国家行政公文制作的几点不足与处理办法

概 述：本文对国家行政公文在制作过程中普遍存在的不足，比如不够美观、不尽科学、不能节约等几方面进行了比较详细地列举，并有针对性地阐述了相应的处理办法，在此基础上还提出了新的问题。这也是作者本人多年办文的经验总结，具有较强的实用性和可操作性。

主题词：公文制作 不足 处理办法

正 文：

一、我国目前通行的行政公文处理办法

我国目前所通行的行政公文处理办法是根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《处理办法》)，该办法是GB/T9704-1988版的修订，由国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布，2000年1月1日实施。

该标准由国务院办公厅提出，起草单位是中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局，主要起草人：孟辛卯、房庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。

二、目前行政公文类书籍中普遍存在的问题与原因分析

我国目前市场上流行的关于公文类书籍或者秘书指导类的书籍，出处繁多，林林总总，但普遍存在以下几个问题。

(一)存在问题

1、范例雷同，相互抄袭，乏新可陈

也就是，书籍中所举的范例不少都是类似的，虽然具有代表性，但读起来千人一面，完全失去了新意。

2、不合规格，自相矛盾，难以服人

国家行政公文制作的规定，在此类书籍中一般都有相应的描述，编者为了让读者一目了然，往往都提供有相应的范例，但范例却常常与表述自相矛盾。《处理办法》明确规定了公文各个地方所用的字体，但范例却千篇一律，没有使用相应的字体;比如《处理办法》中明确规定“发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。”(见《处理办法》8.1.6)但书籍中的范例却极少能够以此为准。再比如《处理办法》中明确规定“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;”(见《处理办法》8.2.6.1)，但笔者所读到的公文类书籍中几乎没见到符合标准要求的范例。试问：这些本身就不规范的范例如何具有指导性?

3、范例不全，格式不整，难以参考

笔者曾在各新华书店翻阅了大量的公文类书籍，极少见到一份完整的范例。比如通知类公文，都只列举了通知的正文，而眉首、版记都没有。这样的缺陷，恰恰是实际公文制作中的争议之处(后文有述)，而一般从事秘书工作的人，有几个不会写正文的?所以说，市场上流行的公文类书籍其实很难具有说服性，参考起来操作性不强。

(二)原因分析

1、编者外行

不可否认，公文类书籍的编者未必都是内行，滥竽充数的一定也有，所出的书籍就像是学生们的各类应考书籍一样，你抄袭我的，我照搬你的，结果谁也不知道其中的错误有多少，反正钱也挣了，管它质量如何?

2、排版者外行

书籍在排版和印刷过程中，排版的人大多不具备公文制作的素质，什么地方用什么字体、什么地方应该空几行，等等，他们根本不会去考虑，绝不会像看小说一样去认真阅读书的内容，既看不出其中的错误，更看不出其中的奥妙。如果编者不再去校正的话，这书籍的质量就很成问题了。——笔者以为，这才是公文类书籍存在问题的最大症结。

三、公文制作实战中存在的问题原因分析

笔者从事秘书工作六年时间，阅读和接收到的公文数以万计，有省级的、市级的、县级的，有党政机关的，更多的是企事业单位的，但笔者发现一个非常值得深思的问题，就是没有多少公文是严格按照国家规定执行的，都存在这样那样的不足，有的问题简直就不能原谅。

笔者以为，这应该不是各级领导的问题，而是直接从事秘书工作人员的责任。因为如果不是从秘书岗位上去的领导，大多都不会知道公文的制作办法和标准，如果我们再不去钻研，不用心做事，那么国家这个公文标准该是为谁制订的呢?

四、公文制作中常见的问题

1、字体使用不合标准

《处理办法》8.1.6签发人;8.2.7附注等地方都规定了公文签发人的字体和附注等字体，但在实际的公文中，很多都忽略了这些细节上的要求。

2、页码标识不合乎标准

《处理办法》“9 页码”中明确规定，页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距离版心下边缘7㎜.单页面居右空1字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页码不标识页码。”但现实中，很多公文为了图省事，标页码都选择了“居中”方式。而且笔者从网络中也看到这样的指导性模板，这是明显的错误。

3、整体排版不合乎标准

《处理办法》“7.3 印刷要求”中明确规定公文是“双面印刷”，但我常常看到一些公文将红头文件的背面(也即公文的第二页)空出，这样就会出现公文的第二张纸的正面(原本是公文的第三页)变成了偶数页——笔者从没有见过任何一本书的正面是双页码，而背面成了单页码。笔者以为这是非常低级的错误。而且这样的排版会出现本来(一张纸)两页的文件变成了(两张纸)四页，版记最终出现在第五页，整个文件就出现了第二面、第四面两张空白页，真是滑稽!(交流时以真实文件为例)。

笔者以为，既然公文规定“双面印刷”，那么按照《处理办法》“9页码”中关于页码标识以及《处理办法》“8.3.5版记的位置”之规定，每份公文的单页码都应在该页的右下角，双页码当然都在该页的左下角，这是毋庸置疑的。但笔者在网络上看到的很多模板中，也将版记之页的页码标识在了右下角(比如百度文库“标准公文格式样本”中的范本“葫芦岛打渔山泵业产业园区招商二局文件”以及《公文写作与处理》辽宁教育出版社2004年版第92页、93页、94页，该模板的页码统统标识在右下角，这也是很明显的错误(该文件是上行文，发文字号应居左空一字，但模板中却将发文字号居中排布，这也是明显的错误，因为这种错误不太多，在此不做赘述，但这样漏洞百出的错误居然堂而皇之地当作模板甚至教材，实在是不可思议)。

五、公文制作应该遵循的原则

1、首先在于规范

笔者以为，公文制作当然要遵循一般的规范，也就是说应该符合国家《处理办法》的一般规定，否则，将会出现混乱无序的状态，既不利于传阅，又不利于执行。所以，笔者总结为，公文的标准，首先在于规范，也就说要有一个相对统一的规格。

2、其次在于美观

一个《处理办法》不可能涵盖所有的规范，更不会解决实战中所有可能出现的问题，所以，它也有一个逐步完善的过程或者在实际工作中需要灵活运用的问题。不可否认，所有的公文都是用来让人阅读的，所以，我们制作出的公文应该是尽量使人悦目，读起来在视觉上感觉到舒服。笔者看到有的公文制作出来，读起来很别扭，比如一段文字有好几行，读起来很紧凑，没什么问题，但到最后一段的时却只有一个字单独成行，就让人感觉头重脚轻、难承重负。而且，如果我们注意的话，一个字单独成行，总是将一个完整的词语一分为二，读起来当然不顺畅了。

3、第三在于节约

目前，我们基本上都是电子化办公，复印、打印的任务非常繁重，随着低碳生活的推广，减少办公程序，降低消耗费用，我们秘书工作人员责无旁贷。但是，现行公文制作办法中关于版记位置规定，已经不适应节约办公的要求。比如当公文为奇数页、而奇数页的行数下面(除去印鉴位置)，尚有足够的制作版记的位置，如果我们还一定要将版记放在最后一面(封四)，势必会造成最后一面(封四)成为只有一个版记的空白页。在实际行文过程中，我们常常为了这个版记，专门一份一份过过(打)复印机，进而造成非常明显的、不必要的繁琐和浪费。

六、公文制作过程中常见的问题及处理办法

本着本文第五部分所述原则，笔者根据多年办文经验、教训，总结出一套自己的制作办法，现与大家交流。

1、美观的行间距：避免标题在最下一行。

常见问题:现行《处理办法》“7.1　排版规格”中规定“一般每面排22行，每行排28个字”。 《处理办法》“8.2.6.3特殊情况”中规定“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决……”。也就是说，在公文处理过程中会有一些特殊情况，需要调整行间距去解决。在实际制作公文过程中，如果严格按照“每面排22行”的规定，我们常常会遇到这样的情况：一个大标题出现在页面的最下面，而大标题所领起的小标题或段落却在另一页(常常会出现在背面)，这样在阅读的时候，感觉会很不舒服。正确的处理办法当然是让每一个标题都能和它所统属的段落在一个页面上。

处理办法：只需将该页的行间距调宽一行，将最下面的大标题撵到下一页的第一行。这样做的结果，完全不会影响整个公文的排版和阅读效果。

2、紧凑的字间距：避免单字成行。

常见问题：如果都严格按照“每面排22行”的规定，往往会出现单字成行的问题。前文有述：单字成行会使阅读者有头重脚轻之感，而且还使最后一个词一分为二，排版上看着不舒服，阅读时感觉不顺畅。笔者见到过，有的文件里出现多次单字成行，无端地增加了文件的行数和文件的长度，结果还造成“排版后所剩空白处不能容下印章位置”，进而调整行间距解决问题，何必呢?

处理办法：一是仔细阅稿，看看能否删去一两个可要可不要的字;二是调整字间距，将最后一个字挤到前文。几行字加进一个字，完全不会影响整个公文的排版和阅读效果，反而会使公文更紧凑，便于读者阅读、断句。笔者在指导部下处理文字资料(不仅限于公文)时，要求他们都要避免单字成行，尽量让最后一行的字数达到三个以上。

3、版记的位置:避免不必要的浪费。

常见问题：现行《处理办法》中规定：“本标准规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。”该办法将版记放在最后一面是为了“保证公文的完整性”，但它所造成的繁琐和浪费也是显而易见的。也就是说，如果公文在奇数页结束的公文越多，只有版记的空白页(封四)也就越多，行文过程中所造成的浪费也就越大，但只要我们用心去做，此种浪费完全可以避免。

处理办法：如果公文在奇数页结束，而且印鉴下面有足够的空间可以标识版记，那么，就完全应该将版记标识在该页下面，而无需再翻一页，也就是说不必要非要将版记标识在封四。这样做不仅不会破坏公文的完整性，反而能使一件份公文显得更加紧凑，更加完整、更加简化，反应于实际则更加节约，同时还最大可能地避免只有一个版记的空白页在公文中出现。此办法在实际操作过程中，得到了我周围领导和同事们的一致认可。

4、公文类书籍亟待规范：避免误导读者。

常见问题：过多过滥，不整不全。

处理办法：统一标准，统一印制，选取经典范例，正文可以省略，每一种文体的模板项目(题目、落款、印鉴、字体、页码、版记等)要一应俱全，具有可参照、可操作的权威性。比如百度文库“公文要素标识格式式样”中所标识的公文要素就比较全面、标准，是一个难得的正规模板。

结语：秘书工作是一种细致、特殊、复杂的工作，需要我们用心去对待和研究。公文制作是秘书工作中的最基础的职业素质之一，我们不可不用心对待。

参考文献：

《公文写作与处理》辽宁教育出版社，全国高等教育自学考试指定教材，2004年版

《秘书实务》，北京理工大学出版社，2010年版

《新编应用文写作》，北京理工大学出版社，2010年版

《公文处理规范与实务》，蓝天出版社，2011年版

【来源：河南秘书网】