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经验做法

文秘人员写材料的“八个经验”

以稿换稿】【收藏】  作者: 佚名  来源: 作者原创  阅读 次 【    】【加入会员

办文办事是市委办公厅人员应具备的两种基本素质。我在办公厅(室)工作16年,其中市委办公厅工作8年,办文办事两种锻炼都经历过,但还是以办文为主,办事也是在办文的基础上办事。今天重点就综合文字工作谈一些感受,主要是“八个怎么办”,与大家交流。

一、找不着状态怎么办

做任何一项工作都需要有状态、有感觉。同样搞机关文字工作,也要有状态。要进入状态,我想有这么几个方面:

(一)要有一种爱好

就是要喜欢机关文字这项工作。充分认识到公文写作是在办公厅(室)工作的立身之本,是自己成长必不可少的一项技能,是核心的一种素质。而且要认识到公文写作是有乐趣的,不是干冷、枯燥、无色彩的。在思想上不能抵触它、厌倦它,有一种朴素的、发自内心的爱好。

(二)要有一种冲动

这种冲动,就是一种写作的欲望,想写、想写好,有创作欲,有创作的激情,而且不是三分钟的热度。因为这项工作从事起来可能要坚守很长时间。

(三)要有一种耐力

机关文字是一种艰苦的工作,既包括思想艰苦(思考),又包括工作艰苦;既是高强度的脑力劳动,也是高强度的体力劳动。过去老综合一处的同志们编了三句半:“喝白水、尿黄尿、省老婆、费灯泡,这群小子在干什么?写材料。”确实是很清苦、高强度的。但我们也要明白这种辛苦是值得的,“风雨之后见彩虹”,艰苦之后是成功。

在文字工作中累几年,得到的是高强度的锻炼和提高,得到的是领导的认可和一些机会的选择。所以不要太心疼自己,不要太娇气,特别是年轻同志,要明白累几年也是慢慢长大,轻松几年也会渐渐变老,趁年轻甘于吃苦、甘于承受。点此加群

(四)要有一种境界

最基本的是要保持一种淡泊的心态。从事文字工作,绝不能有功利之心,要耐得住寂寞,经得住不正确的认识和评价。任尔东南西北风,咬定锻炼不放松。要有这样一种境界。

二、不知道如何落笔怎么办

领导交办一项任务,无论是写一个通知、一个方案,还是一篇讲话,接到任务后,一片茫然,不知所措,不知如何落笔。这可能是初写材料的人经常遇到的问题。这反映出还是写得少,没经验,心里没底。这时候动笔,要注意这么几个环节:

(一)思

无论什么任务来了,都要先“想”。为什么写这个讲话?为什么写这个方案?为什么写这个意见?写这篇材料要干什么?怎样写才能更好地实现这个目的、这个要求?应该具备哪些要素?等等。一定要先自己思考,思考到极致。

(二)研

就是要了解工作的相关情况。向部门要资料,向有关人员要数据,了解清楚这项工作的现状、存在哪些问题、下一步该怎么办,才能找出落笔的重点在哪里。

(三)查

就是查阅资料。可广泛借鉴网上的、过去的东西。开始写材料都是比猫画虎,借鉴的资料越多,思考的眼界越宽,挥洒的余地越大。这个环节很重要,正所谓的“磨刀不误砍柴功”。

(四)谋

就是谋篇布局、谋定提纲。材料首先不是写出来的,是谋出来的。要把架构搭出来,共写几个部分,分几个层次,一并用心谋划好。

(五)写

要在思考、研究、查阅资料、谋篇布局等基础上落笔,尽量一气呵成,写完以后再斟酌修改。

以上五个环节,前面四个环节要用一半甚至80%以上的时间来进行,写这个环节用三分之一时间就可以。不要边想边写,那样容易顾此失彼。

三、打不开思路怎么办

打不开思路的表现主要是思想发木,满脑子浆糊,像长了树根一样,特别不灵透。材料发死、老一套,没有活力、没有新意。打开思路,关键在考虑问题的高度、宽度、深度和角度。

(一)既要深入进去,更要跳得出来

深入进去,就是接到任务后,把有关精神吃透,把工作研究透,但又不能陷进去,不能“只见树木不见森林”,没有整体感、驾驭感。跳得出来,就是要站位全局的高度、领导的高度。对于市委办公厅来说,无论什么文稿,都是指导全市工作的,必须有高度、有全局性,做到“关起门来当领导”。特别是写讲话,要“不在其位善谋其政”,养成“踱方步、想大事”的习惯。点此加群

(二)既要有正确的观点,更要有新颖的见解

观点不能“跑偏”,但一定要有独到的见解,有自己思考的成果。有的同志可能读过李瑞环的《学哲学用哲学》这本书,里边就有很多关于公文写作的技巧方法值得我们学习,特别是一些观点表述深刻隽永,亦庄亦谑,形象生动,给人留下很深的印象。

比如1999年7月6日在听取伊春市委、市政府汇报时的讲话:“许多事情我们可以讲一千条理由、一万个理由,但老百姓吃不上饭,就没有理由。‘民以食为天’,饭字半边是食字,半边是反字,没有食就会反。”观点正确,耳目一新。因此,写材料特别是写讲话、调研类的文章,思考要有张力,既要有正确的观点,更要有新颖的见解,

(三)既要周严缜密,更要会跨越跳跃

思想要活跃,天马行空,不要束缚自己。

(四)既要注意全面系统,更要注意把握重点

写文章,不可能面面俱到。思考要全面,要有系统思维,但也要抓住重点。打不开思路,往往就是没有抓住重点,没有抓住工作的要害。

四、把握不准领导意图怎么办

办公厅文稿,最终都是由领导来审定,所以一定要符合领导的意图。“干活不由东,累死也无功”。领导让写东,你却偏要写西,那肯定过不了关。但领导意图确实不易把握。

写一篇文稿,有时领导交待比较细,有时只三言两语,有时甚至什么也不说就让直接起草,还有时领导的指示层层传达,到写作人员这时已经变了样,还要自己去分析。因此,准确把握领导意图,要做到以下几点:

(一)多看领导言论

追踪领导的观点、关注点,多看报纸新闻稿,多研究领导历次讲话。

(二)善判当前形势

当前形势往往是领导作出决策、安排任务的背景。要多注意(名称替换)和省近期在关注什么,了解上级在研究什么,领导安排的工作基本都与上级思路合拍。再就是基层舆论和群众呼声,也是开展某项工作的背景。还有就是各项工作开展到某一阶段,遇到什么问题,需要总结或出台新举措。

(三)敢于请示交流

要多问,敢于请示,听取领导指示。

(四)加工拓展完善

有时领导的观点比较分散,要及时进行归纳整合,加工完善,强化领导意图。

五、困于风格转型怎么办

有的同志刚从学校毕业不久,所学专业与所处岗位不对路,即便是学中文、新闻的,也与党政机关文字工作的风格不一致。因此,从事公文写作,一定要加快风格转型。一是要转到公文风格上来,二是要转到领导风格上来。适应这种风格要注意四个方面:

(1)正本清源

就是常写什么就多看什么。综合五处常写新闻稿,就要多看人民日报、河北日报等一些精彩的报道,各种写法都要掌握,遇到报道任务时,就可以套用、借鉴一下。经常写讲话,就要多看各级领导的讲话和一些重要文件,甚至可以背诵几篇。文学类的也要看,可以丰富自己的语言。

(2)主动适应

要主动适应公文风格、适应领导风格,不要坚持固执己见,不能指望让领导适应你的风格。

(3)注重理性

公文注重严谨、理性。有时领导讲话也要求有一定文采,具有一定感染性,但根本还是为了推动工作,而不是为了抒发感情,总体还是在公文范畴之内。

(4)准确严谨

公文一定要用词准确,语法严谨。比如,有个文稿中讲:“现在城市发生的一些影响(名称替换)的问题,虽然表现和反映在城市,但根源却在农村,是农村问题在城市的表现和反映。”这个说法就欠公允。

城市发生的一些影响(名称替换)的问题,比如流动人口犯罪突出问题,城市也应有一定的责任。鉴于此,这句话可改为“现在城市发生的一些影响(名称替换)的问题,虽有城市管理方面的原因,但从源头上分析研究,是农村问题在城市的表现和反映。”

六、难于提高突破怎么办

从量变到质变要有一个过程。在从事写作一段时间以后,总是突破不了,提高慢,为什么?我认为主要有以下原因。

(一)砺炼不够

还是学的少,写的少。写作一般形成自己的风格,能够完成各种文稿、独挡一面,需要三年左右时间。因此,还要自加压力,加强锻炼。

(二)总结不够

每个人都有自己的长处,也有自己的短处,公文写作也是一样。要高度重视领导提出的公文写作中存在的问题和缺点,注重总结改进,保证同样的错误不出现第二次。

(三)创新不够

要学会变模仿为创造,不能总套用一个写法。同一个观点,在不同的会议,不同的时间地点,讲的方式、内容就不一样。要搞“原创”,使每篇都有新感觉。

(四)研究工作不够

这也是最重要的一点。许秋民秘书长曾经讲过,写材料就是“写政 治、写历史、写工作”。说到底,写材料是在做工作,而不是做文章。要尽快实现从做文章到做工作的转变。

公文写作的突破是有“点”的。量变到质变的时候,总有一两个标志性的文章。就像人刚学会走路,刚学会开车一样。找到了感觉,也就有了信心。

七、拿不出精品文稿怎么办

写作了很长时间,但拿不出精品,拿不出代表作来,怎么办?我认为必须做到以下几点:

(一)内容上要有针对性

写得东西要管用、有用。

(二)观点上要有思想性

观点要鲜明、准确。

(三)行文上要有艺术性

行文尽量生动、活。

(四)表述上要有简洁性

“简为文章尽境”。不能“瘠义肥辞”。建议多用单句、短句,一句一个意思,短促有力,简洁明快。

比如,抗美援朝初期,由于中国人民志愿军进展神速,加上敌人严密的地面、空中封锁,使我志愿军给养供应出现了严重的困难。当时,志愿军司令员彭德怀同志亲笔给(名称替换)拟写了一份仅有六个字的紧急电报稿:“饥无粮,寒无衣。”毛泽东同志收到这份电报后,迅即责令周恩来同志采取紧急措施,大批军事物资源源不断地运进朝鲜战场,保证了二次战役的顺利实施。

彭总电报之精,可谓惜墨如金,言简意赅,堪称军事文书的楷模,也是我们机关文字工作者借鉴的榜样。同时,在语言的运用上要避免空话套话。

八、成长中遇到困惑怎么办

主要是处理好三个矛盾:

(一)工作与生活的矛盾

文字工作非常辛苦,高强度的脑力劳动比体力劳动更艰苦。当工作与生活产生矛盾时,必须做到以工作为重、为工作让路。领导看一位干部有没有潜力,不光看他文字功底,还要看品行、看心胸,看能不能扑到工作上。

因此,年轻同志要想成长、想进步,就一定要处理好两者之间的关系,要做到不怕苦、多付出。

(二)贡献与进步的矛盾

要做到宠辱不惊,相信金子总会发光。相信组织,相信公道自在人心。不能为了进步而工作,相信只要踏踏实实工作,组织会对每位同志进行公道的安排。

(三)素质与形象的矛盾

用心写东西,提高自己的公文写作水平,其实练就的是内功,提高的是综合素质,以后无论走到什么岗位,这都是终生受益的本领。但是任何一项工作干时间长了以后,都容易产生职业性的弱点。

办公厅(室)系统工作有自己的特点,大家要尽量避免职业病,不能写成书呆子,要有自己的活力,做到有素质,有涵养,不自大,也不自卑。

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