成功秘书必备的“九个善于”

过去，秘书这一职业角色在众人的眼中不过是给领导打打下手，做点敲敲文字、擦擦桌子、开关车门等毫无技术含量的工作。而如今，这一职业角色正在悄悄发生着变化。随着社会的发展和竞争的日益加剧，秘书工作的重要性日益凸显，一个成功的秘书已经成为了领导不可或缺的“左膀右臂”。

与此同时，秘书也已经逐渐成为了社会上非常热门的工作，就连以前对此不甚感兴趣的男性求职者也纷纷加入到这一行列中。但，这一行业真像我们想象中的那么美好么?答案恐怕是否定的。有数据表明，目前我国80%以上的秘书月薪在2000元以下，月薪在5000-8000元之间的大约有4.31%，只有区区2.02%的秘书月薪在8000以上(沈洁萍，2007)。这份数据充分说明一个问题，要想成为一个优秀的秘书，一个拿高薪的秘书，也是很不容易的。

那么，如何把貌似简单的秘书工作做好呢?笔者认为，“九个善于”将帮助你转变为一个成功的秘书。

善于独立思考，做好参谋助手

在当今信息时代，各方面竞争已经呈现白热化，秘书作为领导的助手，不能总是“人云亦云”，更不能将自己定位为“传声筒”、“留声机”，而是应该具备独立的思考能力，能根据时局的变化做出自己的判断，适时提出合理的建议，让领导做出决断的选择题。当然，这一环节还有一个度的把握问题，要根据实际情况决定是否提出个人的建议。

善于表达意图，避免言不对题

一个整日喋喋不休，文不对题的秘书注定要被“炒鱿鱼”的。你想，哪个领导愿意身边待着一个让自己无法耳根清净，反而言多坏事的“小喇叭”呢?因此，一个成功的秘书就必须做到“少言、慎言”、“不言则罢，一言中的”，还要做到及时领会领导意图，正确的传达领导的指示，真正起到“上传下达”的润滑作用。

善于克制情绪，坦然面对压力

文秘工作的特点之一就是随时等候领导的工作安排，加班加点也就不可避免了。很多时候，秘书的工作可能比领导还要繁忙。正所谓：“领导动动嘴，秘书跑断腿”。这虽是一句戏言，但也形象的描绘出了做好文秘工作的艰巨性。如果由于工作的繁琐而情绪波动太大，不但影响工作，更会影响到秘书本身的发展，这是显而易见的。由此，一个合格的秘书就要随时调节情绪、平和心态，避免“牢骚满腹”，坦然面对压力。

善于抓住机会，克服被动局面

时至今日，竞争变幻莫测，时机稍纵即逝。领导由于事务繁忙，某些领域或者机会没能及时发觉和把握。此时的秘书作为领导的左右手，就要善于抓住机会，及时让领导依据自己提供的信息做出正确的决断，争取变被动为主动，化危机为良机。

善于把握分寸，做事张弛有度

秘书作为领导身边的工作人员，接触到核心的信息机会多，这既是优势同样是劣势。如果处理不好手中所掌握的信息，做不到“不该说的不说，不该做的不做”，不但会让领导的信任度降低，同样会让与同事的关系搞僵。因此，要敏锐的抓住领导的意图，把握好处事分寸，张弛有度的处理事务。

善于深入观察，掌握工作全局

有人戏称，秘书就是“气象工作者”，必须努力掌握好领导的心意和领导所负责领域所有人员的想法，并且在两者之间把握平衡。也就是说，秘书必须凡事深入观察，综合所有信息，平衡多方面关系，掌握全局工作，进而才能为领导的决策提供合理的依据。

善于角色转换，配合危机处理

某些时候，某些工作，领导是无法亲自出面处理的。此时，就需要秘书迅速转换角色，根据领导的决定，整合所掌握的信息，做出系统的、清晰的、全面的判断，配合领导做好危机处理。当然，这有一个大原则，那就是要严格按照领导的指示办事，不能超越范围，更不能越权。

善于沟通协调，谋求最大利益

秘书不但是单位中领导与员工之间沟通的桥梁，同样是单位与外界交流的媒介。一个合格的秘书就必须掌握沟通的艺术和协调的能力，一方面让单位与外界的沟通顺畅，树立正面形象;另一方面，则是最大限度的获得自己所需要的各种信息资源，及时给领导提供信息，供其决策。

善于调整心态，明确发展目标

秘书作为领导身边的工作人员，所接触的人与事较之单位一般工作人员层次高一些，面广一些。加之社会上的对秘书的不准确认知，自然让秘书的期望值变高，容易与其他秘书横向比较。如果心态不能及时平和，就很容易产生期望值与现实差距甚远，造成心态失衡，进而影响工作，最终酿成“高不成、低不就”的发展误区。

刘传义 张焱焱(1.北京林业大学自然保护区学院院 2.北京林业大学理学院北京，100083)

【来源：作者原创】