公文写作中如何正确使用“简称”

公文写作中，在版头、公文标题、正文、落款以及印章中往往会涉及到机关或者单位名称的表述问题，为了使得语言的简洁性，对这些被表述的对象又常常会使用到简称。然而在实际的公文写作中，简称的运用出现了诸多的问题，我们应当遵循《条例》和《格式》的规定，并按照公文中运用简称的基本要求规范书写，不可凭空想象，随意缩减。

简称应规范，公文写作在实际运用中的简称，构成形式主要有：

1.标数概括。其简称的主要特点是将数词加上名词或者加上名词化的词、词组两部分构成，例如“三个代表”、“五条禁令”;

2.取前舍后。例如“非典型肺炎”就简称为“非典”;

3.舍前取后。例如“高致病性禽流感”就简称为“禽流感”;

4.合并语素。这种简称是合并词中的相同语素，例如“病害、虫害”就简称为“病虫害”;

5.取全称首尾。这种简称就是保留全称的第一个字和末尾的字，去除中间的内容，例如“军人家属”就简称为“军属”、“中华人民共和国”就简称为“中国”;

6.舍全称首尾。其表现形式是只使用中间部分的内容，而将全称的第一个字和末尾的字去掉。例如“人民警察”就简称为“民警”;

7.选取全称中有代表性的语素或词。例如“全国人民代表大会“就简称为”全国人大“。

要规范书写公文的简称，单单只知道简称的构成形式还不够，还必须遵循其基本原则，具体地讲，就是要特别注意这几个方面：

第一，要使用为大众所认可、接受的简称。

我们必须使用广大群众所认可或者是长期以来约定俗成的简称。现在有部分高校校

名的简称就令人费解。例如，“华中大”，有谁知道“华中大”是哪所高校?是华中师范大学?华中科技大学?还是华中农业大学?它其实是华中科技大学。华中科技大学曾经用通知的形式，要求各部门在宣传报道时统一使用“华中大”的简称，这个简称虽然推广了一年多，但人们依然习惯简称其为“华中科大”或“华科大”。

第二，简称要遵循先全后简的原则。

对一些较少使用的简称或创新的简称，必须做到先全后简的原则，在文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号里注明其简称，若不进行标注，就会让人感到不知所云。例如，有一篇纪要里说厂里五月份除了搞好选举和开好人代会以外，主要就是要集中精力，认真抓好当前县、乡、镇企业，两户一体和农业的经济工作。要求县里的四大部门以及咨询处的领导同志们要深入基层工作，并且还要直接听取该单位领导的汇报。重点狠抓那些新建的工厂、大的厂矿以及亏损厂等地区。看责任制和‘三权’、‘三制’有没有真正的落实……纪要在这段文字说明中，一共用了“两户一体”、“四大部门”、“三权”、“三制”四个简称。然而这四个简称的真实内含究竟是什么，并非人人都心知肚明，如果不作出必要的说明，就很容易使得文章前后阻滞，给阅读的人造成理解上的困难。在合同的写作中，当事人名称的写作通常都是采用先全后简的原则，例如：××化工工厂(以下简称甲方)、××商业中心(以下简称乙方)。

第三，简称的表意要准确、明白，切忌隐含，生涩，令人费解。

比如，我国的八个民主党派都有各自的简称，这八个简称均准确清晰：中国国民党。革命委员会简称民革、中国民族同盟简称民盟、中国民主建国会简称民建、中国民主促进会简称民进、中国农工民主党简称农工党、中国致公党简称致公党、九三学社简称九三学社、台湾民主自治同盟简称台盟。简称要准确，不能随意编造，令人难解其义。例如，不能把中国国民党革命委员会简称为“国民党”，不能把中国民主促进会简称为“民进党”或“民促”，不能把中国农工民主党、中国致公党、九三学社分别简称为“农工”、“致公”、“九三”。还有把“公共基础设施办公室”简称为“公基办”。像这样一些含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其义的简称，不用为好。

第四，简称要避免使人产生歧义。

姜昆、唐杰忠和说的相声《省略语》中例举了大量的产生歧义的简称。其中有个细

节讲北京一个招待所里服务员为来参会的各单位分配房间，以下节选的便是两人在这个细节中的台词：

……

姜昆：怀运的

唐杰忠：哦怀孕的也来开会来了

姜昆：怀运的来没来，喂，那老大爷，你不怀运的吗

唐杰忠：嗯?老大爷??

姜昆：老大爷噌就站起来了，我多大岁数，我怀孕啊?年轻时也没这功能啊，

唐杰忠：可不是嘛

姜昆：我是怀柔运输汽车公司的

唐杰忠：你看看

姜昆：怀柔运输汽车公司的到我们这就叫怀运的

唐杰忠：那么我要是怀柔轮胎厂的呢

姜昆：那就叫怀胎了

唐杰忠：不象话这个

……

姜昆：注意，开刀的在一楼，开搪的上二楼，自杀的在三楼，上刑的在四楼。

……

唐杰忠：那开刀的?

姜昆：开封刀具厂的，开刀的

唐杰忠：开搪的呢?

姜昆：开滦搪瓷厂，开搪的

唐杰忠：自杀的呢

姜昆：自控杀虫剂厂，自杀的

唐杰忠：上刑的呢

姜昆：上饶自行车厂，上行的

唐杰忠：哎哟我的妈呀，这四位一位都活不了喽

……

类似相声里这样的简称，应当坚决加以避免。公文的语言表达讲求准确无误，恰如其分，决不能使人感到语义双歧。“歧义”是公文写作的大敌。

【来源：帮你写公文】