公文写作实践中常见问题辨识

近年来，国家出台了国家标准《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)，国家电网公司下发了《国家电网公司公文处理办法》(国家电网办〔2012〕1000号)，极大促进了电力企业公文处理工作的规范化、制度化和标准化建设。但是在公司系统尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的不规范问题。现结合工作实际，将常见错误列举辨识如下，以利交流学习。

一、文种选择不规范

错误：把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，将“计划”、“总结”、“方案”、“细则”等直接作为公文印发。

改正方法：应当用“通知”文种，以印发形式行文。如《××公司关于印发××工作方案的通知》，把方案附后，一起行文。

错误：以“报告”文种报送时，往往在标题中的文种部分出现《关于×××的调查报告》、《关于×××的专项报告》等，形成文种使用不规范现象。

改正方法：应当用“报告”文种，统一表述为《××公司关于×××调查的报告》。

辨识：公司常用的公文种类有9类：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要。公文标题中的文种部分，必须与9类文种一致。应根据行文关系选择文种：向行政隶属的上级单位行文，采用上行文种(报告、请示)或意见;向下级单位行文，采用下行文种(决定、通知、通报、批复)或纪要、意见;向不存在行政管辖或业务主管关系的单位行文，采用平行文种(函)或纪要、意见;纪要可适用平行文、下行文。意见可适用所有行文关系。说明一点，决定、意见这两类文种仅适用于就重大事项行文，一般不用。

二、“报告”与“请示”使用不规范

错误：把性质、用法不同的文种“请示”“报告”混为一体，拼凑在一起，例如“××公司关于×××的请示报告”。

改正方法：只要根据公文内容确定一个文种，或“请示”，或“报告”，把另一个删去即可。

辨识：“报告”和“请示”是两个不同的文种，其适用范围和用法有较大区别。“报告”只是向上级单位反映情况、提供信息，以上级单位知晓为目的，无需上级单位批复，上级单位阅后可不回复，属于阅件。“请示”则需要上级单位明确批复，属于办件。实际工作中，可以“是否需要批复”作为选择“请示”或“报告”文种的标准。此外，“请示”应严格限定一文一事。

三、发文字号表述不规范

错误：发文字号“信电办【2013】12号”、“信电办[2013]12号”、“信电办〔2013〕012号”、“信电办〔2013〕第12号”。

改正方法：以上发文字号应表述为“信电办〔2013〕12号”。

辨识：发文字号应由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。发文字号中的年份括号应使用六角括号“〔 〕”(此符号无法从键盘直接打出，可从word文档中“插入”栏选择“符号”)，序号不编虚位，不加“第”字。

四、公文标题不规范

错误：公文标题《关于印发×××实施方案的通知》、《××公司关于印发〈×××工作方案〉的通知》

改正方法：正确的标题为《××公司关于印发×××工作方案的通知》。第一个标题应加上发文单位，第二个应去掉“工作方案”中的书名号。

辨识：公文标题应由发文单位名称 + 事由 + 文种组成。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点符号。

五、计量单位不规范

错误：如在公文中将有关计量单位表述为“KV”、“KM”、“KVA”、“KWH”、“#1塔基”等。

改正方法：将计量单位汉化，如“KV”应当写作“千伏”，“KM”应当写作“千米”，“KVA”应当写作“千伏安”，“KWH”应当写作“千瓦时”，“#1塔基”只能写作“1号塔基”等等。

辨识：公文中的计量单位应使用我国法定计量单位，同时应使用汉语。

六、结构层次序数不规范

错误：有些文件正文中结构层次序数不连贯、缺序号，序号不符合层次规范，如把第二层写为“(一)、”;把第三层写为“1、”或“1.”(半角点);把第四层写为“(1)、”;结构层次序数采用了自动编号。

改正方法：第二层序数应为“(一)”，后不加“、”;第三层应为“1. ”，点为全角点;第四层应为“(1)”，后不加“、”;结构层次序数不能采用自动编号，必须手动编号。

辨识：公文正文的结构层次一般不超过四层，层级序数依次为：第一层“一、”(三号黑体)，第二层“(一)”(三号楷体)，第三层“1.”(三号仿宋，点为实心、全角)，第四层“(1)”(三号仿宋)。实践中，如果层级序号有独立的标题行，则标题行按照上述规定的字体编排，并且标题行最后不跟句号;如果层级序号后直接跟大段文字，无独立标题行，则可不按上述要求对字体进行调整。

七、上行文的主送单位表述不规范

错误：有的上行文主送单位表述为：市委、市政府

改正方法：上行文原则上只能有一个主送单位。如送“市委”，应表述为“中共××市委”;如送“市政府”，应表述为“××市人民政府”。

辨识：向上级单位行文时，原则上主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位，但不得抄送下级单位。主送单位名称要使用全称、规范化简称以及规范化统称。

【来源：帮你写公文】