机关文稿写作中的几个关系——在（上海）第五届中国秘书节开幕式上的发言

按：2011年12月26日，忽然收到吉林省长春市《应用写作》杂志社的用稿通知。这要是在过去，必然是欣喜若狂;可现在却是丈二和尚摸不着头脑，因为在记忆当中确实未曾向该杂志投稿。赶快致电杂志社编辑部，王竹洁副总编辑帮我查询，告诉我说是通过邮箱投稿的，但看不出是谁在暗中相助。暂且不去深究，总之此事发生，让我真切地感到世上还是好人多。新的一年第一篇公开发表之作，竟然带有几分神秘色彩。如果说这是运气，则我借此机会同样希望广大读者在新的一年里好运连连!

这篇短小文章，是平生第一次真正意义上的讲话稿。第一次讲话，稿子就发表了，祝贺!

我长期在省级机关从事文字工作。在实践中碰到不少非常具体的问题，为了解决这些问题，进行了一些思考。今天，我想简要地谈谈当前机关文稿写作需要注意的几个关系。

一是人与事的关系。机关文稿写作到底应该对人负责还是应该对事负责呢?目前，机关文稿写作对人负责占据了上风，体现领导人的思路、要求已经成为人们的一种思想共识。因此，有的人顺理成章地提出，机关文稿写作尤其是讲话稿写作，要从研究、领会领导人的要求入手。有的人甚至完全依赖领导人出思路。这种提法和做法是有一定道理的，但在实践中如果完全这么做，则机关文稿写作就会非常被动，文字工作的参谋服务保障作用就会大打折扣。请大家简单地思考一个问题，领导的思想从何而来?从分析研究实际工作中来。对于机关文稿尤其是讲话稿写作而言，实际工作才是真正的源头。因此，机关文字工作者应该始终把重点放在研究实际工作上，只有提前、深入、全面地研究实际工作，才可能产生新的思想，才可能写出好的文稿，才能够主动地更好地为领导当好参谋助手。

二是前与后的关系。了解、熟悉、研究实际工作，包括哪些方面内容，应该从何处入手?我们都知道，事物的发展都是以时间为顺序，所以回顾过去、展望未来的时间线索经常成为机关文稿的一种结构方式，这种结构方式符合事物发展的客观规律。这就要求机关文字工作者，对于实际工作不仅要熟悉过去，而且要把握现在，更要着眼未来。把握前后关系，也就是要把握工作的继承与发展的关系。对于哪些是过去的情况，哪些是取得的经验，哪些是存在的问题，哪些是创新之举，哪些是面临的形势和任务，等等，都要了如指掌、胸有成竹。从这个角度看，机关文字工作者不能满足于仅仅成为一支笔杆子，而要努力成为实际工作的专门家和实干家。

三是上与下的关系。学习贯彻上级机关的精神要求，以此推动本行政区域本部门的实际工作，这是机关文稿写作面临的一个经常性的课题。实际工作中存在着两种不好的倾向。一是过于强调原汁原味地传达贯彻上级精神，因此在机关文稿中直接照搬照抄上级机关的文件和讲话的内容，以会议贯彻会议、以文件贯彻文件、以讲话贯彻讲话，差不多完全照本宣科;二是特别强调本行政区域的特殊性，适合本地的方面就贯彻执行，不适合的就打擦边球绕过去。严格说来，这两种倾向都不利于上级精神的贯彻落实和本地工作的深入开展。可见，如何坚持理论联系实际和一切从实际出发，正确处理好上下关系，做好上下结合这篇文章，依然是当前机关文稿写作必须认真解决的一个现实问题。

四是虚与实的关系。一篇机关文稿，如果全篇都是讲道理，没有事实内容，则会显得空虚;如果全篇都是摆事实，没有提炼概括，则可能缺乏思想和灵魂。这两种文稿都不好看，阅读起来都会很累。好的机关文稿，必然是事实确凿、说理充分、简约明了，也就是虚实结合、虚实关系处理得非常好的文稿。从实际情况看，问题比较多地出现在说理过多而内容不实，从而使文稿缺乏应有的说服力。我曾经认真阅读了某个省人大工作会议主题讲话稿，而且连续两届的人大工作会议主题讲话稿，都是省委书记兼省人大常委会主任的讲话稿，共同之处是第一块关于思想认识的内容，分别都有将近四千字的篇幅，比重超过整篇讲话稿的三分之一，让我感到说理所用笔墨过多、说教太多。这种情况目前还比较常见。

五是长与短的关系。机关文稿的篇幅属于形式方面的问题，根据内容决定形式、形式服从内容的基本原理，一篇文稿要用多少文字量，这决定于它所表达的实际内容。我在这方面的体会是，该长则长、该短则短、尽量写短。即使非常重要的会议，讲话稿也不要动不动就洋洋洒洒上万字，最好能够掌握在七八千字为好，讲话不要超过一个小时。如果是一般性的会议，讲话稿掌握在三四千字也就差不多了，二十分钟也就解决问题。文稿篇幅太长，领导人只好照本宣科，听众坐不住思想开小差，讲话的效果降低了，会风的问题也由此产生。从实际情况看，长篇大论仍然是目前机关文稿的一个明显特点，这种倾向还没有得到明显改变。这不仅是文风问题，也是作风问题，直接关系到会风、政风和党风，已经引起高层领导的重视。为什么机关文稿偏长?情况非常复杂，一句话是说不清楚的。但是，广大机关文字工作者在这方面要有责任感，可以从自己做起，从眼前做起，从具体工作做起。我本人也一直在这方面进行努力，过去曾经写过一篇五百多字的讲话稿，领导人看一遍就记住了，最后脱稿演讲，听众反响都非常好。

六是新与旧的关系。实际工作总是在继承的基础上不断向前发展。而机关文稿是对实际工作的一种反映，在写作过程中也要处理好继承与发展的关系，也就是新与旧的关系。由于实际工作不可能突然全部都是全新的，所以机关文稿也不可能整篇内容和观点都是全新的。一般而论，一篇文稿如果能够有所创新，可以说就是成功之作。现在，有的相同类似的会议年年都要召开，有的工作年年都要开展，这决定了相同场合的讲话稿年年都要起草。如果不进行创新，则有可能出现年年面目相同的情况。这对于机关文字工作者是一个挑战。机关文稿写作如何创新?我认为，关键是要拓宽创新的领域。第一，要创新写作思路;第二，要创新文稿结构;第三，要创新思想观点。总之，就是要写出文稿的新面目。可见，机关文稿写作的创新，不能局限于思想观点一个方面。创新是一个努力的方向。通过创新，可以实现对于前人的超越。这正是机关文字工作的魅力所在。

上述初步认识和体会，不当之处，敬请批评指正。谢谢!

(注：这是发言提纲。按照会议规定，我最后一个发言，只能讲十分钟，结果大概讲了十二分钟时间。中国公文写作研究会会长桂维民先生在会后专门与我握手致意予以肯定，其他与会同行也都纷纷予以赞扬鼓励。)

(此文已经收入《机关文字工作五十讲》一书)

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