熬夜给领导做的汇报PPT,咋就成了不入流的垃圾?
【小 中 大】【收藏】 作者: 小叮 来源: 秋叶PPT 阅读 次 【加入会员】
想当年我还是个新人的时候(现在也不老哈),经常要熬夜才能做完工作总结 PPT,好不容易搞定发给领导,没想到领导还没打开看,就先把我 diss 了一顿:
能别用「工作总结.pptx」来命名文件吗???要是所有人都照你这样命名,根本分不清哪份文件是谁的!
原来,连最简单的文件命名,都很容易让人踩坑。
后来工作了一段时间才知道,当我们把 PPT 发给其他人,有好多要注意的职场基本礼仪规范!
话不多说,一起来盘点下 ↓↓↓
01
文件命名
做完 PPT 后,若只是存在自己的电脑里,用「个人介绍」、「工作总结」来命名,自然不会有太大问题。
一旦要发给其他人,就得注意在文件名中加上自己的姓名。
不然就会像开头说的那样:要是所有人都照你这样命名,根本分不清哪份文件是谁的。显得多不专业呀。
另外如果每次做总结,都偷懒直接用「工作总结」这四个字来命名,到头来我们的文件夹只会出现一堆名称为「工作总结(1)」、「工作总结(2)」、「工作总结(3)」的文档。
每到年中、年末,当我们需要复盘过去几个月的工作成果时,可就头疼了——
我只是想知道去年 10 月份对接的项目数,却要打开所有总结 PPT,一个一个地找!
后来我偷偷瞄到了同事的电脑,看到人家都是这样命名的:
即用「什么时候、是什么、谁」来命名 PPT 文件。
当然,命名方法也不是唯一哒,如果大家有更好的方法,欢迎在留言区分享出来~
通过以上这种方式命名,不管什么时间、什么类型的 PPT,我都能一秒检索到!
02
素材整理
这年头,应该不会有同学做 PPT,啥文字、图片、图标、视频都不用吧?
像我这种不用素材就心痒痒的人,每做完一套 PPT,都要用到好多好多素材,方便起见,下载来的素材我都是随手丢在桌面上。
一做完 PPT,直接把素材拖进回收站就完事了。
可谁知,PPT 发出去后,经常有同事来问:这个 logo 可以发我一份高清的吗?秋叶大叔这组形象照能打包给我吗?
谁让 PPT 里导出的图片画质会被压缩呢,我只好再去回收站里扒原图 T T 一来二去浪费了好多时间。
现在做 PPT,我都会专门建一个文件夹,把这套 PPT 里所用到的文档、图片、图标、视频全丢进文件夹里:
一家人就是要整整齐齐~
你以为整理素材到这里就完事了吗?
前不久我收到一份 PPT,不过 10+ 页内容,居然有大几百兆!
传输速度慢不说,打开运行,差点没把我的小笔记本电脑累断气 T T
原来是作者在做 PPT 时,习惯将一些元素丢在页面灰色区域,有些是色卡,有些是以为要用最后却没用上的图片/文字/视频……
这年头,随随便便一组高清无码的图片、视频,大小就几十兆,把这些不用的素材堆在角落,会让文件增大许多,同时导致运行速度变慢。
所以强烈建议大家把「最终版 PPT」发给同事之前,将所有页面灰色区域的元素都删除(求你们了)~
那些「以为要用最后却没用上的素材」,整理放进文件夹就好啦。
这样不管是自己找素材、运行 PPT,还是给同事发 PPT,效率都高得飞起!
03
字体嵌入
说到素材整理,可别忘了 PPT 里最重要的素材之一:字体安装包。
多少次发 PPT 给同事/接收同事的 PPT,因为没有安装对方使用的字体,一打开要么乱码,要么所有高大上的字体通通被打回原形:
其实我们只需要在整理文件时,把字体安装包一起放进文件夹就好,更便捷一点的方法是「嵌入字体」。
操作步骤:
点击工具栏中的【文件】——单击【选项】——在弹出来的窗口中,单击【保存】——选择【仅嵌入演示文稿中使用的字符(适用于减少文件大小)】:
04
文件备份
想要更好地安放素材,仅靠整理文件夹还远远不够。
我就经历过电脑崩溃、导致文件丢失的「劫难」。有位同事比我还惨,出差时整个电脑包都被人抱走了!
电脑存储的一堆文件没了不说,他给女朋友做的情人节快闪 PPT 也一去不返,为此据说罚跪了好几天搓衣板。
要想让文件不丢失,特别是那些重要的、需要永久保存的文件,建议大家用移动硬盘+云盘双保险的方式备份。
通过移动硬盘备份,换设备/共享文件时,就算没联网、网速慢,我们也能很快获取需要的文件。而通过云盘备份文件,哪怕没带电脑/移动硬盘,我们直接登录云盘账号、下载文件就好。
有次大半夜的,我突然被领导的夺命连环 call 叫醒——第二天早上推送的文章里,有页 PPT 需要修改!
我:???文件可都在公司电脑里诶。
好在我突然想起,公司电脑里下载了坚果云,平时都是自动备份文件哒~
在我不注意的时候,人家可兢兢业业地在后台帮我同步文件呢。
此外,云盘还能大大提高我们和同事之间在线协作的效率。
当同事找我们要某份文件时,直接丢云盘链接,或是在云盘里把对方设置为协作者,能让我们显得专业又高效。
05
临时文件夹
有些文件还没重要到「整理」、「分组」、「备份」的地步,比如临时通知、二次整理的素材,或是做 PPT 时一连下载了好几组图标,最后只用到一组……
我们习惯的做法是用完就立刻删除,一些患有桌面洁癖症的同学,更是不能忍受桌面上有废弃素材。
可是问题很快就来了,有几次我明明已经把 PPT 发给同事,第二天对方却告诉我没收到/没有及时看消息,文件已过期。我……只能再重新做一遍了。
后来我算是学聪明啦,知道在桌面上建立一个临时文件夹,把那些临时用到、不需要备份的文件暂存在桌面:
只需要定期清理下一周前的临时文件就好啦~
以上就是我们在给别人发送 PPT 文件时,一些最基本的职场礼仪。
简单总结一下下:
❶ 文件命名
❷ 素材整理
❸ 字体嵌入
❹ 文件备份
❺ 临时文件夹
希望这些「血与泪」的教训,能够对大家有所帮助,提升办公效率,实现高效协作!
作者:小叮,95后大龄熬夜退役选手,微博不知名设计美学博主@设计青年小叮。
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