当秘书给别人提建议要讲究艺术

从事秘书工作，很多时候需要给人提建议，有时向领导，有时向部门，有时向同事。讲究方式方法和语言艺术，巧提建议，可以起到事半功倍的效果。这里收集一些例子与大家分享。

巧举史实

1939年，爱因斯坦等科学家联名给美国总统罗斯福写了一封信，建议加快研制原子弹，理由是德国正开展此项研究。总统顾问萨克斯将信呈交给罗斯福，并试图说服他。不料，罗斯福听了之后冷淡地说：“我听不懂什么核裂变理论，现在政府无力投入巨资研制新炸弹，你最好不要管这件事情了。”事后，罗斯福觉得自己有点过，邀请萨克斯第二天共进早餐。萨克斯准备利用这个机会说服总统，他知道总统喜欢历史。一落座罗斯福就说：“昨天我态度不好，但科学家们老爱异想天开，今天你不许再提原子弹的事了！”“那我就谈一点历史吧。”

萨克斯心平气和地讲了起来，“当年拿破仑横扫欧洲大陆，但在海战中却不尽如人意。有一天，一个叫富尔顿的美国人来见他，建议他砍断法国战舰的桅杆，装上蒸汽机，把船板换上钢板，并说这样就会所向无敌，很快占领英伦三岛。拿破仑心想，船没有桅杆和帆肯定无法行驶，换上钢板肯定会沉没。他认为富尔顿是个疯子，竟然把富尔顿赶走了。”听到这里，罗斯福神色严肃起来。他沉思片刻后说：“我们马上着手研制原子弹！”

作为关键人物，萨克斯在首次建议遭到拒绝后，不再直接谈原子弹问题，而是运用历史上发生的类似事件进行说明。“以史为鉴，可以知兴替。”罗斯福总统很快接受了科学家们的建议，作出了重大决定。

巧用赞扬

美国总统柯立芝有一位女秘书很漂亮，但处理公文总是出错。于是，柯立芝悄悄向自己的行政主任嘀咕了几句。一天早晨，见女秘书走进办公室，行政主任说：“今天你穿的这身衣服真漂亮，连总统都说你的着装非常得体，适合你这样年轻漂亮的小姐。”这话出自总统之口，女秘书受宠若惊，脸上顿时笑开了花。主任接着又说：“总统也相信你处理的公文会和你的外表一样漂亮。”果然，从那天起，女秘书在公文上很少出错了。柯立芝的一位朋友知道了这事儿后问：“这个方法很巧妙，你是怎么想出来的？”柯立芝说：“这很简单，你见过理发师给人刮胡子吗？他要先给人涂肥皂水，就是为了刮起来使人不疼。”

在批评别人之前，先给予充分的赞扬，在对方欣喜的时候委婉进行批评。这样的批评更容易被人接受，效果会更好。

巧变位置

日本古都奈良风景优美，游客络绎不绝。每年一到春天，就有大量的燕子从南方飞来，争相在旅馆的檐下筑巢。可是招人喜爱的燕子随便排泄，让服务员和房客们叫苦不迭。一家旅馆专门成立了一个团队应对这个问题，但数月后没有任何结果。团队主管没有放弃，他提醒大家，赶燕子走不现实，试着变换角色，把自己想象成房客或燕子，也许能找到出路。

最后这个团队真研究出一个巧妙的解决办法：以燕子的名义给房客们写一封信。信是这样写的：“女士们、先生们：我们是刚从南方赶到这儿过春天的小燕子，没有征得您的同意，就在您的窗前安了家。我们小宝贝不懂事，习惯也不好，经常弄脏您的玻璃窗和走廊，给您造成不必要的麻烦。但请您一定不要埋怨服务员，她们是经常擦洗的，只是擦不胜擦，这完全是我们的过错，请您稍等一会儿，她们很快就会来擦洗。您的朋友小燕子。”

房客们见到这封妙趣横生的信，怨气马上烟消云散了。这个办法被其他旅馆纷纷效仿。这封信从变换位置的角度出发，起到了很好的效果。

巧用文化

唐骏任微软中国区总裁时，有一次比尔·盖茨的助手打来电话，说盖茨要在元月某日来中国。唐骏一算时间，那一天是中国农历正月初三，于是建议改一下日期。还没等唐骏讲完，盖茨的助手就不耐烦地斥责道：“比尔的行程是一年前就安排好了的，怎么可以随便更改，你直接找他讲好了。”说完就把电话挂了。唐骏拨通了盖茨的电话，盖茨当然不会轻易改变计划。就在有些僵持的时候，唐骏讲了一句话：“我知道你的时间是一年前就安排好了的，但是你要知道中国的春节是5000年以前就安排好了的。”盖茨沉默了几秒钟，说：“好吧，你赢了。”盖茨抵达北京见到唐骏的第一句话是：“你是第一个改变我日程安排的人。”“不是我要改变你的时间，是中国5000年文明要改变你的时间。”唐骏答道。盖茨听后大笑。

面对风格强势的领导，提建议不能直来直去，而要避实就虚，想方设法让棘手的问题“软着陆”，文化与传统也许能派上用场。这不仅不会引起对方强烈的反应，反而会让对方因机智的回答在会心一笑中接受意见。

【来源：秘书工作杂志（微信mishugongzuo）】