复核公文要“九看”

《(单字替换)政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。笔者结合公文处理工作实践经验，将复核公文归纳为“九看”口诀，对每一份公文逐一对照复核，避免挂一漏万。

1

看标题和签批

看公文标题是否准确。《条例》规定，标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。也就是说，一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。

看公文审批、签发手续是否完备。公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，未经法定签发人或其授权签发人签批同意的公文不具有效力。内容重要、涉及面广、对全局工作有普遍指导意义的普发性公文，以及报上级机关的“请示”“报告”“意见”等公文，由机关主要负责人签发。属某方面工作的公文，由机关主要负责人或经授权的其他负责人签发。涉及多个部门工作的联合发文，应做好会签工作，使各部门负责人均履行签批手续。

2

看主送和抄送

看主送、抄送机关是否合理，排列是否规范。《条例》规定，主送机关“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。其排列应按与公文内容相关的密切程度以及机关性质、职权和隶属关系排列，各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次，同一系统并列关系用顿号，同一系统非并列关系或不同系统用逗号。抄送机关排列顺序：首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关，最后为特别机关。同一级别的机关按照(单字替换)、政、军、群的顺序排列。应合理确定公文分发范围，提高发文的针对性、有效性。

3

看文种和文号

看文种是否正确。文种是公文标题中不可缺少的要素。《条例》要求起草公文应当“文种正确”。文种选用主要依据发文机关的职权、层级、行文目的、隶属关系来确定，隶属关系和职权范围决定着行文关系，行文关系决定着行文方向，行文方向决定着文种的选择和使用。

看发文字号是否准确。《条例》规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目，它固定了公文在形成中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号，可方便地统计发文的数量。

4

看密级和公开

看密级和保密期限是否恰当。根据有关保密法律法规和本行业规定的国家秘密事项范围，依据法定程序，将具备国家秘密构成要素的事项予以确定为国家秘密，并确定相应的密级、保密期限和知悉范围。

看公开属性是否准确。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和相关规定要求，行政机关在起草公文的同时，应当审查并明确该公文的公开属性（主动公开、依申请公开或者不予公开），并在公文的附注处注明其公开属性，如“（此件主动公开）”“（此件公开发布）”“（此件依申请公开）”等，未注明的为“不予公开”。

5

看版头签发人

看版头要素是否规范标注。公文版头应按照《(单字替换)政机关公文格式》（国家标准GB/T 9704—2012，以下简称《格式》）规则，编排公文格式各要素。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，(单字替换)的机关也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。根据公文送达和办理的时限要求，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

看上行文是否正确标注签发人。按《条例》规定，上行文由机关主要负责人签发。这既是对公文签发的要求，也是对“签发人”标注的一种要求。对上行文来说，“签发人”标识区域内出现的姓名，应是发文机关的主要负责人。所谓“主要负责人”就是指机关的正职或主持工作的负责人，也是通常意义上的单位“一把手”。所以，“签发人”标识区域内的领导人姓名应是单位“一把手”的姓名。

6

看附件与附注

看附件名称与附件说明是否一致。《条例》规定，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。公文如有附件，应当标注附件说明。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××××”）。附件应当另面编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

看是否正确标注附注。请示件应当在附注处注明联系人的姓名和电话，(单字替换)的机关在附注处要注明公文的传达范围，政府信息公开的公文应在附注处注明公开属性。

7

看落款和版记

看发文机关署名、成文日期是否准确。发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称以及印章应当一致。成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准；电报，以发出日期为准。加盖印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期。  

看版记要素是否规范标注。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行。印发机关和印发日期为公文的送印机关和送印日期。信函格式版记不加印发机关和印发日期。

8

看层次小标题

看文中结构层次是否规范。《格式》规定，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。一般第一层小标题用黑体字标注、第二层小标题用楷体字标注、第三层和第四层用仿宋体字标注。第一层“一”后面用的是顿号“、”；第二层“（一）”后面和第四层“（1）”已有括号，后面不再跟标点符号；第三层“1”后面是下脚点“.”（该符号属于外文的标点符号）。段落顺序要确保不重复、不遗漏。

9

看正文错别字

公文审核的重点是把好发文关、法律关、政策关、内容关，在此基础上，复核公文应重点把好文字关、体式关。

看正文字词使用是否规范。检查字的使用是否规范，确保无错别字、异体字和不规范简化字。现在，文字输入主要有五笔类和拼音类两种输入法，五笔输入法易产生形状相似的别字，如将“账簿”打成“账薄”；拼音输入法易产生同音的别字，如将“深孚众望”打成“深负众望”。检查词的使用是否规范，确保公文用词恰如其分、搭配正确、通俗易懂，合乎语法规范。公文中可以使用规范化简称，但不能随意简化、编造词语，尽量避免使用冷僻难懂、易引起歧义的词语。从维护公文严肃性、确保公文用语严谨规范的角度出发，公文中一般不使用网络语言。检查标点符号、计量单位和数字等用法是否规范；人名、地名、时间、段落顺序、引文等是否准确；非涉密公文中是否不当引用涉密公文内容；字体、字号是否规范。