在加强实践锻炼上下更大功夫。总结经验是最重要、最实际、最管用的学习，也是最经常、最生动、最有意义的实践。搞好工作总结，不仅仅是一个“写”字的问题，更重要的是通过总结这种形式，以昨天的实践为老师，把群众的经验当财富，对感性的认识进行加工提炼，在新的起点和层次上思考过去、总结现在、指导今后。一方面，要多写多练。要有恒心，要有“三更灯火五更鸡”的精神，“众里寻她千百度”的毅力，“衣带渐宽终不悔”的韧劲。有的领导说过，大凡晚上12点以前办公室的灯亮着，不是在爬格子，就是在读书的同志，用不了3年，准能混出点小名气来，一般来机关五六年甚至时间更长，材料还拿不起来的同志，大都是12点以前就睡觉了。另一方面，要多集中研讨。要注重培养团队精神，在集中参与写作总结材料等各个材料的过程中，搞好专题讨论，集中集体智慧，达到共同提高的目的，使能力水平得到快速提升。

起草总结材料是经常遇到的课题，但随着形势的发展、任务的变化、能力的提高，也一定能写出让领导满意的总结材料来。写材料是个苦差事，但反映的是真本事，这种苦、这种真里面，通过努力最终流淌的是领导的认可、群众的认可、个人的发展，带来的幸福感和成就感。

【来源：秘书工作交流群】