机关文稿写作中的几个关系——在第五届中国秘书节开幕式上的发言提纲

(2011年10月23日下午，上海世博洲际酒店)

按：2011年10月23日，第五届中国秘书节在上海市举行。来自部分省、自治区、直辖市有关高校、机关、秘书学会等单位和组织的嘉宾100多人出席了开幕式。开幕式安排半天时间，共11项内容。中国公文写作研究会会长桂为民、浙江省秘书学会会长俞文华、上海市秘书学会副会长王根生先后讲话。开幕式由浙江省秘书学会常务副会长张梦新主持，他宣读了北京现代秘书科学技术研究中心主任傅西路先生的贺词。浙江省秘书学会副会长李理宣读了《关于表彰第五届中国秘书节获奖论文作者的决定》。天津市政协理论研究会副会长李清和、河南省秘书协会副会长刘德洲、重庆市秘书学会副会长李化德、中共舟山市委办公室副主任任爱珍、浙江省人大常委会办公厅综合处处长何新国等先后发言。我的发言内容如下：

尊敬的各位领导、各位嘉宾、各位朋友：

下午好。

很高兴有机会参加第五届中国秘书节，并向大家汇报自己学习和工作的一点体会。首先，我谨代表本届秘书节所有获奖同行，向大家表示衷心的感谢!

我长期在省级机关从事文字工作。在实践中碰到不少非常具体的问题，为了解决这些问题，进行了一些思考。今天，我想简要地谈谈当前机关文稿写作需要注意的几个关系。

一是人与事的关系。机关文稿写作要体现领导的思路、要求，这已经成为人们的一种思想共识。因此，有的人提出，机关文稿写作尤其是讲话稿写作，要从研究、领会领导人的要求入手。有的人甚至完全依赖领导人出思路。这种提法和做法虽有一定道理，但还不够全面也不够准确。领导的思想从何而来?从分析研究实际工作中来。所以，对于机关文稿尤其是讲话稿写作而言，实际工作才是真正的源头。因此，机关文字工作者应该始终把重点放在研究实际工作上，只有提前、深入、全面地研究实际工作，才可能产生新的思想，才可能写出好的文稿，才能够主动地更好地为领导当好参谋助手。

二是前与后的关系。了解、熟悉、研究实际工作，包括哪些方面内容，应该从何处入手?我们都知道，事物的发展都是以时间为顺序，所以回顾过去、展望未来的时间线索经常成为机关文稿的一种结构方式，这种结构方式符合事物发展的客观规律。这就要求机关文字工作者，对于实际工作不仅要熟悉过去，而且要把握现在，更要着眼未来。把握前后关系，也就是要把握工作的继承与发展的关系。对于哪些是过去的情况，哪些是取得的经验，哪些是存在的问题，哪些是创新之举，哪些是面临的形势和任务，等等，都要了如指掌、胸有成竹。从这个角度看，机关文字工作者不能满足于仅仅成为一支笔杆子，而要努力成为实际工作的专门家和实干家。

三是上与下的关系。学习贯彻上级机关的精神要求，以此推动本行政区域本部门的实际工作，这是机关文稿写作面临的一个经常性的课题。实际工作中存在着两种不好的倾向。一是过于强调原汁原味地传达贯彻上级精神，因此在机关文稿中直接照搬照抄上级机关的文件和讲话的内容，以会议贯彻会议、以文件贯彻文件、以讲话贯彻讲话，差不多完全照本宣科;二是特别强调本行政区域的特殊性，适合本地的方面就贯彻执行，不适合的就打擦边球绕过去。严格说来，这两种倾向都不利于上级精神的贯彻落实和本地工作的深入开展。可见，如何坚持理论联系实际和一切从实际出发，正确处理好上下关系，做好上下结合这篇文章，依然是当前机关文稿写作必须认真解决的一个现实问题。

四是虚与实的关系。一篇机关文稿，如果全篇都是讲道理，没有事实内容，则会显得空虚;如果全篇都是摆事实，没有提炼概括，则可能缺乏思想和灵魂。这两种文稿都不好看，阅读起来都会很累。好的机关文稿，必然是事实确凿、说理充分、简约明了，也就是虚实结合、虚实关系处理得非常好的文稿。从实际情况看，问题比较多地出现在说理过多而内容不实，从而使文稿缺乏应有的说服力。我曾经认真阅读了某个省人大工作会议主题讲话稿，而且连续两届的人大工作会议主题讲话稿，都是省委书记兼省人大常委会主任的讲话稿，共同之处是第一块关于思想认识的内容，分别都有将近四千字的篇幅，比重超过整篇讲话稿的三分之一，让我感到说理所用笔墨过多、说教太多。这种情况目前还比较常见。

五是长与短的关系。机关文稿的篇幅属于形式方面的问题，根据内容决定形式、形式服从内容的基本原理，一篇文稿要用多少文字量，这决定于它所表达的实际内容。我在这方面的体会是，该长则长、该短则短、尽量写短。即使非常重要的会议，讲话稿也不要动不动就洋洋洒洒上万字，最好能够掌握在七八千字为好，讲话不要超过一个小时。如果是一般性的会议，讲话稿掌握在三四千字也就差不多了，二十分钟也就解决问题。文稿篇幅太长，领导人只好照本宣科，听众坐不住思想开小差，讲话的效果降低了，会风的问题也由此产生。从实际情况看，长篇大论仍然是目前机关文稿的一个明显特点，这种倾向还没有得到明显改变。这不仅是文风问题，也是作风问题，直接关系到会风、政风和党风，已经引起高层领导的重视。为什么机关文稿偏长?情况非常复杂，很难一言以蔽之。但是，广大机关文字工作者在这方面要有责任感，可以从自己做起，从眼前做起，从具体工作做起。我本人也一直在这方面进行努力，过去曾经写过一篇五百多字的讲话稿，领导人看一遍就记住了，最后脱稿演讲，听众反响都非常好。

六是新与旧的关系。实际工作总是在继承的基础上不断向前发展。而机关文稿是对实际工作的一种反映，在写作过程中也要处理好继承与发展的关系，也就是新与旧的关系。由于实际工作不可能突然全部都是全新的，所以机关文稿也不可能整篇内容和观点都是全新的。一般而论，一篇文稿如果能够有所创新，可以说就是成功之作。现在，有的相同类似的会议年年都要召开，有的工作年年都要开展，这决定了相同场合的讲话稿年年都要起草。如果不进行创新，则有可能出现年年面目相同的情况。这对于机关文字工作者是一个挑战。机关文稿写作如何创新?我认为，关键是要拓宽创新的领域。第一，要创新写作思路;第二，要创新文稿结构;第三，要创新思想观点。总之，就是要写出文稿的新面目。可见，机关文稿写作的创新，不能局限于思想观点一个方面。创新是一个努力的方向。通过创新，可以实现对于前人的超越。这正是机关文字工作的魅力所在。

上述初步认识和体会，不当之处，敬请大家批评指正。谢谢!

【来源：何新国讲公文写作新浪博客（授权转载）】