熬夜给领导做的汇报PPT，咋就成了不入流的垃圾？

想当年我还是个新人的时候(现在也不老哈)，经常要熬夜才能做完工作总结 PPT，好不容易搞定发给领导，没想到领导还没打开看，就先把我 diss 了一顿：

能别用「工作总结.pptx」来命名文件吗？？？要是所有人都照你这样命名，根本分不清哪份文件是谁的！

原来，连最简单的文件命名，都很容易让人踩坑。

后来工作了一段时间才知道，当我们把 PPT 发给其他人，有好多要注意的职场基本礼仪规范！

话不多说，一起来盘点下 ↓↓↓

01

文件命名

做完 PPT 后，若只是存在自己的电脑里，用「个人介绍」、「工作总结」来命名，自然不会有太大问题。

一旦要发给其他人，就得注意在文件名中加上自己的姓名。

不然就会像开头说的那样：要是所有人都照你这样命名，根本分不清哪份文件是谁的。显得多不专业呀。

另外如果每次做总结，都偷懒直接用「工作总结」这四个字来命名，到头来我们的文件夹只会出现一堆名称为「工作总结(1)」、「工作总结(2)」、「工作总结(3)」的文档。

每到年中、年末，当我们需要复盘过去几个月的工作成果时，可就头疼了——

我只是想知道去年 10 月份对接的项目数，却要打开所有总结 PPT，一个一个地找！

后来我偷偷瞄到了同事的电脑，看到人家都是这样命名的：

即用「什么时候、是什么、谁」来命名 PPT 文件。

当然，命名方法也不是唯一哒，如果大家有更好的方法，欢迎在留言区分享出来~

通过以上这种方式命名，不管什么时间、什么类型的 PPT，我都能一秒检索到！

02

素材整理

这年头，应该不会有同学做 PPT，啥文字、图片、图标、视频都不用吧？

像我这种不用素材就心痒痒的人，每做完一套 PPT，都要用到好多好多素材，方便起见，下载来的素材我都是随手丢在桌面上。

一做完 PPT，直接把素材拖进回收站就完事了。

可谁知，PPT 发出去后，经常有同事来问：这个 logo 可以发我一份高清的吗？秋叶大叔这组形象照能打包给我吗？

谁让 PPT 里导出的图片画质会被压缩呢，我只好再去回收站里扒原图 T T 一来二去浪费了好多时间。

现在做 PPT，我都会专门建一个文件夹，把这套 PPT 里所用到的文档、图片、图标、视频全丢进文件夹里：

一家人就是要整整齐齐~

你以为整理素材到这里就完事了吗？

前不久我收到一份 PPT，不过 10+ 页内容，居然有大几百兆！

传输速度慢不说，打开运行，差点没把我的小笔记本电脑累断气 T T

原来是作者在做 PPT 时，习惯将一些元素丢在页面灰色区域，有些是色卡，有些是以为要用最后却没用上的图片/文字/视频……

这年头，随随便便一组高清无码的图片、视频，大小就几十兆，把这些不用的素材堆在角落，会让文件增大许多，同时导致运行速度变慢。

所以强烈建议大家把「最终版 PPT」发给同事之前，将所有页面灰色区域的元素都删除(求你们了)~

那些「以为要用最后却没用上的素材」，整理放进文件夹就好啦。

这样不管是自己找素材、运行 PPT，还是给同事发 PPT，效率都高得飞起！

03

字体嵌入

说到素材整理，可别忘了 PPT 里最重要的素材之一：字体安装包。

多少次发 PPT 给同事/接收同事的 PPT，因为没有安装对方使用的字体，一打开要么乱码，要么所有高大上的字体通通被打回原形：

其实我们只需要在整理文件时，把字体安装包一起放进文件夹就好，更便捷一点的方法是「嵌入字体」。

操作步骤：

点击工具栏中的【文件】——单击【选项】——在弹出来的窗口中，单击【保存】——选择【仅嵌入演示文稿中使用的字符(适用于减少文件大小)】：

04

文件备份

想要更好地安放素材，仅靠整理文件夹还远远不够。

我就经历过电脑崩溃、导致文件丢失的「劫难」。有位同事比我还惨，出差时整个电脑包都被人抱走了！

电脑存储的一堆文件没了不说，他给女朋友做的情人节快闪 PPT 也一去不返，为此据说罚跪了好几天搓衣板。

要想让文件不丢失，特别是那些重要的、需要永久保存的文件，建议大家用移动硬盘+云盘双保险的方式备份。

通过移动硬盘备份，换设备/共享文件时，就算没联网、网速慢，我们也能很快获取需要的文件。而通过云盘备份文件，哪怕没带电脑/移动硬盘，我们直接登录云盘账号、下载文件就好。

有次大半夜的，我突然被领导的夺命连环 call 叫醒——第二天早上推送的文章里，有页 PPT 需要修改！

我：？？？文件可都在公司电脑里诶。

好在我突然想起，公司电脑里下载了坚果云，平时都是自动备份文件哒~

在我不注意的时候，人家可兢兢业业地在后台帮我同步文件呢。

此外，云盘还能大大提高我们和同事之间在线协作的效率。

当同事找我们要某份文件时，直接丢云盘链接，或是在云盘里把对方设置为协作者，能让我们显得专业又高效。

05

临时文件夹

有些文件还没重要到「整理」、「分组」、「备份」的地步，比如临时通知、二次整理的素材，或是做 PPT 时一连下载了好几组图标，最后只用到一组……

我们习惯的做法是用完就立刻删除，一些患有桌面洁癖症的同学，更是不能忍受桌面上有废弃素材。

可是问题很快就来了，有几次我明明已经把 PPT 发给同事，第二天对方却告诉我没收到/没有及时看消息，文件已过期。我……只能再重新做一遍了。

后来我算是学聪明啦，知道在桌面上建立一个临时文件夹，把那些临时用到、不需要备份的文件暂存在桌面：

只需要定期清理下一周前的临时文件就好啦~

以上就是我们在给别人发送 PPT 文件时，一些最基本的职场礼仪。

简单总结一下下：

文件命名

素材整理

字体嵌入

文件备份

临时文件夹

希望这些「血与泪」的教训，能够对大家有所帮助，提升办公效率，实现高效协作！

作者：小叮，95后大龄熬夜退役选手，微博不知名设计美学博主@设计青年小叮。