怎样进行文书修改？

文书修改是今年中职文秘竞赛的内容之一。简单说就是修改文书中的错误。

先来看“文书”。

文书的概念有三种不同的含义，即文字材料、文字书写和从事文书工作的人。显然，我们所说的文书修改是指文书的第一种含义。

其实，文书所包含的范围是很广泛的，从广义上来讲，文书是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。

那么，狭义上怎样理解文书呢？一般情况下，尤其是在日常工作中，人们往往将工作中使用的书面文字材料表述为文书，而将私人使用的书面文字材料排除在外。所以，狭义的文书概念是不包括私人文字材料的。

但是，有一种说法是不正确的，即将“文书”理解为公文。公文是由法定的作者制成和发布的，公文不是谁都可以随便写的。公文只是工作中使用的文字材料之一，否则就大错特错了。

造成这种混乱的是公开出版物。《现代汉语词典》对文书的解释是：“指公文、书信、契约等”，基本上是广义的。而《辞海》：“各种公文的通称”(1979年版，1533页)指的却是狭义的文书的概念。

所以，文书修改中的文书，指的是广义的文书，即一切书面文字材料。

再来谈“修改”。

竞赛中的“修改”其实可以理解成校对。校，即订正，也就是根据文字原稿或订本核对校样，订正差错，保证文书的质量。古代称之为“校堪”或“校雠”。

校对是根据原稿，核对并清除校样上的差错。竞赛中的“文书修改”其实就是找出文书中的错误并把它改正确。

问题来了，一是文书中可能存在哪些错误；二是怎样将这些错误改正。

一般来说，文书中可能存在的错误包括：

(1)提法上的错误，如在政 治思想上和科学性上遗留的不准确的提法和词句。

(2)语法修辞上的错误，如缺少句子成分、语句不通。

(3)错别字，如多字、漏字、错字、别字。

(4)标点错误。

(5)符号错误。

(6)标题、署名，文中人名、地名、数字、公式错误。

(7)文书版面、格式错误，如图表位置及表题、图题，字体、字号、字距和行距错误。

(8)简称、引文、中英文对照错误，如使用不规范简称、引文标注错误、翻译错误等。

如何发现这些错误，或者说如何知道文书中有错，可不是一两句话可以说清楚的。最简单的办法是，认认真真学习以下法规及标准：

《(单字替换)政机关公文处理工作条例》(2012年7月1日起施行)

《(单字替换)政机关公文格式》(国家标准GB/T 9704-2012)

《标点符号用法》(国家标准GB/T15834-2011)

《出版物上数字用法的规定》(国家标准 GB/T 15835-2011)

至于怎样将这些错误改正过来，更非易事。以修改错别字为例，必须注意以下几点：

1.了解汉字的结构及形音义的关系

汉字属于表意体系的文字，是根据古代文字学家创造的“六书”(象形、指示、会意、形声、转注、假借)原理造出来的。汉字中形声字所占的比重最大，约为80%以上，而且形声字的结构也比较复杂。根据形符和声符的位置，一般可以将形声字分为左形右声(味)、左声右形(放)、上形下声(草)、上声下形(熬)、内形外声(辩)、内声外形(闺)等。因此，要修改错别字，必须首先了解汉字的基础知识。

2.掌握词的含义与用法

如果说错字与汉字的结构有关，那么，别字大多与词汇的结构与含义有关。

每一个词都有其一定的使用范围，如“启示”与“启事”常常混淆，因为读音相同只一字之差。“启示”是启发指示的意思，是动词；“启事”是陈述事情的意思，是名词。从结构上看，“启示”的两个语素构成并列结构，而“启事”是动宾结构。只有当了解了这些内容后，就不至于将两个词混为一谈了。因此，要修改错别字，还必须掌握词汇学的相关知识。

3.会查字典、词典

除小学生外，现在的中学生、大学生几乎不查字典、词典了，事实上谁都可能碰到吃不准的字词的，这时就要会查字典、词典，不能自以为是，不然长期如此，错误的反而觉得是正确的了。

4.能经常习字

习字，即练习写字。当今数字化时代，人们天天与电脑打交道，已经很少或根本不再写字了。其实，学习汉字的基本方法就是习字。通过习字，可以熟悉汉字的框架结构、笔画笔顺、运笔方法等，长此以往，不仅能正确使用汉字，也能够一眼识别错字。

需要注意的是，竞赛中，改正还要求使用规范的校对符号，这又涉及到一个标准，即《校对符号及其用法》(国家标准GB/T 14706-93)。

话说回来，中职竞赛要求会略低一些，不会涉及到那么多的错误(竞赛规则显示：“参赛队选手对一篇纸质文书的10处错误进行修改，错误类型包括文字、语言、符号、格式，要求正确使用校对符号。限时10分钟”)，也不会涉及全部的校对符号(注意常用的校对符号即可)。

来源：文秘教学研究