谈谈公文“意见”的写法
【小 中 大】【收藏】 作者: 魏恒 来源: 河南秘书网 阅读 次 【加入会员】
“ 意见”是十四种常用公文文种之一,是机关公文中比较常用的一个文种。不使用“意见”文种和公文格式的一些标注形式,使用“方案”(不在十四种常用公文之列),可视为机关材料,加上“意见”文种,加上红色版头和公文格式的有关标注形式,就是公文。公文文种“意见”的概念界定:既是用于重要问题提出见解和处理办法。省委办公厅曾在举办“公文写作培训班”时,推荐了一篇范文《中共河南省委、河南省人民政府关于进一步转变作风提高工作效率的意见》,写的相当精彩、精练、可操作性强。首先开头交待背景,提出中心意图即“转变作风”。正文分三个大问题写:一、坚持实事求是,反对虚报浮夸;二、坚持群众的路线,改进工作方法;三、坚持狠抓落实,提高工作效率。概括起来是“三个坚持”,把坚持什么,反对、改进、提高什么,交待的很清楚,观点开列的很鲜明。在每一个大观点下面又开列出小观点3—4条,是具体的意见。譬如在第一个大观点下面又开列出四个小观点:(1)实事求是地制定计划、指导工作。(2)全面正确地看待干部的政绩。(3)从工作上和制度上堵塞虚报浮夸的漏洞。(4)加大对虚报浮夸的监督和查处力度。使人一看就知道怎样做。所以这个意见制定的非常到位,没有一定的工作经验和水平,是写不出这么好的“意见”来的。
那么写好“意见”需要遵循哪几个方面的要求呢?
一、遵循“意见”文种写作格式的要求
“意见”是普发式公文,它区别于信函式公文,在格式的表述上比较特别。其一是它在公文的标题之下的中间位置标注带括号的年月日。其二是标题之下,正文之上没有收文机关的标注。其三是在正文结束后另起一行空二格加括号标注(此件发至XX/XX单位)。其四是不标注发文机关的落款和年月日,没有加盖公章的位置。其五是文尾部分仍要标注主题词等与信函式公文相同的内容。由于“意见”文种在机关行文中常用,也由于“意见”格式上易与信函式公文格式相混,故应仔细对照规范公文格式,防止出错。
二、遵循“意见”文种写作内部结构的要求
譬如改进工作的意见,一般要从工作实际出发,抓住最主要的几个方面,按照先抓什么工作,后抓什么工作的逻辑顺序开列出几个观点,在大观点下面又列出具体的做法,便于有关部门和人员操作。要切记不能观点之间相互交叉和重合,更不能所列观点与所用材料不一致。
再譬如开展某项活动的意见,一般要划分几个层次,开列观点,把“意见”逐步展开。即首先要明确开展活动的指导思想;其次要明确开展活动的对象、形式及内容;其三是要明确几点具体要求;其四明确组织领导;其五明确如何总结表彰等。这种意见文种写作内部结构的要求,基本上是约定俗成,也是遵循了“为什么做,怎样做”的思维发展的逻辑顺序。不能够先讲“活动的对象、形式及内容”等,在最后再讲“指导思想”,那样就不能使人们很
快得到要领,也就不是公文的写作基本规律了。
三、遵循“意见”文种写作防止“败笔”的要求
所谓“意见”写作中的“败笔”,即是不规范的“意见”写法,包括格式和内容中的不规范现象。譬如格式上不规范,把信函式与普发式的格式混用,“画蛇添足”等;内容上的不规范,通常有滥用“实施意见”的现象。按说“意见”已有了如何实施的意思和内容,不必再加“实施”二字。按照省委办公厅二秘专业人员的要求,可不加“实施”二字的“意见尽量不加。还有的“意见”内容缺乏针对性。“意见”除了在主题内容上有鲜明的针对性外,在“意见”的开头和结尾也要讲究针对性。开头可采用目的性、提要性和按语式、式和督查式结尾。对于内容单一的“意见”可采用一贯到底的序号式写法,针对性较强。譬如:一、序号下面排列1、2、3。二、下面排列4、5、6。三、下面排列8、9、10等等。总之,要防止撰写“意见”出现“败笔”,切忌脱离工作实际,情况和目的性不明确;切忌不按规范化的“意见”格式行文;切忌所制定的“意见”不具有可操作性和文不达意,字词不精练等。
省委省直机关工委研究室 魏恒
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