如何胜任企业办公室文秘工作之我见

企业办公室文秘工作者，作为以辅助决策、协调服务、办文办会办事等为主要职能活动的领导者的参谋助手，现代社会对该岗位从业者的素质要求愈来愈高。那么，如何才能胜任企业办公室文秘工作?下面结合本人在企业从事办公室文秘工作十余年的工作经历，从三个方面来简要加以论述：

一、端正心态，以干事创业的激情面对文秘工作

有人说：“十年政工一场空”，比照这一说法，也许从事企业办公室文秘工作的人员也会有此感慨，究其原因，笔者认为不外乎两个方面：

其一，办公室文秘工作者所从事的办文办会等工作比较务虚，决定了秘书工作的成果很难用具体的经济数据来表述。

其二，作为各级领导的参谋和助手，文秘工作者始终处于辅助角色和从属地位，工资收入也相对不高，而文秘工作者整天埋头工作，苦思冥想，案牍劳形，咬文嚼字，寝食难安， “一支笔杆，两眉不展，三更不眠，四季不闲”这句话形象地描述了其岗位特点，文秘工作者有时还会被人戏谑地称作“书呆子”，这与当今物欲横流的社会时代形成强烈反差，导致秘书人员难免会产生一些自卑心理。

在此情况下，还有谁愿意去从事文秘工作，耐得住寂寞，扛得住诱惑，“板凳要坐十年冷”?

照此说法，难道说文秘工作就不重要了吗?文秘工作者就没有价值了吗?毋庸置疑，答案绝非如此。

在传统的官本位思想意识里，人们会说“领导是尊”、“领导难当”，其实了解文秘岗位特点的人会说：“文秘人员也值得尊重”、“文秘人员也不好当”。因为，文秘工作岗位的特点，决定了文秘工作者在职能活动中要充分发挥参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调等重要作用，它要求必须站在领导者的角度观察、分析和处理问题，必须具有全局观念，同时要求必须具有较高的政策理论水平和办文办事能力，熟悉文书、会务、档案、保密、信访、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等等。大家知道，判断一个人是否具有价值，关键在于他在一个组织中是否轻易被别人所替代，文秘工作这种较高的专业性素质要求，决定了文秘岗位不是随便一个人就能够轻易胜任和替代的，因此也决定了文秘工作者的价值所在。

所以，办公室秘书人员要克服自卑心理，正确看待自己;要寻找和发挥自己的特长，让自己更加从容自信;要端正心态，正确看待岗位工作;要不计个人得失，有着吃苦耐劳，甚至委曲求全的精神，以干事创业的激情从事秘书工作。

二、培养兴趣，以扎实的语言文字功底从事秘书工作

兴趣，是一个人专注于某项事物的表现。爱好，是兴趣的持久发展。中国的一位学者曾经说过，凡是有生活的地方就有快乐和宝藏。文秘工作虽然很枯燥、很辛苦，但是只要怀着浓厚的兴趣爱好去学习、去工作，必定可以感受到事业的可贵可爱，并化为精神的愉悦和奋斗的动力源泉。

(一)培养学习兴趣，练就扎实的语言文字功底

“能说会道”是文秘工作者的基本功，所以要以强烈的求知欲去学习，不断提高口头表达能力和书面表达能力。只有在自己对文秘工作感兴趣的时候，才会坐得下来、静得下心、钻得进去地去学习有关知识，培养深厚的文化底蕴及过硬的功夫，以胜任岗位工作的要求。

当然，兴趣爱好有人是先天赋予的，有人是靠后天培养的，文秘工作者可以通过结识一些有语言文字表达能力特长的朋友、加入兴趣小组或作家协会、多读书看报、多给报纸杂志投稿、多参加各类征文比赛活动等方式，向朋友学习、向社会学习、向书本学习，通过获得作品发表或获奖的机会，包括取得语言文字表达能力的不断提升等来得到正面激励、赢得社会尊重，反过来再不断培养学习的兴趣爱好，激发求知欲，形成良性循环的局面。

(二)培养工作兴趣，把枯燥的工作变成自己的兴趣爱好

心理学家亚伯拉罕.马斯洛曾经写道：“人类最美丽的命运，最美好的运气，就是在做自己喜爱的事情的同时获得报酬。”所以，当你喜欢上文秘工作的时候，就会心无旁骛，聚精会神，把注意力的焦点集中在学习、写作上，就会以苦为荣，以苦为乐，投入工作，忘我工作，这样就会欣喜地闻听到自己的事业一天天迈向成功的铿锵足音。所以，与文秘工作交朋友，可以使你面对繁重的工作永远不知疲倦;与文秘工作交朋友，可以使你面对困难和挑战永远不会畏惧。

那么，如何才能培养对文秘工作的兴趣?笔者之见，就是在勤学苦练、夯实基本功的基础上，认真对待办文办会办事，深思熟虑，多出精品，减少失误，提升价值。试想，当自己起草的方案达到预期成效的时候，当自己的工作受到领导表扬的时候，当自己的价值得以发挥的的时候，你会越来越爱上文秘这一行，而且不惜为之奋斗一生。

三、严谨务实，以科学有序的方法做好文秘工作

要想干好文秘工作，除了上文述及的工作态度、基本能力修养之外，还要掌握以下几点工作方式方法和工作技巧。

(一)独立思考，摈弃盲从心理

一方面，文秘工作者要通过领导的日常言谈举止来洞察了解领导意图、工作方式方法，力求在思想上和行动上与领导保持步调一致、达到“同频共振”。另一方面，文秘工作者还要独立思考，克服“领导咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，工作要力求想在领导前边，要善于提出个人的新见解、新建议，设身处地为领导出谋划策。要做到这一点，就要求文秘人员要多到群众中去，多听取群众对一些事情的议论和看法，多深入基层进行调查研究，多掌握第一手资料，力求所作决策切中实际，不脱离群众。

(二)统筹安排，严谨细致

面对千头万绪的工作，文秘工作者切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。“好记性不如烂笔头”，以笔者的经验，建议文秘工作者应把需要办理的事情及时登记在工作日志上，做好计划，区别轻重缓急，理清思路，这样才会做到不漏办、不误办、不错办，做到事事有回音，件件有着落。

(三)嫉慢如仇，提高效率

文秘工作纷繁复杂，所以文秘人员最忌存在懒散、拖沓的坏毛病，必须树立“嫉慢如仇、雷厉风行”的工作作风，高效率处理工作事物，高效率完成写作任务。同时，文秘工作者面对着巨大的工作压力，如果能够做到“日事日毕，日清日高”，这也是缓解压力的最好办法。起草文件提前交卷，参加会议提前到场，各项事务及时办理，这是对于一名合格的文秘工作者的基本要求。

(四)强化执行，有令必行

作为领导的参谋和助手，文秘人员必须强化执行意识。在领导决策之前，文秘人员可以提出自己的不同意见，但是一旦领导已经决策拍板的事情，一定要千方百计、不折不扣、保质保量地去完成，切不可以各种理由去推诿、拖延，要真正做为领导身边最为坚定的执行者。

总之，面对企业办公室文秘这样一个富于挑战性、艰难性和复杂性的工作岗位，从业人员只要努力做到上述三个主要方面的素质要求，勤学苦练，甘于寂寞，心无旁骛，乐于奉献，事业发展的空间必然会无限广阔，事业发展的画卷必然会异常精彩。

作者简介：

张庆合，男，43岁，经济师、助理政工师职称，从事企业办公室文秘工作十余年，现系河南煤化集团洛阳LYC轴承有限公司销售处综合办副主任、文秘工作者、洛阳市作家协会会员。

【来源：河南秘书网】