修改文稿应抓好哪三个环节

核改文稿是一项经常性的工作，对领导讲话、汇报材料、调查报告等文稿，进行材料、文字等方面的核对与修改。笔者认为要核改好文稿必须抓好“粗览”“细阅”“精改”这三个主要环节。

一、粗览

即粗略地浏览文稿，主要看主题、看结构，对文稿有粗线条的一个大致的了解。看主题，就是看主题是否正确、是否深刻、是否具有指导作用，文稿的材料、结构、语言、表述等是否围绕主题。文稿和主题是可以通过标题来体现的，因此通过浏览文中的大小标题，就可以对文稿的主题有所了解。看结构就是要对文稿的布局谋篇，对文稿的段落、层次等结构有所了解。粗览是核改文稿的前奏，是基础性工作。所以必须认真做好。

二、细阅

即仔细阅读文稿，主要看层次、看关系，对文稿有进一步的了解，并形成较为细致的核改构思。通过仔细认真地阅读文稿，在对主题、结构基本把握的基础上，主要注意思考三个关系：一是主题与标题的关系。从理论上讲，文章的标题不等于主题，但标题与主题关系密切。因为标题可以直接标出主题，能够揭示主题，能够启发读者理解主题，在一定意义上昭示主题。因此，在细阅文稿的过程中，就要注意看文稿中大小标题与主题的关系，看标题是否能够反映主题。二是主题与材料的关系。这里所讲的材料是指写入文稿中，为说明和论述主题，为主题服务的事实和理论。主要看材料是否真实，能否围绕主题来充分说明主题，有无违背主题的内容。同时，对文稿中所采用的材料是否需要进行增删要有所思考。三是段落与层次的关系。层次是文稿中各部分内容的地位和次序。段落是小于篇章而大于句子的结构单位。段落是显示层次的一种手段。层次着眼于思想内容的划分，段落则侧重于文字表达的需要。具体运用要根据文稿主题、上下文的语言环境及个人写作风格等来确定。

三、精改

即在粗览、细阅的基础上，主要是订正主题、确定结构、把好政治关、事实关、修辞关。具体应在以下几个方面精心修改。

订正主题。订正主题是核改文稿的首要任务。首先，看主题是否正确。其立场、观点是否符合党的路线、方针和政策；是否具有现实意义，能否深刻地反映现实问题，反映事物的本质和规律；是否具有较强的针对性。其次，看主题是否有新意。文稿是否表述出事物的个性特征，是否提出新的问题、新的见解。再次，看主题是否集中。文稿的目的性要单纯明确，重点突出。

确定结构。就是根据文稿阐述主题的需要，对文稿的结构给予确定或进行必要的调整。在核改文稿中，对结构进行调整一般有两种情况。一种是在核改过程中主题观点发生了变化，对文稿的结构要相应进行调整；另一种是文稿的主题没有变化，但为了更好地表现主题、突出主题，也需要对文稿的结构做全局的或局部的调整。

增删材料。材料是文章的基石。核改文稿的过程中必须对写入文稿中的材料进行核实或进行必要的增删。要核实文稿中材料是否准确，文稿所采用的材料必须确凿。要说明主题，凡与主题无关的材料要坚决删掉。要根据主题的需要，对材料进行相应的增补或更换。

精简语言。语言文字是表达文稿主题的工具，核改文稿，就是检查和订正不准确、不规范、不通顺的词句，同时还要检查行文格式、文字书写、标点符号。通过精简语言方面的核改，使文稿语言准确、简洁、精练、流畅、生动。

突出特色。办公部门核改的文稿基本上是属于机关公文或领导讲话以及调查报告等政策性很强的文稿，因此，在核改的过程中，必须注意突出特色。既要突出政治属性也要注重实际效果，文字语言要恰当、准确、规范，不能孤立地雕琢文词，要力戒“八股文”。注意体现语言风格，不同文体对语言运用有不同的要求。此外，领导者的讲话习惯、语言表达方式、语言风格等各有不同，在核改文稿中也应有所体现。

公文标题语言三大常见病

一、行文方面的问题

（一）党政不分

1、纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文；

2、党的机关公文主送行政部门或单位；

3、行政机关公文主送党组织；

4、非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。

（二）随意请报

1、主送领导者个人；

2、多头主送；

3、越级上报。

（三）乱抄滥送

1、不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多机关、部门和单位；

2、把“请示”抄送下级机关；

3、把向下级机关的一般性公文，无必要地抄送上级机关；

4、对受文单位领导一一抄送。

（四）违规行文

1、包揽部门行文；

2、错误联合行文；

3、超越职权行文。

二、公文标题方面的问题

（一）残缺不全

1、无发文机关：如《关于×××的通知》。

2、无事由：如《××市人民政府的通知》。

3、无文种：如《××关于批转××的报告》——介词“关于”后面的述宾词组仅仅反映了事由，等于文种未出现。

4、无行文单位和文种：如《××报告团在××产生强烈反响》。

5、无行文单位和事由：如《通知》。

（二）文种不伦不类

1、并用文种：如《××关于×××的请示报告》，《××关于××同志任职批复的通知》。

2、混用文种：《××关于命名省级文明单位的申请》；

3、生造文种：如《××关于给××资助活动经费的批文》，1989年12月13日由国家人事部、国家计委、国家财政部给国务院的一份联合行文《1989年调整国家机关、事业单位工作人员工资的实施方案》等。

（三）不合语法规范

1、搭配不当：《××关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知》；此题错误有三种改法：一是将“开展”改为“实行”；二是将“开展”改为“坚持”，“技术”前加“实行”；三是在“标准化”后加“活动实行”。

2、语序不当：《关于加强发布公众天气预报归口管理的报告》，应改为《关于发布公众天气预报加强管理归口管理的报告》。

3、成分残缺：《关于切实做好接受×灾民的通知》，应改为：《××关于切实做好灾民接受×工作的通知》。

4、成分多余：《××关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知》，“做好……工作”是完整的述宾词组，“问题”多余，应删去。

5、句子杂糅：《关于召开××省第×届党员代表大会有关事宜的通知》，应改为《……关于召开××省第×届党员代表大会的通知》，或《……关于××省第×届党员代表大会有关事宜的通知》，视情况选其一。

（四）“关于”使用不当放错位置

如《关于××省财经学校向××大学联系临时住房问题的函》，标题应改为《××省财经学校关于向××大学联系临时住房问题的函》。如《××总厂召开关于转制会议》，应改为《××总厂关于召开转制会议的通知》。

（五）缺少必要虚词

1、缺少介词“关于”：《××大学关于自学考试报告通知》应改为《××大学关于自学考试报名事宜的通知》。

2、缺少“助词”：如前面举过的例子《××航运管理所航行通知》、《××大学自学考试报名通知》、再如《××县人大常委会关于五个月的工作总结报告》，均应在文种前加“的”。

（六）事由与正文不符

《关于张××受贿案的调查报告》，此标题可修改为：《关于赵××揭发张××受贿案调查情况的报告》。

三、语言文字方面的问题

（一）语法毛病

（1）主语和谓语搭配不当

a、人民的生活水平普遍增加了。b、这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中涌现出来了。A句“生活水

平”不能说增加了，应改为“提高了”，涌现指（人和事物）大量出现，而B句的主语仅仅是个单独事物，因此不相搭配，可将“涌现出来了”改为“产生了”。

（2）述语和宾语搭配不当

a、……要努力实现这一伟大任务。

b……要加强自身改革和建设的步伐.A句“实现”和“任务”不搭配，可将“实现”改为“完成”。B句“加强”和“步伐”不搭配，可将“加强”改为“加快”。（也可将“的步伐”去掉）

（3）定语和中心语搭配不当。A、勤奋的工作换来了丰厚的成果。B、全体干部、党员、群众积极努力……终于打了一个漂亮仗。

A句修饰中心语的形容词“丰厚”和“成果”不搭配，可将“丰厚”改为“丰硕”。

B句“漂亮丈”指计划生育工作取得很大的成绩，“全体”和“群众”搭配不当且不合实际，可修改为“广大党员、非党干部和群众……”。

（4）状语和中心语搭配不当

××厂是一家专业生产化工产品的企业。在此句中，“生产“是动词，和“化工产品”组成述宾词组，其前面的词应该是状语，而“专业”是名词不能做状语，可将其改为“专门”。如：凡国有资产严重流失的企业，一概追究领导责任。此句“一概”应改为“一律”，“一概”和“一律”均有“表示适用于全体，没有例外”的意思，但用法略有不同，“一概”用于动词前仅限于对事物的概括。“一律”则对人事均可。

（5）补语和中心语搭配不当

会议室打扫得干干净净、整整齐齐句子“打扫”和“整整齐齐”不搭配，可删掉“整整齐齐”或把“干干净净”后面的顿号，在“整整齐齐”前面补上，与之相搭配的中心语（如加布置得或收拾的）。

（6）主语和宾语搭配不当

如：在培训班最后三天的学习，是我们收获最大的三天。此句主语“学习”和宾语“三天”不是同一事物，因而不搭配，“最后三天的学习”可改为“最后学习的三天”。

（7）状语和宾语搭配不当

《市政府曾将清理露天乱放易燃物当成防止火灾发生的一大隐患》。此句“清理露天乱放易燃”和“一大隐患”搭配明显错误。可改为：“市政府曾将露天乱放的易燃物视为发生火灾的一大隐患，下决心认真清理”。或保留状语，可改为：“市政府曾将清理露天乱放的易燃物当成消除火灾隐患和防止火灾发生的一大措举。

（8）状语和补语搭配不当

……请认真贯彻执行，把我市某某工作向前大大推进一步。此句后一分句是“把”字结构做状语的无主句，“向前”和“大大”都是中心语，“推进”是状语；数量词“一步”属动量词，因而是“推进”的补语，“大大推进”和“推进一步”是矛盾的，可删去“大大”。

（9）“前宾语”和“后宾语”搭配不当高大的人民英雄纪念碑前，排满了前来敬献花圈的队伍，有刚下夜班的工

人；有从郊区来的农民；有机关干部；有解放军战士；有青年学生；还有戴红领巾的孩子们。此句“队伍”（指有组织的群众行列，是前分句的宾语，也应该是后分句（承前省略）的主语，然而它和后面的宾语“工人”、“农民”、“干部”、战士“、“学生”和“孩子们”都不搭配。一是将“队伍”改成“人”或者“人群”；二是将“队伍”后面的逗号变成句号，接着加上“队伍中”。

（10）语序不当

a、定语和中心语错位如：今年底无法实现市政府要求的排污达标。此句可修改为“今年底无法实现市政府有关排污达标的要求。”

b、状语中心错位如：那时多数居民对城市大搞绿化。可改为“那时多数居民对城市大搞绿化不理解。”

c、定语和状语错位如：会议期间，市领导亲切地向英模代表表示慰问。改为：“会议期间，市领导向英模代表表示了亲切地慰问。

d、状语和主语错位A、往往有些人不呢感依法办事。A句应改为：“有些人往往不能依法办事。”

e、状语和补语错位今春广交会以来，国际市场迅速好转，涤棉布需求量趋增，原安排的××年出口涤棉数量，被外商签订已完。句中的副词“已”本应做谓语的状语，却防错了位置，“被外商签订已完”可改为“已被外商签订完”。

f、定语和补语错位拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元。可改为“……为全厂职工平均每人增发奖金100元。”（当然也可以改为“……为全厂职工增发奖金平均每人100元.”

g、述语和宾语错位从此，刘××的频繁换工作开始了。可改为“从此，刘××开始频繁换工作。“

h、状语和宾语错位××与曾多次协调××集团、××市住宅办解决问题的××街道办事处取得了联系。应改为“××与曾多次同××集团、××市住宅办协调解决问题的××街道办事处取得了联系。”

i、多层定语错位A、这是有效的提高产量的措施。B、此案给我们提供了很好的一个反面教材。A句应改为：“这是提高产量的有效措施。”B句数量词“一个”应移到形容词定语“很好的前面。C、《关于原××省××市教育局长大量挪用教育经费谋取私利的通报》C句是某公文标题，“原××省××市教育局长”应改为“××省××市原教育局长”。

j、多层状语错位如：我们要把反腐败斗争依靠法律手段和群众监督坚持不懈地搞下去。此句状语“把反腐败斗争”应同“依靠法律手段和群众监督”调换位置。

k、联合词组错位如：省委、地委和中央领导同志都到这里视察过。此句并未表示出按时间顺序的排列，则应改为“中央、省委、和地委领导同志”或“地委、省委和中央领导同志”。

l、复句语序错位：即复句中的分句组合不当，语序颠倒。如：我们不仅要用邓小平理论指导工作，而且要学习、掌握好它的精神实质。应改为“我们不仅要学习、掌握邓小平理论的精神实质，而且要用这些理论指导工作。”

（一）成分残缺

（1）主语残缺如：烟草历来是国家税收的一大主项，一直实行国家专卖管理，并制定“烟

草专卖法”做保障。此句最后一个分句缺少主语，而成了“烟草制定烟草专卖法”显然不妥。将第二个分句中国家提到前面做主语，变成“国家一直实行站买管理，并制度……“则可消除语病。

（2）谓语残缺

如：按现行规定征地费用，我厂确有实际困难。此句“征地费用”前缺少述语，可改为“按现行规定缴纳征地费用……。”

（3）宾语残缺

如：经××会议研究决定，免去××同志办公室主任“应在“主任“后面加上职务。

（4）语意不确切

如：我们的产品远销国外，质量达到国际水平。应改为“国际水平”可改为“国际先进水平”。

（5）中心语残缺如：中央做出西部大开发将是××尽快发展起来的最好机遇。此句应在“西

部大开发”后面加上“的战略决策”或将主语部分修改为“中央关于西部大开发的战略。

（三）成分多余

（1）重复同一主语如：如果这件事还没有到法院的话，这件事应该由工商部门来管。此句可

删除后面的“这件事”并将前面的“这件事”移到“如果”前；也可将后面的“这件事”改为“那么”。

（2）异词指同一主语

如：××经过踩点，他窜到这座居民楼。“××和他是全同关系的概念，属主语重复，多余，可将“他”去掉。

（3）主语叠床架屋

如：群众反映情况和问题，引起市领导的高度重视。此句联合词组做主语，“情况”外延大，包括“问题”，故“情况”和“问题”可视情删去一个。

（4）主语重复宾语

……人民币的作用将会随着中国经济的发展而发挥更大的作用。此句中“人民币”后面“的作用”三个字应删去。

（5）谓语多余如：全市副处级以上干部有××%左右的人在党校或干部管理学院进修学习

过。此句“进修”和“学习”词义相同，应删去一个。

（6）宾语多余

如：受益最大的是××自己本人。此句“自己”和“本人”应删去一个。

（7）定语多余

如：一个极平常而普通的人做出了不平凡的业绩。此句“普通”即“平常”的意思，两者词义重复，一贯删去一个（保留“普通”好一些）。

（8）状语多余如：有关部门同志在一起多次反复地进行研究，终于找到了妥善地解决问

题的办法。此句“多次”和“反复”词义重复，应删去一个。

（9）补语多余

如：这些劳模的事迹都十分生动得很。此句谓语中心前面有状语“十分”，且语句表达了完整的意思，后面无须赘加个补语“得很”。

（10）句式杂糅如：今年来城市公文规范化程度有了很大提高，根本原因是由于我们认真

宣传、贯彻执行了公文管理法规。此句是“……根本原因是我们认真宣传……”和“……有了很大的提高，是由于我们认真宣传……”糅到了一起，可去掉“由于”或者去掉“根本原因”。