使用公文要素审核清单保障公文审核质量

做好公文审核工作，要求从政 治性到政策性，从格式到文种，从内容到结构，从表述到文字，从标点符号到数字使用等各个方面进行严格把关，以确保公文在(单字替换)政机关实施领导、履行职能、处理公务中发挥重要作用。笔者在多年的公文审核工作中体会到，即使把需要考虑的各道程序、点滴细节记在脑子里，也还是会一会儿想起来这点，一会儿要查看那点，总担心疏忽了什么，从而影响工作效率。而且，一些错误若未在公文审核的固定环节被发现，在之后的环节中被发现的可能性更低。因此，在公文审核的每一个环节都应当完成该环节必须完成的任务。

《（组织的简称，你可以根据上下文的意思进行准确的替换）办公厅关于进一步做好文件审核工作的意见》明确提出，要“完善文件审核工作机制，健全分级分类审核、要素审核、主办人负责制等制度，探索开展开门办件等方式，提高审核质量和水平”。结合（中间的意思，一个名称替换）文件精神，根据《(单字替换)政机关公文处理工作条例》和《(单字替换)政机关公文格式》等法规、标准的相关要求，并在总结工作经验的基础上，笔者设计出“公文要素审核清单”(见附表)，将要素清单与审核程序紧密结合，明确固定环节须完成的固定任务。通过长期使用，笔者深切体会到，这张清单不仅可以发挥提醒、引导、规范、监督作用，减少疏漏和失误，而且可以帮助公文审核工作者培养良好的公文审核习惯，尤其是在急件审核过程中，可以大大减少因时间紧造成的考虑不周、疏忽遗漏等情况。当清单积累到一定数量后，还可以对出现过的失误和纰漏进行整理和总结，有助于举一反三，对薄弱点进行重点突破。所以说，这张清单既是一张“明细表”“提醒表”，又是一张“错题表”，对提升公文审核水平、保障公文审核质量有很大帮助。

第一环节，审核发文依据、签发人、有关内容是否协商一致。

拿到一份提请发文的请示件后，首先，审核发文依据，决定是否可以发文。发文依据主要有三个方面：一是经市委常委会会议等审议同意制发；二是（中间的意思，一个名称替换）文件要求制发；三是按照市委领导同志要求制发。已经市委常委会会议等审议通过的文稿，请起草部门确认是否已根据审议情况进行修改和完善；根据（中间的意思，一个名称替换）文件要求制发的，请起草部门提供（中间的意思，一个名称替换）文件和材料等，以便根据（中间的意思，一个名称替换）精神和要求进行审核。其次，审核上行文是否由发文单位主要负责人签发，未签字的要补签，以体现发文单位主要负责人对发文内容充分知晓，对发文负责。第三，审核文稿中涉及其他部门职权范围的事项是否与相关部门协商并达成一致意见，是否符合有关权限和程序等。经协商并达成一致意见的，请起草部门提供相关部门的反馈意见；未经协商的，请起草部门会同相关部门进行协商，达成一致后再次提交。

完成这一环节三个要素的审核确认后，在要素审核清单上一一作出标注。比如，若三个要素均符合要求，在“发文依据”审核意见栏中注明具体依据；在“签发人”审核意见栏中打勾，表示签发人符合要求；在“协商一致”审核意见栏中注明文稿中涉及其他部门的事项所在的页码、段落位置，并打勾表示符合要求。在第一环节审核这三个要素，主要是检查起草部门应完成的任务是否全部完成，确保文稿已基本合理合规，避免在后续的审核工作中才发现发文依据不充分、发文单位主要负责人未充分知晓、未与其他部门协商一致，公文需要大幅调整以致工作陷入被动局面等情况出现，造成时间和精力的浪费。

第二环节，形成规范的公文格式。

确定可以发文后，按照《(单字替换)政机关公文格式》国家标准将文稿形成清样。这一环节要特别注意几个容易出错的要素。一是判断使用哪种发文字号和发文机关标志，一般可根据发文惯例、上级单位发文规格、发文事项宏观程度等进行判断，并注意所选择的发文字号与发文机关标志对应。二是检查密级和保密期限、紧急程度、上行文中的签发人、落款中的成文日期、附注中的印发传达范围、版记中的抄送机关等是否有遗漏。三是检查标题三要素是否完整，是否缺少文种或发文机关，是否存在使用非法定文种、错用文种、文种重叠等问题。四是检查以(单字替换)委、政府或(单字替换)委办公厅、政府办公厅两家名义下发的公文的落款，两家发文机关名称是否完整。五是根据是否加盖印章、是单一机关行文还是联合行文等检查发文机关署名和成文日期的排列位置是否正确。六是检查附件说明的标注是否正确，要特别注意其中的序号用阿拉伯数字加点号，附件名称后不加标点，需回行时要与上一行附件名称首字对齐。七是检查正文中一级、二级、三级标题的序号是否正确，有无跳号或重复标注等错误。

完成第二环节的要素审核后，在要素审核清单上作出标注，若均符合要求，在对应的审核意见栏中打勾；若个别要素不符合要求，在审核意见栏中注明问题所在，并进行修改调整，确认无误后再打勾。公文格式是公文的门面，这一环节是诸多要素审核的基础环节，只要认真、耐心地对照要素审核清单，就能够发现问题，纠正错误。

第三环节，严谨细致地审核全文。

拿到文稿清样后，首先要略读主要内容，了解全文共有几个部分，每一部分讲哪些方面内容，对文件内容、框架结构做到心中有数。在略读过程中还要注意检查一级、二级、三级标题的表述是否统一规范。如果同一层次的大部分标题都采用对应的统一形式，比如，“认真组织新闻报道”“集中开展主题宣讲”“切实加强理论阐释”，都是以“副词+动词+名词”的形式构成8个字的标题，而个别标题不符合这一形式要求，像“做好宣传引导工作”就没有副词，与其他标题形式不一致，可在略读时作出标注，待审核具体内容时修改调整。又比如，同一层次标题均为部署式标题即“要……”，需特别检查是否有个别标题漏掉“要”字；或一组非部署式标题，但个别标题加了“要”字，也要进行统一。

略读后进入细致审核全文的环节。这是公文审核工作中最重要、最核心、最关键的环节。要按照符合国家法律法规和(单字替换)的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图并同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法切实可行，内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼等要求，严把政 治关、政策关、法律关、内容关、文字关，反复琢磨、推敲。在这一环节，一般以每一级标题为一个板块，一边精读一边理解，一边判断一边完善，按照从前到后的顺序依次审核每一个段落、每一个句子、每一个词语、每一个标点，对不通顺的句子进行修改，对搭配不当的词语进行调整，对同一事物的不一致、不规范表述进行统一，核准人名、职务、地名、单位名称、时间、数字、引文等，尤其要紧盯错别字，对易错字保持高度警惕，不让错别字这一“硬伤”逃掉。同时，要仔细审核政 治性表述是否规范，(单字替换)对有关工作的指导思想、重要精神是否落实到了实际工作中，政策措施与已出台的其他文件是否衔接一致，是否具有可操作性，能否解决实际问题，等等。在阅读完每一级标题后，还要停下来回看整个板块的内容，检查各层次间的逻辑是否混乱，顺序是否恰当，每一个段落是否围绕一个中心，内容是否是同一层面的问题或情况。

对第三环节各要素的检查，可在完成全文审核后进行：一是再次集中确认修改调整之处确实有理有据，二是检查修改调整后的标点、字词、句子、段落是否准确，是否符合原意。

此外，使用公文要素审核清单时要静下心来对照清单逐项审核，或在审完一个环节后对照清单耐心复查，避免走形式、走过场，将清单变成全打勾的一张纸，使清单失去使用意义。