如何当一个称职的办公室主任

办公室是所有机关、企事业单位必设的一个综合部门和协调机构，是一个单位承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽，工作千头万绪、纷繁复杂。因此，办公室主任是虽然是兵头将尾，却具有十分重要的作用。如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色，充分发挥办公室的职能作用，本人特根据自己的工作实践谈一点粗浅的认识。

一、深刻领会和贯彻单位职责，增强做好办公室工作的责任感和使命感

本人所在的###的职责是发挥统筹、协调、督促、服务职能，与相关部门协同推进##地区规划建设和业态调整升级工作。除了两个业务处室，所有行政、党务、人事、财务、宣传、后勤等综合类工作均集中在办公室。办公室作为#运转的枢纽和保障部门，更要树立大局观，充分发挥协助领导统筹各方，协调督促处室推进工作，服务保障整体运行的作用。为适应新的形势和任务，必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念，切实增强做好办公室工作的责任感和使命感。

一要有责任意识。要做好办公室工作，必须有高度的责任心，树立“零距离服务”和“零差错服务”的理念。办公室工作无小事，如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等，这些看起来都是小事，但件件事关全局，耽误了就是大事，就会贻误工作。高度的责任心是做好办公室工作的前提。作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作，以保证全局工作的正常运转。

二要树立良好的窗口形象。一是要甘为“孺子牛”。办公室工作很多时候都是一些繁杂、琐碎的细小事情，稍一松懈，稍一浮躁，就可能出现失误，必须沉下心去，一丝不苟，把每一件琐事做实，把每一件小事做好。二是要乐做“苦行僧”。办公室工作大部分是“不干有人找，干了看不着”的事情，任务重、标准高、要求严，工作辛苦。没有敬业精神，没有奉献意识，就做不好办公室工作。

三要时刻突出服务主题。一是既被动接受，更主动服务。办公室工作很多时候是受命行动，但不能因被动而被动，要在被动中争取主动，做到主动参谋，主动督促，主动反馈，让领导和各处室信息通畅，及时部署推进下一步工作。二是既服务领导，更服务干部群众。为领导、为基层服务的出发点和落脚点最终是为群众服务，办公室平时要主动到各处室交流情况,征询意见,沟通感情，热情周到地做好机关后勤服务，真正发挥办公室沟通上下，协调左右，全面服务的“桥梁”和“纽带”作用。三是既提供服务，也收获服务。本人所在的办公室在努力提供服务的同时，也深刻感受到业务处室对办公室工作的全心全意支持配合，两个处室全年为我们制作各类调研汇报材料提供了大量丰富的资料和图片，帮助我们购买专业摄影器材，车辆和司机不足时亲自当司机，开自家车跑公务，及时认真的对办公室各项工作提供诸多帮助和建议等等，充分体现了#亲如一家、并肩作战的氛围。这种服务的正向传递也激励着办公室自发自觉的不断提高自身服务水平。

二、找准定位，当好领导的参谋助手和业务部门的后勤部长

办公室是参谋部、信息中心、领导的左右手，也是本单位各职能部门的后勤保障中心。作为办公室主任，必须找准自己的定位，当好领导的参谋和助手和业务部门的服务中心。

(一)善于管好事务，发挥协调作用。办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯彻上级精神，协助领导做好协调工作。一是服务不添乱。要尽力为领导减少琐碎性事务，让领导集中更多的精力想大事抓大事。在处理日常事务中，要依法依理、中规中矩，揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。二是解难不添忧。注重增强工作的预见性，防范可能出现的问题，把矛盾控制和解决在萌芽状态，不能一有问题就上交，一有困难就绕道，要敢于面对矛盾，要善于化解矛盾，为领导遮风挡雨、分忧解愁。三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会“弹钢琴”，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱，繁而有序，大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。

(二)敢于抓好督查，推动工作落实。督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：一是要突出重点。围绕区委区政府的工作部署，紧贴全局重点，工作方式应从被动性向主动性转变，工作重点应从重布置向重督查抓落实转变。不要不分轻重缓急，本未倒置，眉毛胡子一把抓。要善于抓住主要矛盾，找准关键环节，做到主次分明，条理清晰，提纲契领，带动全局。二是要完善机制。没有规矩不成方圆。要建立健全各项工作制度，做到工作有规可依、有章可循，明确工作职责。要认真制定工作目标和计划，做到年初有方案，每月有安排，每季有通报，年终有总评。三是要严格考核。按照人员分工，将每个人的工作目标进行量化考核，根据考核情况提出奖惩建议和完善机制、推进工作的意见。加强全局性工作的督查，做到事前有预案，事中有跟踪，事后有反馈。坚持不懈地抓好督查，抓好工作落实，针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。

(三)强化奉献意识，搞好后勤服务。办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面的批评，又有来自下面的埋怨，众口难调。为此，办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么;先干什么，后干什么;要有所为，有所不为;要把握分寸，适时适度。要学会艺术性地传话，注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式，务必客观公正、坚持原则，态度亲切、语气和蔼、语意明确，从而达到协调关系、促进团结，增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。

(四)加强廉洁自律，树立良好形象。要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。办公室主任本身不是单位领导，本身没有权力，但由于身处领导周围，往往被人高看一眼。对此，要时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养，严于律己，清正廉洁，不断淡化领导身边这个“岗位”带来的光环，强化“岗位”赋予的责任，自觉接受监督，筑起拒腐防变的牢固防线，树立良好形象。一是要敢于开展自我批评、诚恳接受他人批评。乐于接受批评，才有自知之明，才能正确认识自己，明确工作中的差距。只有经常剖析自己，才能修正不足，弥补差距，才能不断提高自身素质。二是要保持锐意创新的高昂斗志。要不断解放思想，努力开拓创新、克难奋进。始终保持良好的精神状态。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候，不后退、不畏缩，勇往直前，充满坚定的信念、充满乐观的心态，充满胜利的希望。三是要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失，吃得起苦、吃得起亏，心态平和、宽容大度，把“工作一丝不苟、精益求精，作风一尘不染、清正廉明”作为自己的座右铭。

(五)勤于学习积累，提高综合素质。办公室主任必须不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力，要不断强化综合协调能力。要勤学与活学结合，理论联系实际，通过的点点滴滴的日积月累，聚沙成塔、积少成多，实现质的飞跃。一是知识面要宽。办公室主任工作对象是面而不是线，是块而不是条。因此，不仅要熟知政治、经济和各项政策，有较高的理论修养;还应了解业务、管理、法律、文学等等，有强烈的求知欲。工作常用的知识不仅了解，还要熟知精通，能指导实践。二是知识内容要新。作为办公室主任，要跟上工作节奏，就必须坚持先学一步，深学一层，善于汲取新的营养。三是知识学习要深。就是知其然，还要知其所以然。对各方面的知识，虽不能象专家那样深有造诣，但也应对其内涵、实质有较深、较细致的了解和掌握，尤其是对自己工作密切相关的某些知识领域，不能一知半解、不求甚解、浅尝辄止。四是知识运用要实。这是办公室主任当好领导决策参谋，协调处理政务、事条，运筹推动工作之根本。有了实实在在的知识，当决策参谋才能参到点子上，谋到恰当处，才能有助于领导正确决策，协调内外时才能不说外行话;推动工作才能成为有本之木，有源之水。

三、善于反省悟道，处理好办公室工作的“三个关系”

一是处理好“动”与“静”的关系。既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注意事后的反思。谁都知道办公室事务性工作多，其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作成效如何，往往是为人处事能力的真实写照。古人讲的“先做人后做事”就是这个道理。我们虽然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要学会在“动”中干事，在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。学会做人，做事就可能事半功倍，有时甚至达到“四两拨千斤”的效果;反之，事倍功半，吃力不讨好，还可能招来非议。

二是处理好“虚”与“实”的关系。既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西。办公室作为办事机构，承担党务、纪检、精神文明建设、工会、群团等有关活动等工作。有些事看起来很虚，但将虚事做实，就容易赢得党员和职工的理解、支持、参与。如职工体检、工会、党支部开展的活动等。作为行政办事机构，面对管理上的实事要学会从中抽象出规律性的东西。如实纪录过去不是办公室的主要工作，而要达到一种“重要的不是事实，重要的是对事实的理解，是如何对新的事实作新的理解。”的较高境界。

三是处理好“忙”与“闲”的关系。既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意平峰填谷。俗话说文武之道，一张一弛。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，像是一条没有弹性的直线，而应是一条有张弛有度的曲线。一是要加强工作的预见性，例如每年的务虚会、每季度指挥长办公会、年终总结会议、综合考评的材料可以预知的，其它工作尽量避免和可以预见的工作撞车。平时多观察、多积累，有事就不用临时抱佛脚。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大脑时间处理大量的一般性事务性工作。

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