浅谈公文行文中的称谓习惯,千万不能用错了
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“称谓”是对交际各方的称呼,包括自称、对称和他称。它是交际各方身份、地位、关系的体现。正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节,惟有“名正”,才能“言顺”。在公文写作中,由于受语言简约性要求的制约,行文中的称谓语常常隐匿于“抬头”和“落款”之中,承前蒙后而省略,使全篇的语句成为“无主句”。“抬头”和“落款”固然是对称和自称,但往往难以一贯到底,且不足以表现双方的微妙关系,因此,在强调发文的主体、发文的受体,或语意转折时,称谓语就被凸现出来。这时,表述者就要斟酌选择称谓用语,使行文得体。
受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约,公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性,本文拟对公文行文中的称谓习惯作粗浅的归纳和分析。
下行文的称谓习惯
下行文自称一般用发文机关名称,而不用带第一人称代词的称谓,如“我(们)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等,显其庄严肃穆。一般来说,用第一人称表述,表述者置身事内,显得真实、亲切、富有人情味;用第三人称表述,表述者置身事外,显得客观、冷穆。用本机关名称作自称,形成第三人称表述,切合下行文或庄重严肃,或严谨缜密,或威严果断的语体规范。
例1:
国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英
全国劳动模范称号的决定
河南省洛阳市老集煤厂工人赵春娥、航天工业部陕西骊山微电子公司工程师罗健夫、中国科学院长春光学精密机械研究所副研究员蒋筑英,是(单字替换)和人民的好儿女,是工人阶级的杰出代表。他们在自己的工作岗位上,为我国社会主义现代化建设做出了卓越的贡献,是全体职工学习的榜样。为此,国务院决定:授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范的称号,并分别颁发全国劳动模范奖章和证书。
国务院号召:全国各条战线的职工,向赵春娥、罗健夫、蒋筑英学习,为实现(单字替换)的十二大提出的宏伟目标,全面开创社会主义现代化建设新局面而努力奋斗。(载于朱悦雄主编《新应用写作》)
例1中有两处自称:“为此,国务院决定:……”、“国务院号召:……”,均用发文机关名称作自称,给受文者一种“客观形势使然”的感觉,语气坚决果敢,口吻不容置疑,立场不偏不倚,凸现下行文的权威性,行文显得庄严肃穆。若将两处自称分别改为“为此,我们决定:……”、“我们号召:……”,虽然没有改变公文代机关立言的性质,但既然使用人称代词,就不免带上了人情味。称谓语直接指向发文机关的决策者和公文的草拟者,极易给人一种“此文是某某长官个人意志产物”的感觉。
下行文对称一般用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等,而不用受文机关名称,有叮咛嘱咐、严而可亲之感。
例2:
国务院关于同意上海市撤销南汇县
设立南汇区的批复
上海市人民政府:
你市《关于撤销南汇县设立南汇区的请示》(沪府〔******〕**号)收悉。同意撤销南汇县,设立南汇区,以原南汇县的行政区域为南汇区的行政区域。区人民政府驻惠南镇。
南汇区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置,所需人员编制和经费由你市自行解决。
国 务 院
20***年*月*日
(载于《中华人民共和国国务院公报》)
例2中的对称用“你市”,显得亲切、针对性强,有叮咛嘱咐之感。若改用“上海市”作对称,则使受文者有置身事外的感觉,不易唤起受文者的责任感。
上行文的称谓习惯
上行文自称一般用带第一人称代词的称谓,如“我(们)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等,而不用发文机关名称,有真实、恳切之感;对称用“上级、领导”或受文机关名称,而不用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等,有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位,这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况,因此,上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时,自称宜用“我(们)”、“我省”、“我市”、“我部”、“我局”等带“我”字的称谓,形成第一人称表述,以示真实、准确。若用本机关名称作自称,变成第三人称表述,则有置身事外,事不关己之感,且语气生硬。对称用“上级、领导”或受文机关名称,有尊重、避讳之意;若用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等,则有吩咐、指点、督促之嫌。
例3:
×某区××小学关于增拨教学设备款的请示
×某区教委:
为贯彻(单字替换)和国家全面推进素质教育的精神,落实小平同志“学习计算机,要从娃娃抓起”的指示,改变学校计算机设备严重不足且落后的现状,我校拟于今年下半年新建微机室一个,配备计算机60台,加上服务器、空调及其它网络设备,预计约需资金40万元。为此,特恳请上级给我校增拨30万元教学设备专用费,资金不足部分由我校自筹解决。
妥否,请批复。
×某区××小学
20**年*月*日
(载于郑敬东主编《现代应用文导写》)
试将例3中的自称“我校”、对称“上级”,分别改成“×某区××小学”和“你们”(或“你委”)一读,立即感觉失去了上行文的语感,不像是请示,倒像一份布置工作的指示。
平行文的称谓习惯
平行语言自称一般用“我(们)”、“我省”、“我部”、“我局”等,对称用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等,显得亲切平易,不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易,相互尊重。以商洽的口气说话,不能因有求于人而屈膝卑躬,曲意奉承,也不能因人有求于我而趾高气扬。
例4:
关于派人参加统计讲习班培训的函
×某市统计局:
得悉你市将于近期举办统计工作人员讲习班,系统地培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达以后,我们曾打算集训我地区统计工作人员,但由于我们的力量不足,未能办成。现在你市决定办讲习班,我们拟派10名统计人员(地区2名,每县1名)随班学习,请你们代培。如蒙同意,将是对我地区统计工作的有力支持。代培所需费用由我们如数拨付。盼予函复。
××地区统计局
×××某年某月×某日
(载于广西壮族自治区教委组编《应用写作》)
若将例4中的对称“你市”改为“×某市统计局”,则显得发文者因有求于人而小心翼翼,战战兢兢。若将自称“我们”改为“××地区统计局”,则又显得发文者刻意显示自己的来头,好打官腔。若将对称、自称都改用收发文机关名称,则显得发文者变成了旁观者,完全失去了公文务实理事的功能。
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